Ein Kalender für Tattoo Artists muss mehr können als Termine anzeigen: Sessions mit Motiv, Stelle und Dauer, Anzahlungen pro Termin, automatische Erinnerungen, Konfliktprüfung beim Verschieben und die ganze Kundenhistorie an einem Ort. Google oder Apple Kalender decken nur den ersten Punkt ab. Eine spezialisierte Tattoo-App verbindet Termin, Zahlung und Kunde, und genau das spart pro Woche mehrere Stunden Admin.
- Ein Tattoo-Termin ist kein 30-Minuten-Slot, sondern ein Projekt mit Motiv, Stelle, Dauer, Preis und Anzahlung. Dein Kalender muss das abbilden.
- Die drei Funktionen mit dem grössten Effekt: Anzahlung am Termin, automatische Erinnerung, Buchungslink für freie Slots.
- Google oder Apple Kalender bleiben als Spiegel sinnvoll, aber nicht als einzige Wahrheit.
- Konfliktprüfung, Abwesenheiten und mehrere Standorte trennen Hobby-Tools von Werkzeugen für den Alltag.
- Rechne die Zeit: 15 Minuten Termin-Pingpong pro Kunde sind bei 20 Kunden im Monat fünf Stunden.
Inhalt
- Warum ein normaler Kalender für Tattoo-Termine nicht reicht
- Diese 8 Funktionen muss ein Tattoo-Kalender haben
- Papier, Google Kalender oder Tattoo-App: der ehrliche Vergleich
- So sieht eine Woche mit gutem Kalender aus
- Worauf du bei der Wahl einer Tattoo-App achten solltest
- Der Umstieg: In drei Schritten vom alten Kalender in die App
Die meisten Artists starten mit dem, was da ist: Google Kalender, Apple Kalender, ein Notizbuch neben der Maschine. Das funktioniert erstaunlich lange. Es hört auf zu funktionieren, wenn drei Dinge zusammenkommen: mehr als zehn Kunden im Monat, Anzahlungen, die du irgendwo notieren musst, und die erste Woche, in der zwei Kunden nicht auftauchen. Ab da wird der Kalender vom Hilfsmittel zum Risiko.
Warum ein normaler Kalender für Tattoo-Termine nicht reicht
Ein Zahnarzt-Termin ist ein Slot. Ein Tattoo-Termin ist ein Projekt. Dazu gehören das Motiv, die Körperstelle, die geschätzte Grösse, eine Preisspanne, die vereinbarte Anzahlung, Referenzbilder und oft mehrere Sessions, die aufeinander aufbauen. Ein Kalender, der nur Titel, Uhrzeit und Notizfeld kennt, zwingt dich, all das in die Beschreibung zu tippen oder in WhatsApp-Verläufen zu suchen.
Dazu kommt das Geld. Wer eine Anzahlung nimmt, muss wissen: Wurde sie bezahlt? Wie viel? Bar, Twint, Überweisung, Karte? Und was passiert damit, wenn der Termin verschoben wird? Wenn diese Information im Kalender fehlt, steht sie irgendwo anders, und genau dort verlierst du sie.
Diese 8 Funktionen muss ein Tattoo-Kalender haben
- Termine als Projekt: Motiv, Stelle, Grösse, Preisspanne, Dauer, Referenzbilder direkt am Termin, nicht in einem Notizfeld.
- Anzahlung pro Termin: Betrag, Status (offen, bezahlt, verrechnet) und Zahlungsart, damit beim Abschluss klar ist, was noch fällig ist.
- Automatische Erinnerung: 48 oder 24 Stunden vorher, ohne dass du daran denken musst. Das ist die günstigste Massnahme gegen No-Shows.
- Buchungslink: Der Kunde wählt selbst einen wirklich freien Slot und zahlt die Anzahlung. Mehr dazu im Artikel zur Online-Buchung.
- Konfliktprüfung: Beim Verschieben warnt die App, wenn der neue Slot mit einem anderen Termin, einer Abwesenheit oder einem anderen Standort kollidiert.
- Terminarten mit Farben: Session, Beratung, Touch-up, Guest Spot. Eine Woche muss auf einen Blick lesbar sein.
- Kundenhistorie: Vom Termin direkt zum Kunden, mit allen bisherigen Sessions, Notizen und Dokumenten.
- Abwesenheiten und Standorte: Ferien, Conventions, ein zweites Studio. Der Buchungslink darf diese Zeiten gar nicht erst anbieten.
Papier, Google Kalender oder Tattoo-App: der ehrliche Vergleich
| Papier / Notizbuch | Google oder Apple Kalender | Tattoo-App | |
|---|---|---|---|
| Termine sehen | Ja, nur vor Ort | Ja, überall | Ja, überall |
| Motiv, Stelle, Bilder am Termin | Handschrift | Notizfeld | Strukturierte Felder |
| Anzahlung am Termin | Nein | Nein | Ja, mit Status |
| Automatische Erinnerung an Kunden | Nein | Nein | Ja |
| Kunde bucht selbst freie Slots | Nein | Nur mit Zusatz-Tools | Ja, mit Anzahlung |
| Konfliktprüfung beim Verschieben | Nein | Teilweise | Ja |
| Kundenhistorie | Nein | Nein | Ja |
| Kosten | 0 | 0 | ab 16 CHF im Monat |
Die Tabelle zeigt, warum so viele Artists zuerst bei Google Kalender landen und später wechseln: Er ist kostenlos und überall verfügbar, aber er kennt weder Anzahlungen noch Kunden. Ein sinnvoller Kompromiss ist, den Google oder Apple Kalender als Spiegel zu behalten. Die Tattoo-App ist die Wahrheit, der Privatkalender zeigt nur an, wann du beschäftigt bist.
So sieht eine Woche mit gutem Kalender aus
Montag: Eine Anfrage kommt per Instagram. Statt zehn Nachrichten hin und her schickst du deinen Buchungslink. Die Kundin wählt Donnerstag 13 Uhr, zahlt 100 CHF Anzahlung, der Termin steht farblich als Session im Kalender, mit Motiv und Referenzbild. Dienstag: Die App erinnert sie automatisch. Donnerstag: Du öffnest den Termin, siehst Motiv, Stelle, Anzahlung bezahlt. Nach der Session schliesst du ab, der Restbetrag wird verrechnet, die Quittung entsteht von selbst. Sechs Wochen später bucht sie über deinen Touch-up-Link selbst einen Retusche-Termin, in einem Zeitfenster, das du dafür freigegeben hast.
Nichts davon ist Zauberei. Es ist nur die Kombination von Termin, Zahlung und Kunde in einem Werkzeug. Getrennt kostet dich jeder dieser Schritte eine Nachricht, eine Notiz oder eine Erinnerung im Kopf.
Worauf du bei der Wahl einer Tattoo-App achten solltest
- Offline-Fähigkeit: Im Keller-Studio oder auf der Convention ist das Netz oft schlecht. Die App muss ohne Empfang funktionieren und später von selbst synchronisieren.
- Keine Provision auf Buchungen: Manche Plattformen nehmen 10 Prozent oder mehr pro vermitteltem Kunden. Ein fixer Monatspreis ist planbar, siehe auch unseren Vergleich mit Booksy.
- Datenstandort: Kundendaten gehören in die EU oder die Schweiz, sonst hast du beim Datenschutz ein Thema.
- Export: Du musst deine Termine, Kunden und Belege jederzeit rausbekommen. Ohne Export bist du gefangen.
- Mehrere Artists: Wenn du in einem Studio arbeitest, sollte jeder Artist seinen eigenen Kalender haben und das Studio die Gesamtansicht.
Der Umstieg: In drei Schritten vom alten Kalender in die App
- Zukunft zuerst: Übertrage nur die kommenden Termine, nicht die Vergangenheit. Alte Termine kannst du als Kundenhistorie nachtragen, wenn der Kunde das nächste Mal kommt.
- Buchungslink in die Bio: Ersetze den Text 'DM für Termine' in deiner Instagram-Bio durch den Link. Neue Anfragen landen ab sofort im richtigen System.
- Alten Kalender nur noch lesen: Behalte Google oder Apple Kalender als Spiegel über den Kalender-Feed, aber lege dort nichts mehr manuell an. Zwei Wahrheiten sind schlimmer als keine.
Häufige Fragen
Reicht Google Kalender für Tattoo-Termine?
Für die ersten Monate ja. Sobald du Anzahlungen nimmst, Kunden erinnern willst oder mehr als etwa zehn Termine im Monat hast, fehlen dir Anzahlungsstatus, Kundenhistorie und Buchungslink. Dann lohnt sich eine spezialisierte App, den Google Kalender kannst du als Spiegel behalten.
Was kostet eine Kalender-App für Tattoo Artists?
Spezialisierte Tattoo-Apps liegen meist zwischen 15 und 50 CHF oder Euro im Monat. Achte darauf, ob zusätzlich Provisionen pro Buchung anfallen. Taddoo kostet ab 16 CHF im Monat ohne Provision, die ersten 30 Tage sind gratis.
Kann ich meine Termine aus der App in den Google Kalender spiegeln?
Gute Apps bieten einen Kalender-Feed (ICS), den du in Google oder Apple Kalender abonnierst. Deine Termine erscheinen dort automatisch, du siehst also auch privat, wann du beschäftigt bist. Angelegt und verschoben wird aber nur in der App.
Wie verwalte ich Termine für mehrere Sessions eines grossen Projekts?
Lege die erste Session als Termin mit Motiv und Stelle an und leite die Folgetermine daraus ab. So bleiben Referenzbilder, Preisspanne und Notizen am Projekt, und du siehst in der Kundenhistorie alle Sessions untereinander.
Funktioniert eine Tattoo-App auch ohne Internet im Studio?
Das hängt von der App ab. Offline-first-Apps speichern Termine lokal und schicken Änderungen nach, sobald wieder Empfang da ist. Bei reinen Web-Apps geht ohne Netz nichts. Frag vor dem Abo gezielt danach.
Vom Taddoo-Team, gebaut von Artists und Booking-Managern für Artists. Veröffentlicht am 9. September 2026, zuletzt aktualisiert am 12. September 2026.
