Eine Quittung bestätigt eine bereits geleistete Zahlung, eine Rechnung fordert sie ein. Beide brauchen mindestens Name und Adresse des Ausstellers, Datum, die Leistung, den Betrag und bei Mehrwertsteuerpflicht die Steuernummer beziehungsweise UID sowie den Steuersatz oder Steuerbetrag. In Deutschland reicht bis 250 Euro brutto eine Kleinbetragsrechnung mit reduzierten Angaben, in Österreich bis 400 Euro brutto. Kleinunternehmer in Deutschland und Österreich müssen auf die Steuerbefreiung hinweisen.
- Quittung gleich Bestätigung einer Zahlung, Rechnung gleich Zahlungsaufforderung. Nach einer Barzahlung im Studio gibst du eine Quittung.
- Immer drauf: Name und Adresse, Datum, Leistung, Betrag. Bei Mehrwertsteuerpflicht zusätzlich UID oder Steuernummer und Satz oder Betrag.
- Kleinbetragsrechnung: Deutschland bis 250 Euro brutto, Österreich bis 400 Euro brutto, jeweils mit reduzierten Angaben.
- Nummern müssen fortlaufend und lückenlos sein, ein Jahrespräfix wie 2026-041 macht das einfach.
- Die Anzahlung gehört auf beide Belege: einmal als eigene Quittung, einmal als Abzug auf der Schlussquittung.
Inhalt
Die Frage kommt fast immer nach der ersten Session mit einem Firmenkunden oder nach der ersten Steuererklärung: Muss ich eine Rechnung schreiben, reicht ein Zettel, und was steht da eigentlich drauf? Die gute Nachricht ist, dass die Pflichtangaben überschaubar sind und sich in Schweiz, Deutschland und Österreich stark ähneln. Der Rest ist Gewohnheit.
Quittung oder Rechnung: was ist der Unterschied?
Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung bereits erfolgt ist. Sie richtet sich an den Kunden, der damit belegt, was er bezahlt hat, und dient dir als Einnahmebeleg. Eine Rechnung fordert eine Zahlung ein: Sie nennt einen Betrag, ein Zahlungsziel und meist eine Bankverbindung.
In der Praxis brauchst du beides, nur zu unterschiedlichen Momenten. Der Alltag im Studio ist quittungslastig, weil bar, per Karte oder per Twint direkt vor Ort bezahlt wird. Sobald jemand vorab überweisen soll, schreibst du eine Rechnung.
Wann brauchst du was?
| Situation | Beleg | Warum |
|---|---|---|
| Barzahlung direkt nach der Session | Quittung | Zahlung ist bereits erfolgt |
| Kartenzahlung oder Twint im Studio | Quittung | Zahlung ist bereits erfolgt |
| Anzahlung bei der Buchung | Quittung über die Anzahlung | Teilzahlung, wird später verrechnet |
| Firmenkunde, Gutschein für ein Team | Rechnung | Buchhaltung des Kunden braucht ein Zahlungsdokument |
| Kunde soll vor dem Termin überweisen | Rechnung | Zahlung steht noch aus |
| Guest Spot, Abrechnung mit dem Studio | Rechnung an das Studio | Leistung zwischen zwei Betrieben |
Pflichtangaben in der Schweiz, in Deutschland und in Österreich
Die Basis ist überall gleich: Wer stellt aus, wann, wofür, wie viel. Unterschiede gibt es bei Mehrwertsteuer und Kleinbetragsgrenzen.
| Schweiz | Deutschland | Österreich | |
|---|---|---|---|
| Immer nötig | Name und Adresse, Datum, Leistung, Betrag | Name und Adresse, Datum, Leistung, Betrag | Name und Adresse, Datum, Leistung, Betrag |
| Bei Steuerpflicht zusätzlich | UID mit Zusatz MWST, Steuersatz oder Steuerbetrag | Steuernummer oder USt-IdNr., Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag | UID, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag |
| Kleinbetragsgrenze | keine eigene Regel wie in der EU | bis 250 Euro brutto reduzierte Angaben | bis 400 Euro brutto reduzierte Angaben |
| Fortlaufende Nummer | in der Praxis Standard | bei voller Rechnung Pflicht | bei voller Rechnung Pflicht |
| Hinweis ohne Steuer | bei Umsatz unter 100'000 CHF keine MWST ausweisen | Hinweis auf die Steuerbefreiung nach Kleinunternehmerregelung | Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung |
| Empfänger nennen | empfohlen | ab 250 Euro brutto Pflicht | ab 400 Euro brutto Pflicht |
Die Mehrwertsteuerpflicht beginnt in der Schweiz ab 100'000 CHF weltweitem Jahresumsatz. In Deutschland gilt die Kleinunternehmerregelung seit dem 1. Januar 2025 bei maximal 25'000 Euro Vorjahresumsatz und maximal 100'000 Euro im laufenden Jahr, in Österreich liegt die Grenze bei 55'000 Euro brutto. Details dazu stehen im Artikel zu Steuern und Mehrwertsteuer.
Warum die fortlaufende Nummer nicht optional ist
Eine Nummer pro Beleg, lückenlos, ohne Doppelungen. Sie ist der Faden, an dem deine ganze Buchhaltung hängt: Ohne sie kann niemand prüfen, ob eine Einnahme fehlt, und du selbst findest den Beleg zu einer Kontobuchung nicht wieder. Bei einer Prüfung ist genau das die erste Frage, die gestellt wird.
- Ein Kreis pro Jahr: 2026-001, 2026-002 und so weiter. Am 1. Januar startest du neu.
- Keine Lücken: Wenn du einen Beleg stornierst, hebst du ihn trotzdem auf und markierst ihn als storniert.
- Anzahlungen mitzählen: Sie sind Einnahmen und bekommen eine eigene Nummer, kein Zusatz zur späteren Schlussquittung.
- Nicht zweimal vergeben: Vergibst du Nummern von Hand aus dem Block und zusätzlich aus einem Programm, entstehen Doppelungen. Entscheide dich für eine Quelle.
Anzahlung ausweisen und beim Abschluss verrechnen
Die Anzahlung ist der häufigste Fehler auf Tattoo-Belegen. Entweder taucht sie nirgends auf, oder sie wird am Ende doppelt kassiert. Sauber ist der Zweischritt: eigene Quittung bei der Zahlung, Abzug auf der Schlussquittung.
- Bei der Buchung zahlt die Kundin 100 CHF oder Euro Anzahlung. Du stellst Quittung Nr. 2026-014 über 100 aus, Vermerk 'Anzahlung für Termin am 14. März'.
- Die Session kostet am Ende 640. Du stellst Quittung Nr. 2026-041 aus: Leistung 640, abzüglich Anzahlung vom 2. Februar 100, zu bezahlen 540.
- Auf der Schlussquittung stehen beide Zahlen. So sieht der Kunde, was er insgesamt bezahlt hat, und deine Einnahmen summieren sich korrekt auf 640.
Wie hoch die Anzahlung sinnvollerweise ist und was bei einer Absage damit passiert, klärt der Artikel zur Tattoo-Anzahlung. Wichtig für den Beleg: Die Stornoregel gehört in die Buchungsbestätigung, nicht erst auf die Quittung.
QUITTUNG Nr. 2026-041 [Dein Name oder Studioname] [Strasse, PLZ, Ort] [UID oder Steuernummer, nur wenn du steuerpflichtig bist] Datum: 14. März 2026 Kunde: [Name des Kunden] Leistung: Tattoo, Unterarm innen, ca. 12 cm, Session 2 von 2 Dauer: 4 Stunden Sessionpreis: 640.00 Anzahlung vom 02.02.2026 (Quittung 2026-014): 100.00 Zu bezahlen: 540.00 [Falls steuerpflichtig: Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag ausweisen] [Falls Kleinunternehmer in DE oder AT: Hinweis auf die Steuerbefreiung ergänzen] Zahlungsart: Karte Betrag dankend erhalten. [Unterschrift]
Digital oder auf Papier: was ist besser?
Beides ist zulässig, entscheidend ist die Lesbarkeit über die Aufbewahrungsfrist. Papierquittungen aus dem Block sind schnell, verschwinden aber gern. Thermopapier verblasst zusätzlich innerhalb von Monaten. Digital erstellte Belege lassen sich als PDF archivieren, per Mail schicken und in Sekunden wiederfinden.
- Beleg direkt nach der Zahlung erstellen, nicht am Abend aus dem Gedächtnis.
- PDF an den Kunden mailen und dieselbe Datei im Monatsordner ablegen.
- Bei Papier: fotografieren und die Kopie ebenfalls digital ablegen.
- Aufbewahrung: Schweiz 10 Jahre, Deutschland 8 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege, Österreich 7 Jahre.
- Ein Beleg pro Zahlung, nicht eine Sammelquittung für drei Sessions im Quartal.
Wenn du dein ganzes Belegwesen von Grund auf aufsetzen willst, findest du den Rahmen dazu im Artikel zu den Buchhaltungs-Grundlagen.
Häufige Fragen
Was muss auf einer Tattoo-Quittung stehen?
Mindestens dein Name und deine Adresse, das Datum, die erbrachte Leistung, der Betrag, die Zahlungsart und eine fortlaufende Nummer. Bist du mehrwertsteuerpflichtig, kommen die UID oder Steuernummer und der Steuersatz beziehungsweise Steuerbetrag dazu. Eine bereits geleistete Anzahlung weist du als Abzug aus, damit der Kunde die Gesamtsumme nachvollziehen kann.
Muss ich als Tattoo Artist überhaupt eine Rechnung schreiben?
Für Privatkunden, die direkt im Studio bezahlen, reicht eine Quittung. Eine Rechnung brauchst du, wenn die Zahlung noch aussteht, etwa bei Vorab-Überweisung, bei Firmenkunden oder bei der Abrechnung eines Guest Spots mit einem Studio. In der EU gibt es zusätzlich Fälle, in denen eine Rechnung gegenüber Unternehmen ausgestellt werden muss.
Bis zu welchem Betrag reicht eine Kleinbetragsrechnung?
In Deutschland bis 250 Euro brutto, in Österreich bis 400 Euro brutto. Dann genügen Name und Adresse des Ausstellers, das Datum, die Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Name und Adresse des Empfängers sowie eine getrennte Ausweisung von Netto und Steuerbetrag sind in diesem Rahmen nicht nötig.
Brauche ich fortlaufende Rechnungsnummern als Tattoo Artist?
Bei vollen Rechnungen in Deutschland und Österreich ist eine einmalige, fortlaufende Nummer Pflicht. Auch sonst ist sie sinnvoll, weil sie Lücken sichtbar macht und jede Einnahme eindeutig auffindbar hält. Üblich ist ein Jahreskreis wie 2026-001, der am 1. Januar neu startet und Anzahlungen mitzählt.
Wie weise ich eine Anzahlung auf der Quittung aus?
Stelle bei der Zahlung der Anzahlung eine eigene Quittung mit eigener Nummer aus und vermerke den Termin, für den sie gilt. Auf der Schlussquittung nennst du den vollen Sessionpreis, ziehst die Anzahlung mit Datum und Belegnummer ab und weist den Restbetrag aus. So bleibt die Summe deiner Einnahmen korrekt.
Darf ich Quittungen nur digital aufbewahren?
In der Regel ja, solange die Belege über die ganze Aufbewahrungsfrist unverändert lesbar bleiben und geordnet auffindbar sind. Die Fristen betragen in der Schweiz 10 Jahre, in Deutschland 8 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege und in Österreich 7 Jahre. Einzelne Dokumente können nach Landesrecht im Original nötig bleiben.
Vom Taddoo-Team, gebaut von Artists und Booking-Managern für Artists. Veröffentlicht am 9. September 2026, zuletzt aktualisiert am 9. September 2026.
