So bedienst du Taddoo

Taddoo verbindet sich mit dem Gmail-Postfach jedes Tätowierers und übernimmt die Kundenkommunikation: Eingehende Anfragen werden gelesen, strukturiert erfasst (Motiv, Körperstelle, Grösse, Referenzbilder) und mit einem fertigen Antwort-Entwurf in den Posteingang gelegt. Du liest, entscheidest, sendest. Auf Wunsch senden einzelne Schritte automatisch. Dazu kommen Pipeline, Kalender mit Selbstbuchung und Anzahlungen, Kunden-CRM, Einverständniserklärungen, Belege und Newsletter-Marketing.

Die drei Zugänge

• Web-Verwaltung (dieser Bereich): die volle Oberfläche für Studio-Betreiber, Booking-Manager und Solo-Artists. Posteingang, Pipeline, Kalender, Kunden, Marketing, Dashboard und alle Einstellungen.
• Artist-Ansicht im Web: ein schlanker eigener Bereich für angestellte oder gemanagte Artists mit eigenem Login: Kalender, Verfügbarkeit, Kunden, Dashboard und Belege (Kapitel 23).
• Artist-App (iOS): die App für unterwegs und am Stuhl: Termine, Checkout mit Quittung, Anzahlungs- und Buchungslinks, Belege-Scanner, Einverständnis per QR-Code (Kapitel 24).

Solo, Studio und App-Paket

Taddoo ist dasselbe Produkt für alle Grössen. Im Solo-Plan bist du Kontoinhaber und Artist in einer Person, mit einem verbundenen Postfach. Im Studio-Plan verwaltet ein Konto mehrere Tätowierer mit je eigenem Postfach; ein Booking-Manager arbeitet für alle. Daneben gibt es das reine App-Paket ohne Mail-Automatik: Kalender, Buchungs- und Anzahlungslinks, Kunden und Belege direkt in der App. Details und Preise stehen auf der Preisseite.

Rollen

Es gibt drei Rollen: Kontoinhaber (Owner), Admin (Booking-Manager mit vollem Zugriff auf die Verwaltung) und Artist (eigener Zugang nur auf die eigenen Daten, per Artist-Ansicht oder App). Im Solo-Plan fallen alle Rollen auf dieselbe Person.

So richtest du ein neues Konto ein, vom leeren Konto bis zur ersten automatisch beantworteten Anfrage:

1. Konto erstellen: Registrieren, E-Mail bestätigen, Plan wählen. Du landest in der Web-Verwaltung.
2. Tätowierer anlegen: Zahnrad, Tätowierer, Artist anlegen und mit Gmail verbinden zum Google-Consent. Das ist ein einmaliger Schritt pro Postfach. Taddoo liest ab dann eingehende Mails und darf in deinem Namen senden; es legt niemals Entwürfe in deinem Gmail an und löscht nichts.
3. Kontext füllen: Im Artist unter Profil & Kontext, Tab Kontext trägst du Ton, Stil, Preise, Raten und No-Gos ein. Je konkreter der Kontext, desto besser die Entwürfe. Das ist der wichtigste Hebel für die Qualität.
4. Vorlagen hinterlegen: Unter Zahnrad, Templates ein paar bewährte Antworten aus deinem bisherigen Postfach einfügen (Preisantwort, Terminvorschlag, Absage). Die KI nutzt sie als Stil-Beispiele.
5. Services und Verfügbarkeit: Feste Pakete unter Services, Wochenplan und Abwesenheiten im Artist-Tab Verfügbarkeit. Beides braucht die Selbstbuchung.
6. Stripe verbinden (optional): Einstellungen, Zahlungen. Damit laufen Anzahlungen automatisch und Termine bestätigen sich von selbst.
7. Beobachten: Ab jetzt erzeugt jede eingehende Anfrage einen Entwurf im Posteingang. Alles bleibt zur Review liegen, bis du Auto-Send aktivierst.

Die Hauptnavigation oben führt zu den sechs Arbeitsbereichen: Posteingang, Pipeline, Kalender, Kunden, Marketing und Dashboard. Der Posteingang-Tab merkt sich dabei die zuletzt geöffnete Anfrage und bringt dich beim Zurückwechseln genau dorthin.

Rechts sitzt das Zahnrad mit der Konfiguration, gruppiert in drei Sektionen: Tätowierer (Kontext, Bibliothek, Automatisierung pro Artist), Studio (Templates und Services) sowie Konto & System (Einstellungen, System-Diagnose und dieses Handbuch). Jeder Eintrag trägt eine Kurzbeschreibung, damit du nicht suchen musst. Daneben liegt der Schnellumschalter für Hell und Dunkel; die Sprache der Oberfläche wechselst du unten im Zahnrad-Menü.

Auf dem Handy ersetzt ein Menü-Button die Leiste. Das Menü zeigt oben, mit welchem Konto du angemeldet bist, direkt darunter den Abmelden-Knopf und dann alle Bereiche.

Die Startseite

Nach dem Login landest du direkt im Posteingang. Der Klick aufs Logo führt zur Startseite, einem Mini-Dashboard mit vier Kennzahlen (Wartet auf dich, Beim Kunden, Heute beantwortet, mittlere Bearbeitungszeit) und einer Aktivitäts-Heatmap der letzten 90 Tage samt Streak-Anzeige. Ein Blick am Morgen sagt dir, wie viel Arbeit wartet und wie konstant du dranbleibst.

Der Posteingang ist die Arbeitszentrale. Drei Spalten: links Ordner und Anfragen-Liste, Mitte der Mail-Verlauf mit Antwortfeld, rechts alles Wissen zur Anfrage.

Ordner links

Rechtsklick auf einen Ordner setzt ihn als Standard beim Öffnen der Inbox. Mails im Ordner Sonstige werden übrigens erst als gelesen markiert, wenn du sie wirklich öffnest, damit du nichts verpasst.

Die Anfragen-Liste

Jede Zeile zeigt Kunde, Motiv-Kurzbeschreibung, Stage-Chip und Datum. Ein blauer Punkt plus blauer Streifen bedeutet ungelesen. REVIEW (orange) heisst: Der KI-Prüfer will, dass du den Entwurf ansiehst. DRAFT (blau) heisst: Ein Entwurf liegt bereit. Über der Liste filterst du per Suche; links darunter wählst du den Artist in einer Label-Liste mit Farbpunkten, wie Labels in Gmail. Eine gelesene Anfrage markierst du beim Drüberfahren mit einem Klick wieder als ungelesen.

Die Suche durchsucht den kompletten Thread: Kundenname, E-Mail-Adresse, Absender, Betreff, alle Mailtexte, Motiv, Körperstelle und deine Kunden-Notizen. Mehrere Begriffe grenzen ein: anna unterarm findet Annas Unterarm-Anfrage, nicht alle Annas. Ein Datum wie 15.07. oder 2026-07-15 findet alle Threads mit Mails von diesem Tag, auch kombiniert mit Begriffen. Während der Suche zeigen die Ordner links die Trefferzahl pro Ordner, so siehst du sofort, ob der gesuchte Thread im Archiv, unter Sonstige oder bei den Entwürfen liegt.

Rechtsklick auf eine Zeile öffnet das Schnellmenü: Auf dich / Beim Kunden / Abgeschlossen, Kunde hat abgesagt (kein Nachfass), Archivieren, feineres Status-Setzen, als Sonstige oder Spam markieren.

Der Verlauf in der Mitte

Die Mitte zeigt den kompletten Mail-Verlauf mit dem Kunden, inklusive angehängter und eingebetteter Bilder. Ein kurzer Klick auf ein Bild öffnet es gross; gedrückt halten zeigt eine Schnell-Vorschau, solange du hältst, ideal zum schnellen Prüfen von Referenzbildern beim Durchscrollen. Oben im Kopf sitzen die wichtigsten Aktionen: Termin anlegen, Status ändern, Archivieren. Über den Schreiben-Knopf startest du auch eine ganz neue Mail an eine beliebige Adresse (Artist wählen, Empfänger, Betreff, Text); daraus entsteht ein neuer Thread samt Kunde und Anfrage.

Thread trennen und Mail als Vorlage speichern

Sind zwei Gmail-Threads fälschlich in einer Anfrage gelandet (Auto-Merge), löst das Scheren-Symbol im Kopf einen Thread wieder heraus: Mails, Anhänge und Entwürfe des gewählten Threads wandern in eine eigene (bzw. die reaktivierte ursprüngliche) Anfrage, und die KI liest beide Anfragen neu ein. Termine bleiben an der ursprünglichen Anfrage. Ausserdem trägt jede gesendete Artist-Mail ein Lesezeichen-Symbol: ein Klick speichert sie mit Titel und Kategorie als Vorlage in die Bibliothek des Artists, die letzte Kundenmail davor wird als Beispiel-Kontext mitgespeichert. Schreibt ein Kunde übrigens auf eine bereits gebuchte oder abgeschlossene Anfrage, springt sie automatisch zurück nach Auf dich, damit keine Antwort untergeht.

Rechte Spalte: das Projektwissen

Von oben nach unten:

• Antworten als: in wessen Namen (welches Postfach) du gerade schreibst.
• Mini-Kalender des Artists: die nächsten Tage auf einen Blick; Klick auf einen Tag legt direkt einen Termin an.
• Kundenkarte: Historie, Tags, frühere und parallele Anfragen desselben Kunden, Link ins Kundenprofil. Hier editierst du Stammdaten, wechselst den zugeordneten Kunden (etwa wenn jemand für eine andere Person anfragt) und überschreibst bei Bedarf die Antwort-Adresse: Kommt eine Anfrage über ein Webformular, dessen Absender die Studio-Adresse ist, trägst du die echte Kunden-Mail ein und die Antwort geht an die richtige Person.
• Projekt-Zusammenfassung: automatisch gepflegter Kurzabriss, worum es in diesem Projekt geht.
• Bild-Galerie: alle Referenz- und Verlaufsbilder des Projekts gesammelt.
• Artist-Bibliothek: Dateien zum Anhängen (Pflege-PDF, Wegbeschreibung), mit Vorschlägen passend zur Stage.
• Dauer und Preis: das Steuerpult des Angebots, siehe unten.
• Selbstbuchung: der Buchungslink für dieses Projekt, sobald eine Dauer erfasst ist (Kapitel 10).
• Standort: bei Artists mit Gast-Locations ordnest du die Anfrage hier einem Standort zu; die KI nennt dann die richtige Adresse. Wird ein Termin in einem Gastspot-Zeitraum angelegt, setzt sich die Zuordnung automatisch.
• Strukturierte Felder: Motiv, Körperstelle, Grösse, Stil, Budget und mehr, mit Vollständigkeits-Balken, plus eventuelle eigene Anfragefelder.

Die KI befüllt die Felder aus den Mails. Sobald du ein Feld von Hand änderst, wird es gesperrt (locked) und die KI überschreibt es nie mehr. Felder, die für dieses Projekt keinen Sinn ergeben, markierst du mit off als nicht relevant; die Vollständigkeit zählt sie dann als erfüllt.

Dauer und Preis ist das Steuerpult des Angebots: Trage Dauer und Preisspanne ein (oder wähle ein Service-Paket, das alles vorbefüllt), die Anzahlung rechnet sich automatisch aus dem Artist-Standard. Sobald eine Dauer in Stunden gespeichert ist, entsteht automatisch ein Selbstbuchungs-Link. Diese Werte nutzt die KI auch für den Angebots-Block in ihren Entwürfen.

Antworten

Unter dem Verlauf liegt das Antwortfeld. Bei einer neuen Kundenmail steht dort bereits der KI-Entwurf mit zwei Chips: dem Status (Entwurf / Review nötig) und dem Prüf-Ergebnis (Check: freigegeben / zu prüfen). Bei Review nötig steht der Grund direkt darüber, zum Beispiel Preis nennt sich unsicher oder ungewöhnliche Anfrage.

Werkzeuge in der Leiste: Verwerfen, Anhang, Korrigieren (KI fixt Tippfehler und Grammatik in deinem getippten Text, Ton bleibt), Vorlage (Textbausteine einfügen), Neu generieren, Diktat-Mikrofon und der grüne Senden-Knopf (Cmd+Enter). Der Senden-Pfeil daneben bietet Varianten wie Senden und abschliessen.

Schneller arbeiten

Der Blitz-Knopf neben der Suche startet den Speed-Modus: nur offene Mails, nach dem Senden springt die nächste auf. Mit j / k blätterst du durch Anfragen, a archiviert, b / x verschieben in Beim Kunden / Abgeschlossen. Drücke ? für die vollständige Kürzel-Liste (Kapitel 28).

Schlägt ein Versand im Hintergrund fehl (etwa weil die Gmail-Verbindung gerade hakt), erscheint oben in der Inbox ein rotes Banner mit Details und einem Retry-Knopf. Es geht nichts verloren.

Jede Anfrage durchläuft Stufen, sichtbar als Chip in Liste, Thread und Pipeline:

1. Infos sammeln: Es fehlen noch Angaben, die KI fragt nach.
2. Infos komplett: Alles da, jetzt wird das Angebot bzw. der Preis genannt.
3. Beratung angefragt (Gabelung): Nur wenn der Kunde eine Beratung will; danach geht es zurück in den Hauptpfad.
4. Preis besprochen: Angebot ist raus, warten auf die Zusage.
5. Termin vorgeschlagen: Termin angeboten, per Link oder manuell.
6. Anzahlung offen (bedingt): Nur wenn der Anzahlung-Workflow des Artists aktiv ist. Termin ist reserviert, Anzahlung steht aus.
7. Gebucht: Termin bestätigt.
8. Abgesagt / Abgelehnt: Endzustand, keine Automatik mehr.

Die Stages setzt grösstenteils das System: Die KI stuft hoch, sobald die Infos komplett sind, der Versand eines Angebots setzt Preis besprochen, eine Buchung setzt Gebucht, eine bezahlte Anzahlung ebenfalls. Manuell eingreifen kannst du jederzeit über das Rechtsklick-Menü, deine Wahl hat Vorrang.

Spezialfall Nachstechen

Anfragen zum Nachstechen erkennst du am eigenen Typ. Ob und wie du Nachstechen anbietest, stellst du pro Artist ein (Kapitel 16): welche Infos Pflicht sind (Standard: ein Foto des Tattoos), welcher Service dafür gilt (Preis 0 heisst gratis) und in welchen Zeitfenstern Nachstech-Termine über die Selbstbuchung möglich sind. Ist Nachstechen deaktiviert, behandelt die KI solche Mails wie normale Anfragen. Den Typ einer Anfrage (normal oder Nachstechen) stellst du in der rechten Spalte auch manuell um; wie bei den Feldern gilt: Was du von Hand setzt, ist gesperrt und die KI ändert es nicht mehr.

Hinter jeder Anfrage arbeiten drei getrennte KI-Rollen. Das zu verstehen hilft, dem System zu vertrauen und es richtig einzustellen.

• Der Extraktor liest jede eingehende Mail samt Bildern und befüllt die strukturierten Felder: Motiv, Körperstelle, Grösse, Stil, Budget, Terminwünsche, Sprache des Kunden. Er füllt nur leere oder von ihm selbst gesetzte Felder; alles, was du von Hand geändert hast, ist gesperrt und bleibt unangetastet.
• Der Schreiber verfasst den Antwort-Entwurf. Er kennt den ganzen Verlauf, das Kundenprofil samt deiner Notizen, den Artist-Kontext (Ton, Preise, No-Gos, eigene Regeln) und bekommt die zwei bis drei passendsten Vorlagen als Stil-Beispiele. Er antwortet in der Sprache des Kunden.
• Der Prüfer ist ein zweites, unabhängiges KI-Modell aus einer anderen Modellfamilie. Er kontrolliert jeden Entwurf auf Signatur, Sprache, Preislogik und heikle Formulierungen. Beanstandet er etwas, korrigiert der Schreiber automatisch nach; bleibt es problematisch, landet der Entwurf als Review nötig bei dir, mit Begründung.

Eingangsfilter

Nicht jede Mail ist eine Kundenanfrage. Newsletter, Rechnungen und System-Mails erkennt ein vorgeschalteter Filter und sortiert sie in den Ordner Sonstige, ohne dass ein Entwurf entsteht. Falsch einsortierte Mails ziehst du per Rechtsklick zurück in den Kunden-Workflow (oder umgekehrt).

Auto-Merge von Doppel-Threads

Kunden schreiben gern eine zweite Mail statt zu antworten. Mit dem Auto-Merge-Schalter (pro Artist, standardmässig aus) führt Taddoo eine neue Mail automatisch mit einer passenden offenen Anfrage desselben Kunden zusammen, bevor ein Entwurf entsteht. Die Zuordnung wird von der KI geprüft und greift nur bei maximal 14 Tagen Abstand.

Taddoo lernt aus deinen Korrekturen

Änderst du einen Entwurf vor dem Senden, vergleicht das System deine finale Version mit dem KI-Original und leitet daraus Muster ab (kürzere Grussformel, andere Preisformulierung, mehr Emoji, weniger Ausrufezeichen). Diese Muster fliessen als Präferenzen in alle künftigen Entwürfe des Artists ein. Je mehr du am Anfang korrigierst, desto weniger musst du später korrigieren.

Gelegentlich siehst du über einem Entwurf einen A/B-Umschalter: Dann haben zwei Modelle parallel geschrieben, du wählst und sendest die bessere Variante, und Taddoo merkt sich, welche gewonnen hat.

Was die KI nie tut

• Von dir gesetzte Feldwerte überschreiben.
• Ohne Freigabe des Prüfers automatisch senden.
• Entwürfe in deinem Gmail anlegen oder dort etwas löschen.
• Preise erfinden: ohne gefüllte Dauer und Preisspanne bleibt der Angebots-Teil ein Platzhalter, und ein Entwurf mit Platzhalter wird nie automatisch gesendet.

Im Artist unter Profil & Kontext, Tab Flow, schaltest du pro Stufe, ob Entwürfe automatisch gesendet werden. Auto-Send greift nur, wenn ALLE Bedingungen stimmen:

• Die Stage der Anfrage ist für diesen Artist auf automatisch gestellt.
• Der unabhängige KI-Prüfer hat freigegeben.
• Im Text stehen keine ungefüllten Angebots-Platzhalter (Preis/Dauer noch offen).

Sonst bleibt der Entwurf immer zur Review liegen. Der geplante Versand hat zudem einen kurzen Countdown, sichtbar an der Anfrage, den du in der Inbox jederzeit stoppen kannst.

Buchungsbestätigungen

Auch hier gilt das Zwei-Stufen-Prinzip: Bestätigst du einen Termin manuell oder bucht der Kunde ohne Online-Anzahlung, liegt die Bestätigungs-Mail als Entwurf bereit. Nur wenn der Kunde über Stripe bezahlt hat, geht die Bestätigung automatisch raus, denn dann gab es bereits eine eindeutige Handlung des Kunden. Bei App-Konten ohne Gmail-Anbindung wird die automatische Bestätigung im Namen des Artists über den Taddoo-Mailserver versendet; Antworten des Kunden landen auf deiner Konto-Adresse.

Meldet sich ein Kunde nicht mehr, erzeugt Taddoo nach den eingestellten Abständen (zum Beispiel 3 und 7 Tage) einen Nachfass-Entwurf. Pro Stage kannst du im Flow einen eigenen Nachfass-Hinweistext hinterlegen, etwa einen sanften Stups nach einem Angebot und einen konkreteren nach einem Terminvorschlag. Auto-Send für Nachfässe ist separat schaltbar und folgt denselben Sicherheitsregeln wie alle anderen Sends.

Nachfass stoppen, drei Wege, alle sicher:

• Rechtsklick auf die Anfrage: Kunde hat abgesagt (kein Nachfass). Setzt den Status auf Abgelehnt; abgeschlossene Anfragen werden vom Nachfass-Lauf grundsätzlich nicht mehr angefasst.
• Im Nachfass-Entwurf selbst: Nicht mehr nachfassen (stoppt nur den Nachfass, die Anfrage bleibt offen).
• Anfrage archivieren.

Antwortet der Kunde zwischendurch, wird die Nachfass-Kette automatisch zurückgesetzt; es fasst niemand nach, während der Ball bei dir liegt.

Später nachfassen (manuell geplant): Sagt ein Kunde ab mit "passt gerade nicht" oder "finanziell nicht drin", musst du die Anfrage nicht abschliessen. Der Kalender-Uhr-Button im Thread-Kopf plant einen Nachfass: in 1, 2 oder 3 Monaten oder zu einem freien Datum.

• Bis zum Stichtag liegt der Thread in Beim Kunden; ein offener Entwurf wird dabei verworfen.
• Am Stichtag schreibt Taddoo einen frischen Nachfass-Entwurf und die Anfrage liegt wieder in Auf dich. Gesendet wird nie automatisch, du prüfst wie immer selbst.
• Der geplante Nachfass läuft unabhängig von der Nachfass-Automatik und ihren Abständen. Antwortet der Kunde vorher von selbst oder wird die Anfrage gebucht bzw. abgeschlossen, verfällt die Planung automatisch.
• Datum ändern oder aufheben: nochmal auf den Button klicken, der jetzt das geplante Datum zeigt.

Rund um jeden Termin kann Taddoo eine Reihe von Mails erzeugen. Alle sind pro Artist schaltbar, alle entstehen standardmässig als Entwurf, Auto-Send ist jeweils optional:

• Termin-Erinnerung: X Stunden vor dem Termin (Zeit einstellbar), mit Datum, Uhrzeit und Ort.
• Aftercare-Mail: X Stunden nach Abschluss, optional mit deinem Pflege-PDF aus der Bibliothek als Anhang.
• Bewertungs-Mail: nach einstellbarer Verzögerung, mit deinen Review-Links (Google, Trustpilot und weitere) und optional eigenem Einleitungstext. Entsteht bewusst nur als Entwurf.
• Termin-Änderungs-Mails: bei angelegt, verschoben oder storniert, auf Basis der Texte unter Zahnrad, Templates, gepflegt pro Sprache und Anrede (Du/Sie).
• Buchungsbestätigung und Anzahlungs-Aufforderung: siehe Kapitel 7, 10 und 11.

Der empfohlene Weg: Der Kunde sucht sich selbst einen Termin aus, du machst gar nichts. So funktioniert es:

1. Dauer (und Preis) in der Inbox unter Dauer & Preis erfassen; der Buchungslink entsteht automatisch.
2. In der Selbstbuchung-Karte: In Draft einfügen (setzt einen fertigen Satz mit Link und Gültigkeitsdauer in der Kundensprache in deine Antwort) oder Link kopieren.
3. Der Kunde wählt selbst einen freien Slot aus dem echten Kalender des Artists (Wochenplan minus Abwesenheiten minus bestehende Termine, unter Beachtung von Vorlaufzeit und Buchungshorizont).
4. Mit Stripe-Anzahlung aktiv: Der Slot wird 15 Minuten reserviert, der Kunde zahlt die Anzahlung direkt, der Termin bestätigt sich automatisch und die Anfrage springt auf Gebucht. Kein Handgriff nötig.
5. Ohne Stripe: Der Termin wird angelegt (je nach Einstellung mit manueller Bestätigung durch dich), die Bestätigungs-Mail liegt als Entwurf bereit.

Einstellungen dazu pro Artist unter Profil & Kontext, Selbstbuchung (Vorlaufzeit, Buchungshorizont, manuelle Bestätigung, Link-Gültigkeit) und unter Einstellungen, Zahlungen (Stripe).

Welche Uhrzeiten der Link anbietet: Standard sind Randzeiten: Buchbar ist der Anfang oder das Ende eines freien Blocks, damit im Kalender keine Lücken entstehen. Beispiel: Arbeitszeit 10 bis 18 Uhr, 6-Stunden-Termin: buchbar um 10 Uhr oder um 12 Uhr (endet um 18 Uhr). Lücken zwischen bestehenden Terminen zählen ebenfalls als freie Blöcke: Steht schon ein Termin von 10 bis 12 und einer von 14 bis 18 Uhr, wird 12 Uhr für einen 2-Stunden-Termin angeboten. Alternativ stellst du auf feste Startzeiten um, zum Beispiel 10:00 und 14:00: Dann bietet der Link nur diese Uhrzeiten an, sofern der Platz frei ist. Umstellen kannst du das in der Artist-App unter Einstellungen, Buchungslink, oder im Web unter Artists, Selbstbuchung.

Der persönliche Buchungslink aus der App

Für normale Termine ist die Anzahlung im Buchungslink Pflicht (No-Show-Schutz). Beratungs-Links dürfen ohne Anzahlung erstellt werden: der Kunde wählt nur einen Termin und dieser wird direkt bestätigt, ganz ohne Zahlung. Nachstech-Links sind immer gratis. Walk-Ins haben keinen Buchungslink: der Kunde steht ja im Studio, der Termin wird direkt mit Datum eingetragen.

Neben dem projektbezogenen Link aus der Inbox erstellt der Artist in der App persönliche Buchungslinks: Dauer, Anzahlung und Standort festlegen, optional den Kunden vorbefüllen, dann den Link per DM, WhatsApp oder E-Mail an den Kunden schicken. Der Kunde wählt selbst einen freien Termin und zahlt die Anzahlung; danach bestätigt sich der Termin automatisch. Sobald der Kunde eine Uhrzeit antippt, wird dieser Slot 15 Minuten für ihn reserviert und ein Countdown zeigt die verbleibende Zeit; wählt er eine andere Uhrzeit, startet die Reservierung neu. Solange die Reservierung läuft, kann kein anderer Kunde denselben Termin buchen, auch nicht über einen anderen Link desselben Artists. Solange nicht bezahlt ist, taucht in deinem Kalender nichts auf und du bekommst keine Benachrichtigung. Erst mit bezahlter Anzahlung wird der Termin angelegt, bestätigt und du wirst benachrichtigt. Bricht der Kunde die Zahlung ab, wird der Slot nach Ablauf der Reservierung wieder frei und der Link bleibt nutzbar; da der Link nicht an eine E-Mail gebunden ist, startet jeder erneute Aufruf eine frische Buchung. Daraus entsteht ein Projekt samt Kunde, das sofort in Posteingang und Pipeline auftaucht und weiter bearbeitet werden kann. Abgebucht wird immer in der Auszahlungswährung des Stripe-Kontos des Artists; ist der Link in einer anderen Währung erstellt, wird der Betrag zum aktuellen Kurs umgerechnet und der Kunde sieht auf der Buchungsseite einen Hinweis mit dem ungefähren Betrag in der Abbuchungswährung. Auf der Buchungsseite sieht der Kunde ausserdem, wie lange der Link noch gültig ist: die Restzeit wird in Stunden angezeigt (zum Beispiel noch 120 Stunden gültig) und in der letzten Stunde in Minuten. So ist klar, dass der Link nicht unbegrenzt gilt; die Gültigkeitsdauer stellst du pro Artist unter Profil & Kontext, Selbstbuchung ein. Auch die Link-Vorschau beim Teilen (etwa in WhatsApp oder iMessage) zeigt die Restgültigkeit als Plakette, zum Beispiel Noch 96 Stunden gültig. Die Buchungsseite und ihre Vorschau erscheinen in der Sprache, die du als Artist eingestellt hast (Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch); die Sprache des Kunden kennen wir nicht, deine ist der beste Anhaltspunkt.

1. Termin anlegen über den Termin-Knopf im Thread-Kopf oder den Mini-Kalender rechts (Tag anklicken). Als Art stehen Termin, Touch-up und Besprechung zur Auswahl (Touch-up ist gratis, es wird keine Anzahlung erwartet); Walk-In gibt es nur beim Anlegen direkt im Kalender ohne Anfrage. Service wählen oder Zeiten frei setzen; Kundendaten lassen sich direkt im Dialog ergänzen.
2. Ist der Anzahlung-Workflow des Artists aktiv, geht die Anfrage auf Anzahlung offen statt direkt auf Gebucht; der Termin ist reserviert und die Anzahlungs-Aufforderung liegt als Entwurf bereit.
3. Zahlt der Kunde über den Stripe-Link, bestätigt sich alles automatisch. Zahlt er anders (Bar, Twint), bestätigst du mit Anzahlung erhalten, direkt im Termin-Dialog im Web oder in der Artist-App am Termin. In der App kannst du einen manuell vermerkten Eingang über 'Rückgängig' neben der grünen Bestätigung wieder auf offen setzen; Stripe-Zahlungen nicht.
4. Der Anzahlung-Workflow erinnert automatisch nach X Tagen an offene Anzahlungen und schlägt nach Y Tagen die Absage vor (Zeiten im Flow-Kopf einstellbar).

Anzahlungslink zum Teilen

An jedem reservierten Termin mit Anzahlungsbetrag gibt es den Knopf Anzahlungslink (im Web-Termin-Dialog und in der App). Ein Klick erzeugt einen teilbaren Link, den du dem Kunden per Mail, WhatsApp oder Instagram schickst. Der Link bleibt über die ganze Reservierungsdauer gültig; beim Öffnen startet die Stripe-Zahlung, danach bestätigt sich der Termin automatisch.

Wenn der Kunde doch nicht will

Rechtsklick auf die Anfrage: Kunde hat abgesagt (kein Nachfass). Damit ist sie im Abgeschlossen-Bucket, taucht nicht mehr in Auf dich auf und erhält keine automatischen Nachfässe mehr. Einen bereits angelegten Termin sagst du zusätzlich im Kalender ab (die Storno-Mail liegt dann als Entwurf bereit).

Der Kalender zeigt Termine pro Artist mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Termine lassen sich ziehen (verschieben), anklicken (Details, Bearbeiten, Absagen) und neu anlegen, auch ohne zugehörige Anfrage, etwa für Walk-Ins. Konflikte werden geprüft; bewusstes Überbuchen ist über Trotzdem speichern möglich.

Termin-Dialog: Status-Vorauswahl und Schutz vor Datenverlust

Der Termin-Dialog merkt sich die zuletzt beim Anlegen gewählte Status-Option (Bestätigt oder Reserviert) und schlägt sie beim nächsten neuen Termin wieder vor; das Bestätigen eines bestehenden reservierten Termins ändert diese Vorauswahl nicht. Ausserdem gehen Eingaben nicht mehr durch einen Klick daneben verloren: Sind ungespeicherte Änderungen im Dialog, fragt er beim Klick neben das Fenster oder auf das X zuerst nach, ob du weiter bearbeiten oder verwerfen willst. In den Mini-Kalendern (Posteingang und Termin-Dialog) bedeuten die Punktfarben: Grün ganzer Tag frei, Orange teilweise belegt, Rot ausgebucht, Grau kein Arbeitstag oder abwesend.

Termine rückwirkend eintragen

Vergangene Tage und Zeiten sind beim Anlegen bewusst wählbar: Einen Termin, der schon stattgefunden hat, trägst du einfach nachträglich ein, per Klick auf den vergangenen Tag oder Slot im Kalender, aus dem Posteingang heraus oder in der App. So bleiben Historie, Statistiken und Buchhaltung vollständig. Beim rückwirkenden Eintragen geht keine Mail an den Kunden raus. Markiere den Termin anschliessend als erledigt und erfasse den Endpreis, damit der Umsatz stimmt. Bestehende zukünftige Termine lassen sich weiterhin nicht in die Vergangenheit verschieben.

Termin verschieben

Im Web-Kalender ziehst du einen Termin einfach auf den neuen Zeitpunkt. In der App geht das genauso: Termin in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht gedrückt halten und an die neue Stelle ziehen; nach dem Verschieben erscheint kurz eine Rückgängig-Option. Erinnerungs-Mail, Push-Erinnerung und Erinnerungs-Entwurf richten sich automatisch nach dem neuen Datum, ebenso die Fälligkeit einer noch offenen Anzahlung. Auf Wunsch informierst du den Kunden per E-Mail über die Verschiebung; die Nachricht zeigt die alte und die neue Zeit.

Termin-Arten und Farben

Walk-In, Termin, Beratung, Touch-up und Privat haben eigene Farben, damit du die Woche auf einen Blick liest. Der Termin speichert Titel, Zeiten, Notizen, Service, geschätzten Preis und Anzahlung; Name und Kontaktdaten des Kunden sind direkt am Termin editierbar.

Private Termine

Die Termin-Art Privat ist dein persönlicher Blocker: Zahnarzt, Training, Familienzeit. Ein privater Termin hat keinen Kunden, keinen Preis und keine Anzahlung, nur Titel, Datum, Zeitfenster, Farbe und Notiz. Er blockiert die Zeit im Kalender und in den Buchungslink-Slots genauso wie ein Kundentermin, du brauchst also keinen zweiten Kalender. Private Termine erscheinen nie in Einnahmen, Statistiken oder Kunden-Mails, und im Studio-Setup sieht der Admin nur den Block "Privat" ohne Titel und Notiz. Für ganze Tage (Ferien, Krankheit) bleibt die Abwesenheit unter Verfügbarkeit das richtige Werkzeug.

Arbeitszeiten pro Tag und Zeit blockieren

Über das Uhr-Symbol an einem Tag (Wochen- oder Monatsansicht) öffnet sich der Tages-Editor. Dort passt du die Arbeitszeit nur für diesen einen Tag an (zum Beispiel am Messetag nur 12 bis 16 Uhr), markierst den ganzen Tag als frei oder blockierst einen Zeitraum als Belegt. Eine Tages-Anpassung übersteuert Wochenplan, Gast-Location-Plan und Abwesenheiten und gilt überall: im Kalender, bei Terminvorschlägen und in den Buchungslink-Slots. Tage mit Abweichung tragen eine gelbe Markierung; der Wochenplan selbst bleibt unverändert. In der Wochenansicht sind Stunden ausserhalb der Arbeitszeit grau hinterlegt, offene Stunden bleiben hell, so siehst du auf einen Blick, was noch buchbar ist.

Ansicht, Herkunft, Zahlungsart, Anhänge

Der Kalender merkt sich die zuletzt genutzte Ansicht (Jahr/Monat/Woche) und öffnet beim nächsten Besuch wieder dort; in der Wochenansicht öffnet ein Klick auf das Wochen-Label einen Mini-Kalender: mit den Pfeilen springst du durch die Monate, ein Klick auf einen Tag öffnet die Woche dieses Tages. Das Termin-Detail zeigt, wer den Termin eingebucht hat (Booking-Manager, Artist via App oder Web, Kunde über den Buchungslink, KI-Assistent). Beim manuellen Anzahlung-erhalten wählst du die Zahlungsart (E-Banking, Bar, Twint, Sonstiges); Link-Zahlungen werden automatisch als Zahlungslink vermerkt und die Zahlungsart erscheint im Termin-Detail. Beim Anlegen und im Termin-Detail lassen sich neben Referenzbildern auch PDFs anhängen (Briefings, Vorlagen); sie erscheinen als Dokument-Kachel, auch in der App.

Folgetermin

Aus jedem Termin heraus legst du einen Folgetermin an (zweite Session, Fortsetzung eines grossen Projekts). Der Folgetermin bleibt mit dem Ursprungs-Termin und der Anfrage verknüpft, sodass die Historie zusammenhängt. In jedem Termin der Serie erscheint der Block "Verkettete Termine": Er listet die anderen Sitzungen mit Datum, Endpreis und Anzahlung, und ein Antippen springt direkt zum jeweiligen Termin.

Absagen und Ausblenden

Absagen erzeugt die Storno-Mail als Entwurf (Kapitel 9). Statt Löschen gibt es Ausblenden: Der Termin verschwindet aus dem Kalender, bleibt aber in der Historie und in einer eigenen Ausgeblendet-Ansicht wiederherstellbar. Zahlen und Auswertungen bleiben damit ehrlich.

Die Pipeline zeigt alle Anfragen eines Artists als Spalten nach Stage, mit Vollständigkeits-Prozent, Motiv, Körperstelle und Terminen. Klick auf eine Karte öffnet die Anfrage in der Inbox. Der Status lässt sich direkt auf der Karte umstellen. Oben rechts wechselst du den Artist, die Suche filtert nach Name, Mail, Telefon oder Motiv. Die Pipeline ist der schnellste Weg zur Antwort auf die Frage: Wo stehen wir gerade, und wo hängt es.

Jede eingehende Mail wird automatisch einem Kunden zugeordnet (gleiche E-Mail-Adresse heisst gleicher Kunde). Die Kundenliste zeigt bewusst nur echte Kunden und Leads; System- und Spam-Absender bleiben im Sonstige-Bucket des Posteingangs und verstopfen das CRM nicht. Falsch einsortierte Absender stufst du direkt im Thread um.

Das Kundenprofil

• Alle Anfragen des Kunden, über alle Artists hinweg.
• Alle Termine mit Endpreis und Anzahlung, daraus der realisierte Umsatz.
• Dokumente nach Jahr: Einverständniserklärungen und Zahlungsquittungen.
• Tags (zum Beispiel Stammkunde, Flash-Fan) für Filter und Marketing.
• Instagram-Handle und Kontaktdaten.
• Freitext-Notizen: Was hier steht, kennt die KI und berücksichtigt es in jedem Entwurf (zum Beispiel: reagiert empfindlich auf Preisdiskussionen, Wunschtermin nur samstags).

Guthaben

Pro Kunde führst du ein manuelles Guthaben-Konto, entkoppelt von Terminen: Einträge hinzufügen, bearbeiten und löschen, zum Beispiel für verkaufte Gutscheine, Kulanz-Gutschriften oder die übertragene Anzahlung eines stornierten Termins. Positive Beträge bauen Guthaben auf, negative lösen es ein; der Saldo wird pro Währung angezeigt.

Kunden ohne E-Mail

Walk-In-Kunden ohne Mail-Adresse kannst du trotzdem anlegen und ihnen Termine, Quittungen und Einverständnisse zuordnen. Taddoo versendet an solche Kunden schlicht keine Mails, bis eine echte Adresse hinterlegt ist.

Bestandskunden importieren

Bestandskunden aus einem alten System importierst du pro Artist als CSV. Taddoo ordnet die Spalten automatisch zu (Name, Mail, Telefon, Instagram, Notizen), zeigt eine Vorschau und führt Dubletten anhand der E-Mail-Adresse zusammen, statt doppelte Kunden anzulegen.

Unter Marketing baust du Kampagnen pro Artist oder fürs ganze Studio:

1. Stil wählen: Klar, Bold, Aktion, Foto, Schlicht, Studio (elegant mit Serif) oder Flash (Ticket-Optik für Flash-Days).
2. Inhalt: Betreff und Vorschautext (beide im Posteingangs-Mock rechts live sichtbar), Überschrift, Text mit Platzhaltern für Vorname/Name, Gruss/Signatur, Button mit Stil (Gefüllt/Outline/Pill), Akzentfarbe, PS-Zeile, Bilder untereinander oder als 2er-Raster.
3. Vorschau rechts: Desktop/Mobil umschaltbar, exakt das HTML, das versendet wird.
4. Empfänger filtern: kein Termin seit X Monaten, Tags einschliessen oder ausschliessen, Geburtstagsmonat. Empfänger berechnen zeigt die Anzahl vor dem Versand.
5. Test-Mail an dich, dann Jetzt senden oder auf einen Zeitpunkt planen.

Voraussetzung für jeden Versand: Deine E-Mail-Adresse muss bestätigt sein. Bis dahin sind sowohl die Test-Mail als auch der echte Versand gesperrt; den Bestätigungslink forderst du in den Einstellungen erneut an. Der Versand läuft über eine eigene Versand-Domain von Taddoo, nicht über das Gmail des Artists; das schützt den Ruf des persönlichen Postfachs. Der Abmelde-Link ist Pflicht und wird automatisch pro Empfänger eingesetzt; Abmeldungen pflegen sich selbst. Nach dem Versand zeigt der Report Zugestellt, Geöffnet und Geklickt. Bewährte Kampagnen speicherst du als eigene Vorlage und nutzt sie als Ausgangspunkt für die nächste.

Unter Zahnrad, Tätowierer legst du Artists an und verbindest ihr Gmail (Knopf Gmail verbinden, einmaliger Google-Consent; bei einer abgelaufenen Verbindung gibt es dort Neu verbinden). In der Artist-Liste vergibst du auch den App-Login (E-Mail und Passwort) für Artist-Ansicht und iOS-App. Der Knopf Einrichten führt zum Herzstück, dem Profil & Kontext. Jeder Tab zeigt oben Wirkt-in-Chips, die sagen, wo sich die Einstellung im Produkt auswirkt.

Gruppe Steuerung

• Flow: der ganze Funnel visuell, von Infos sammeln bis Gebucht. Pro Stage schaltest du Auto-Send und hinterlegst Nachfass-Hinweistexte. Hier sitzen auch die Nachfass-Abstände, der Anzahlung-Workflow (an/aus, Erinnerungs- und Absage-Fristen) und der Verkaufsflow: individuell (Dauer und Preis pro Projekt) oder feste Services.
• Kontext: Ton und Stil, Preise und Raten, Mindestpreis, No-Gos, eigene Regeln, Signatur. Alles hier landet wortwörtlich im KI-Prompt; dieser Tab entscheidet, wie sehr die Entwürfe nach dem Artist klingen. Zusätzlich die E-Mail-Signatur (HTML): eine professionelle Signatur mit Name, Studio, Links und Instagram, die beim Versand automatisch unter JEDE ausgehende Mail gehängt wird, egal ob KI-Entwurf oder selbst getippt, mit Live-Vorschau im Editor. Leer lassen = Mails gehen wie bisher als reiner Text raus.
• Automatisierung: die Termin-Mails im Detail (Erinnerung, Aftercare mit PDF, Bewertungs-Mail mit Review-Links), Auto-Merge für Doppel-Threads sowie die Nachstechen-Einstellungen (anbieten ja/nein, Pflichtinfos, Zeitfenster, zugehöriger Service).

Gruppe Inhalte

• Vorlagen: Artist-eigene Textbausteine plus die Möglichkeit, Studio-Vorlagen für diesen Artist auszublenden oder umzuschreiben.
• Bibliothek: PDFs und Bilder (Pflegehinweise, Wegbeschreibung, Preisliste) mit Stage-Zuordnung. Passend zur Stage werden sie im Posteingang als Anhang vorgeschlagen oder automatisch angehängt.
• Services: die Studio-Services mit artist-eigenen Werten überschreiben oder eigene Pakete anlegen (Dauer, Preisspanne, Anzahlung).
• Anfragefelder: zusätzliche Felder, die die KI aus den Mails erfassen soll (zum Beispiel Allergien, Wunschfarbe). Sie erscheinen in der rechten Inbox-Spalte und zählen zur Vollständigkeit.

Gruppe Kunde & Termin

• Selbstbuchung: Vorlaufzeit, Buchungshorizont, manuelle Bestätigung, Link-Gültigkeit (Kapitel 10).
• Einverständnis: die digitale Einverständniserklärung konfigurieren (Kapitel 20).

Daneben gibt es pro Artist die Tabs Verfügbarkeit (Kapitel 17) und Dashboard (Kapitel 22).

Der Verfügbarkeit-Tab eines Artists steuert, wann und wo gebucht werden kann:

• Wochenplan: Arbeitstage und Zeiten, zum Beispiel Dienstag bis Samstag 10 bis 18 Uhr. Grundlage für Selbstbuchung und Auslastungs-Berechnung.
• Abwesenheiten: Ferien, Kranktage, Conventions. Blockieren die Selbstbuchung und sind im Kalender sichtbar.
• Heimstudio: der Standard-Ort, der in Termin-Mails und Buchungsseiten auftaucht, plus die Basiswährung (CHF, EUR oder USD). Die Basiswährung ist die Standardwährung für alle neuen Termine ausserhalb eines Gastspot-Zeitraums, auch im Schnellmodus; pro Termin überschreibbar. Sie dient auch als Fallback für die Hauptwährung im Dashboard (Kapitel 22).
• Gast-Locations: Gastspots mit Datum von-bis, eigener Adresse und eigener Währung. Termine in dem Zeitraum laufen automatisch am Gast-Ort und übernehmen dessen Währung als Vorauswahl, und in der Inbox lässt sich jede Anfrage einem Standort zuordnen, damit Entwürfe und Termin-Mails die richtige Adresse nennen (Kapitel 4).

Zahnrad, Services: der zentrale Katalog fester Pakete für das ganze Studio, zum Beispiel Beratung (30 Minuten, gratis, keine Anzahlung), Tattoo Klein (1 Stunde, 100 bis 200, Anzahlung 50) oder Tattoo Gross (3 Stunden, 300 bis 500, Anzahlung 100). Jeder Service trägt Dauer, Preisspanne und Anzahlung.

Pro Artist lassen sich die Werte überschreiben oder eigene Services ergänzen (Kapitel 16). Services tauchen überall dort auf, wo Angebote entstehen: in Dauer & Preis in der Inbox, beim Termin-Anlegen (Felder werden vorbefüllt) und im Verkaufsflow des Artists, wenn dieser auf feste Services statt individueller Preise steht.

Zahnrad, Templates: Studio-Vorlagen gelten für alle Artists und dienen der KI als Stil-Beispiele. Zu jeder eingehenden Mail wählt das System die zwei bis drei passendsten Vorlagen aus und gibt sie dem Schreiber als Beispiele mit; an Stages geknüpfte Vorlagen werden bevorzugt. Gute Vorlagen sind darum der zweitgrösste Qualitätshebel nach dem Kontext-Tab.

Jeder Artist kann Studio-Vorlagen für sich ausblenden oder umschreiben, ohne sie fürs Studio zu ändern. Darunter pflegst du die Texte der Termin-Änderungs-Mails (angelegt, verschoben, storniert) pro Sprache und Anrede (Du/Sie).

Vorlagen aus der Mail-Historie generieren

Du musst Vorlagen nicht von Hand schreiben: Im Vorlagen-Tab des Artists gibt es den Knopf, Vorlagen aus der Mail-Historie zu generieren. Taddoo sieht sich dann die letzten rund 200 gesendeten Antworten an, findet die besten wiederkehrenden Muster und legt sie als Vorschläge an. Du gehst die Vorschläge durch und übernimmst oder verwirfst sie einzeln, nichts wird ungefragt aktiv.

Taddoo ersetzt den Papier-Stapel am Empfang durch eine digitale Einverständniserklärung. Der Ablauf:

1. Am Termin (in der Artist-App oder Artist-Ansicht) erzeugst du die Erklärung. Der Kunde bekommt sie als QR-Code zum Abscannen oder als Link. In der App wählst du dabei die Sprache der Standard-Vorlage (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch oder Italienisch); die zuletzt genutzte Sprache ist vorausgewählt, ein eigener Vorlagen-Text wird nicht übersetzt.
2. Der Kunde prüft seine Angaben am eigenen Handy (Name, E-Mail und Telefon sind aus dem Kundenprofil vorbefüllt), ergänzt Adresse und Geburtsdatum (Pflicht), bestätigt die Gesundheitsangaben per Häkchen oder vermerkt einen Gesundheitshinweis, wählt die optionalen Häkchen (Foto zur internen Dokumentation, anonyme Veröffentlichung, AGB) und unterschreibt mit dem Finger. Ist der Kunde laut Geburtsdatum unter 18, wird die Unterschrift abgelehnt. Der vereinbarte Preis wird vom Artist gesetzt (aus der Anfrage) und dem Kunden nur zur Ansicht angezeigt; ändern kann ihn der Kunde nicht.
3. Fehlt beim Bestätigen ein Pflichtfeld, bleiben die bereits eingegebenen Angaben und die Unterschrift erhalten. Der Kunde ergänzt nur das Fehlende und muss nicht von vorne anfangen. Der Entwurf liegt lokal im Browser des Kunden und wird nach dem Unterschreiben verworfen.
4. Adresse und Geburtsdatum landen danach im Kundenprofil und sind bei der nächsten Erklärung vorbefüllt.
5. Mit der Unterschrift wird der Inhalt eingefroren: Das Dokument ist ab dann unveränderlich und als PDF gespeichert, inklusive aller Häkchen-Stände.
6. Der Artist kann gegenzeichnen. Die Erklärung hängt am Termin und am Kundenprofil und ist jederzeit als PDF abrufbar.

Der Standardtext ist eine rechtlich geprüfte Vorlage und deckt Einwilligung, Aufklärung, Gesundheit, Motiv und Schreibweise, Volljährigkeit, Haftung, Datenschutz, Foto-Einwilligungen und AGB ab; er liegt in fünf Sprachen vor, und Formular wie PDF folgen der gewählten Sprache. Die Vorlage konfigurierst du pro Artist unter Profil & Kontext, Einverständnis, und auch direkt in der App; die Platzhalter für Artist-Name und Studio/Firma werden beim Erzeugen automatisch ersetzt. Eine Übersicht aller Erklärungen mit Status (offen, unterschrieben, gegengezeichnet, abgelaufen) findet der Artist in seinem Bereich; unterschriebene PDFs lassen sich dort direkt öffnen, auch in der App. Abgelegte PDFs erscheinen zusätzlich beim Kunden unter Dokumente.

Im Dokumente-Bereich des Artists (Artist-Ansicht und App) liegen drei Sektionen: Einnahmen, Belege und Einverständnisse. Sichtbar ist das nur für den Artist selbst; es gibt bewusst keine Admin-Ansicht auf fremde Belege.

Belege (Ausgaben)

Der digitale Schuhkarton mit Autopilot: Foto oder PDF hochladen, die KI liest Händler, Datum, Betrag und Währung aus und schlägt eine Kategorie vor (Material, Miete, Reise und so weiter). In der App gibt es dafür den Beleg-Scanner mit der Kamera. Jeder Beleg wird nach seinem gelesenen Datum ins passende Jahr einsortiert; scannst du einen Beleg aus einem früheren Jahr, wandert er nach dem Einlesen dorthin und die App zeigt einen Hinweis mit Knopf, der direkt ins Zieljahr springt und den Beleg öffnet. Software-Rechnungen aus System-Mails landen automatisch hier (Auto-Erfassung, pro Artist abschaltbar). Für die Steuer exportierst du jedes Jahr als ZIP (alle Beleg-Dateien) plus CSV (die Tabelle dazu).

Einnahmen

Beim Checkout eines Termins (Endpreis und Zahlungsart erfassen) entsteht automatisch eine Zahlungsquittung als PDF. Die Einnahmen-Sektion listet sie nach Monat mit Summen und Jahres-Navigation, ebenfalls mit Export. Zusammen mit den Belegen hat der Artist damit Einnahmen und Ausgaben eines Jahres in zwei Klicks beisammen. Bleibt das Preisfeld beim Checkout leer, obwohl Zahlungen erfasst wurden (z.B. Bar oder Überweisung), wird der Endpreis automatisch aus der Summe der erfassten Zahlungen übernommen, damit Quittung und Einnahmen vollständig bleiben. In der App öffnet ein Tipp auf eine Einnahmen-Zeile direkt den zugehörigen Termin, wo du den Abschluss bearbeiten oder die Quittung öffnen kannst; ein Tipp auf das Datei-Symbol links in der Zeile öffnet die Quittungs-PDF sofort.

Studio-Dashboard

Das Dashboard in der Hauptnavigation zeigt den Umsatz des ganzen Studios oder eines einzelnen Artists (Filter oben, gilt über alle Tabs hinweg). Arbeiten Artists in verschiedenen Währungen, rechnet Taddoo alles in deine Hauptwährung um, mit täglich aktualisiertem EZB-Kurs; die Hauptwährung stellst du in den Einstellungen um.

Artist-Dashboard

Pro Artist (im Admin unter dem Artist, für den Artist selbst in seinem Bereich, beides zeigt dieselben Zahlen): Tagesplan-Karte (Heute, Morgen, diese Woche, nächste Woche), Umsatz im gewählten Zeitraum, Auslastung (gebuchte gegen verfügbare Stunden aus dem Wochenplan), Top-Kunden, Monatsentwicklung und eine Prognose auf Basis der bereits gebuchten Termine.

System-Kennzahlen

Unter Zahnrad, System siehst du zusätzlich, wie viel das Tool arbeitet: erzeugte Entwürfe heute und diese Woche, die mittlere Zeit von Entwurf bis Versand, Trefferquote der Vorlagen und der Verbindungs-Status jedes Postfachs.

Artists mit eigenem Login (vergeben unter Zahnrad, Tätowierer) sehen nach der Anmeldung ihren eigenen Bereich, mobil-optimiert mit Tab-Leiste unten: Kalender, Verfügbarkeit, Kunden, Dashboard und Belege, plus Einstellungen über das Zahnrad.

• Kalender: eigene Termine anlegen, bearbeiten, absagen, inklusive Walk-Ins, Folgeterminen und Checkout (Endpreis, Zahlungsart, Quittung). Anzahlungslinks teilen und Anzahlung erhalten bestätigen geht hier genauso wie in der App.
• Termin anlegen wie in der App: Das Formular kann alles, was die iOS-App kann. Oben rechts sitzt der Umschalter Schnell/Ausführlich: Schnell zeigt nur die Kernfelder (Name mit Kundensuche, Art, Verfügbarkeits-Kalender, freie Zeitfenster, Start/Ende, Motiv, Anzahlung), Ausführlich alle Felder inklusive Terminfarbe, Service, Projekt, Referenzbildern und Sofort-erledigt. Als Termin-Art gibt es neben Walk-In, Termin und Besprechung auch Nachstechen (Touch-up) und Privat (persönlicher Blocker ohne Kunde, siehe Kapitel 12). Unter Buchung wählst du zwischen Datum wählen und Buchungslink: Beim Buchungslink legst du Dauer und Anzahlung fest, bekommst den Link zum Kopieren oder Teilen, und der Kunde wählt selbst einen freien Slot; nach Zahlung bestätigt sich der Termin automatisch. Legst du einen reservierten Termin mit Anzahlung an, bietet das Formular direkt danach an, den Anzahlungslink zu erstellen und zu teilen. Beide Modus-Einstellungen merkt sich der Browser.
• Verfügbarkeit: Wochenplan, Abwesenheiten und Locations selbst pflegen.
• Kunden: die eigene Kundenliste samt Profilen, Notizen und Dokumenten.
• Dashboard: die eigenen Zahlen (Kapitel 22) plus die Karte Offene Projekte: alle Buchungslinks, bei denen der Kunde noch nicht gebucht hat, mit Link kopieren oder teilen und Projekt löschen (entwertet den Link).
• Belege und Einnahmen: der Dokumente-Bereich (Kapitel 21), inklusive der Einverständnis-Übersicht.
• Marketing: eigene Newsletter-Kampagnen an die eigenen Kunden (Kapitel 15).
• Einstellungen: Profil, Farbschema und Sprache, Stripe-Auszahlungskonto. App-Paket-Konten sehen hier zusätzlich den Bereich Abo (Kapitel 24).

Der Posteingang mit den KI-Entwürfen bleibt bewusst beim Booking-Manager; der Artist konzentriert sich auf Termine, Kunden und Zahlen. Im Solo-Plan hast du einfach beides.

Die Artist-App bringt die Artist-Ansicht aufs iPhone und iPad, Login mit denselben App-Zugangsdaten. Die wichtigsten Funktionen:

• Kalender: Tages-, Wochen-, Monats- und farbcodierte Jahresansicht. Termin-Blöcke zeigen Zeitspanne und Preis. Neue Termine per Antippen oder Gedrückthalten und Ziehen über die Wunschzeit.
• Termin anlegen, schnell oder ausführlich: oben rechts im Formular sitzt ein Umschalter. Schnell zeigt nur die Kernfelder: Name mit Kundensuche, Art, den Verfügbarkeits-Kalender mit Farbpunkten, freie Zeitfenster, Start/Ende, Motiv und Anzahlung. Ausführlich zeigt alle Felder. Die App merkt sich den zuletzt genutzten Modus und die Wahl zwischen Datum wählen und Buchungslink. Welche Felder die Schnell-Version zeigt, stellst du in den App-Einstellungen ein; alles Weitere (Referenzbilder, Beschreibung, Kontaktdaten) ergänzt du bei Bedarf später im Termin.
• Checkout am Stuhl: Termin abschliessen mit Endpreis und Zahlungsart, Quittungs-PDF entsteht automatisch. Nach dem Abschluss fragt die App, ob du dem Kunden die Quittung schicken willst: sie geht als echte PDF-Datei über das System-Teilen-Menü raus (Mail, WhatsApp, AirDrop usw.). Auch später jederzeit über den kleinen Teilen-Knopf oben rechts im Endpreis-Block des erledigten Termins. Lässt du das Preisfeld leer und trägst nur die Zahlungen ein (Anzahlung plus Bar, Bank oder Karte), füllt die App den Endpreis automatisch mit der Summe der Zahlungen; ein selbst eingetippter Preis wird nie überschrieben.
• Anzahlungslink: am reservierten Termin erzeugen und direkt per WhatsApp oder Instagram teilen; nach Zahlung bestätigt sich der Termin von selbst. Bar oder Twint bestätigst du mit Anzahlung erhalten.
• Buchungslink: persönlicher Link pro Kunde (Kapitel 10): Dauer, Anzahlung und Standort festlegen und den Link per DM, WhatsApp oder E-Mail schicken. Der Kunde wählt den Termin selbst; neue Buchungen erscheinen als offene Projekte und lassen sich sofort bearbeiten. Beratungs-Links gehen auch ohne Anzahlung (Termin wird direkt bestätigt), Nachstech-Links sind immer gratis, Walk-Ins haben keinen Buchungslink.
• Kunden: Kundenliste mit Profilen, Notizen und CSV-Import.
• Belege: der Beleg-Scanner mit Kamera und automatischer Erkennung (Kapitel 21).
• Einverständnis: Erklärung am Termin erzeugen, Kunde scannt den QR-Code und unterschreibt am eigenen Handy; Vorlagen-Editor direkt in der App (Kapitel 20).
• Push-Benachrichtigungen: Termin-Erinnerung, neue Buchung, Link abgelaufen (ein Buchungs- oder Anzahlungslink ist abgelaufen und wurde nicht gebucht; ein Tap führt zum Projekt bzw. zum freigegebenen Termin), Tagesübersicht am Morgen und gelegentliche Funktions-Tipps (kommen nur, wenn du die App länger nicht benutzt hast, und werden mit der Zeit seltener; wer die App kaum nutzt, wird etwas öfter erinnert, wer sie regelmässig nutzt, bekommt gar keine Tipps mehr). Jeder Typ ist in den App-Einstellungen einzeln abschaltbar.
• Good Vibes: ab und zu ein Motivations-Spruch, ein Umsatz-Highlight aus deinen echten Zahlen (Monatsumsatz, Auslastung, Wochen-Recap, neue Kunden) oder ein Meilenstein wie der 100. Termin oder ein Rekord-Monat. Maximal einmal pro Woche, nur tagsüber, und Zahlen kommen nur, wenn sie gut aussehen. In den App-Einstellungen unter Good Vibes abschaltbar.
• Einstellungen: aufgebaut wie die iPhone-Einstellungen: oben ein Suchfeld, das jede Einstellung findet (auch über Wörter aus der Beschreibung), darunter das Profil und die Bereiche Benachrichtigungen, Kalender & Termine, Zahlungen, Buchungs- & Anzahlungslinks, Darstellung & Sprache, KI verbinden sowie Konto & Sicherheit. Ein Suchtreffer springt direkt zur passenden Karte auf der Unterseite; der Setup-Assistent lässt sich hier jederzeit wieder einblenden. Im App-Paket (Solo) lässt sich im Profil ausserdem der Studio-Name bearbeiten; er erscheint auf den Quittungen, sofern unter Quittungs-Angaben kein eigener Geschäftsname hinterlegt ist. Studio-Konten mit mehreren Artists sehen den Studio-Namen nur zur Info, da er allen gemeinsam gehört.

Die App gibt es auch als eigenständiges App-Paket ohne Mail-Automatik, für alle, die nur Kalender, Buchungslinks, Anzahlungen und Belege wollen. Details auf der App-Seite.

Konto und Gratis-Test (App-Paket)

Das App-Paket startest du auf taddoo.com mit E-Mail und Passwort, ganz ohne Kreditkarte. Der 30-tägige Gratis-Test läuft automatisch ab der Konto-Erstellung; danach lädst du die App und legst direkt los. Neue Konten starten mit einem vorbelegten Wochenplan (Dienstag bis Samstag, 10 bis 18 Uhr), den du unter Verfügbarkeit jederzeit anpasst. Die Bestätigung deiner E-Mail-Adresse ist kein Pflicht-Schritt: Du bekommst eine Mail mit Bestätigungs-Link und siehst in Web und App einen Hinweis, solange sie aussteht (wichtig, damit wir dich bei Passwort-Verlust erreichen können).

Das Abo schliesst du jederzeit unter taddoo.com ab, auch schon während des Tests: Bezahlt wird trotzdem erst, wenn der Test vorbei ist. Ohne Abschluss schaltet die App nach dem Test auf Nur-Lesen; deine Daten bleiben vollständig erhalten.

Beim Abschluss stehen zwei Preis-Stufen zur Wahl: Taddoo App (16 im Monat) und Taddoo App Pro (50 im Monat). Pro enthält dieselben Funktionen, verzichtet aber komplett auf die Taddoo-Gebühren: Bei Anzahlungs- und Buchungslinks sowie Tap to Pay fallen nur noch die reinen Stripe-Gebühren an. Das lohnt sich, sobald du viel über Taddoo kassierst. Beide Stufen gibt es auch jährlich mit zwei geschenkten Monaten (160 bzw. 500 im Jahr). Der Preis erscheint automatisch in deiner Währung (CHF, Euro, US-Dollar oder Pfund, nominal gleich). Den Plan wechselst du jederzeit im Stripe-Kundenportal.

Abo verwalten und kündigen (App-Paket)

Das Abo verwaltest du nicht in der App, sondern im Web. Melde dich auf taddoo.com mit denselben Zugangsdaten an: Du landest direkt auf der Seite Abo (jederzeit auch über den Abo-Tab in der Navigation oder Einstellungen, Abo erreichbar). Während des Gratis-Tests führt der Knopf zum Abschluss; danach führt Abo und Zahlung verwalten ins sichere Stripe-Kundenportal, wo du das Zahlungsmittel ändern, Rechnungen ansehen und das Abo kündigen kannst.

Nach einer Kündigung bleibt dein Zugang bis zum Ende des bezahlten Zeitraums aktiv. Danach schaltet die App auf Nur-Lesen: Deine Daten bleiben erhalten und du kannst jederzeit wieder aktivieren. Ohne aktives Abo landest du nach dem Login direkt auf der Abo-Seite mit dem Abschluss-Knopf.

Online-Anzahlungen laufen über Stripe. Unter Einstellungen, Zahlungen verbindest du das Konto (geführtes Stripe-Onboarding) und legst den Anzahlungs-Modus fest. Der Artist ist dabei selbst der Händler: Das Geld fliesst direkt auf sein Stripe-Konto und von dort aufs Bankkonto, Taddoo ist nie Zwischenstation.

Beim Verbinden wählst du das Land deines Stripe-Kontos; es wird anhand deiner Zeitzone automatisch vorgeschlagen (sonst Schweiz). Das Land bestimmt die Währung deiner Auszahlungen und die Währung, in der Tap to Pay vor Ort kassiert: Ein Schweizer Konto kassiert CHF, ein deutsches Euro, ein schwedisches Kronen. Steht der Termin-Preis in einer anderen Währung, rechnet Taddoo beim Kassieren automatisch zum aktuellen Kurs um. Das Konto-Land lässt sich nachträglich nicht ändern; wurde es falsch gewählt, lässt sich das Konto in den Einstellungen trennen und mit dem richtigen Land neu verbinden. Bestehende Konten mit korrektem Land sind nicht betroffen.

Die Preis-Währung deiner Termine folgt deinem Arbeitsort: Heimstudio und jeder Guest Spot haben eine eigene Währung (einstellbar unter Verfügbarkeit), zur Wahl stehen 15 Währungen von CHF und Euro über Pfund bis zu Kronen und Dollar. In den Formularen (Termin anlegen, Termin abschliessen, Projekt) erscheinen nur die Währungen deiner Studios; arbeitest du in genau einer Währung, entfällt die Auswahl ganz. Solange du noch nirgends eine Währung gesetzt hast, stehen wie bisher CHF, Euro und US-Dollar zur Wahl.

• Anzahlungs-Standard: fester Betrag oder Prozentsatz, pro Artist übersteuerbar. Daraus rechnet sich die Anzahlung in Dauer & Preis automatisch.
• Agency-Anteil (Studio-Plan): Ein vereinbarter Anteil der Anzahlung geht automatisch an das Studio-Konto; die Aufteilung passiert direkt bei der Zahlung, ohne manuelles Nachrechnen. Eine Tabelle zeigt Modus und Deal pro Artist plus die letzten Zahlungen.
• Gebühren: Im Studio- und Solo-Plan trägt der Artist als Händler die Kartengebühr. Bei Anzahlungslinks aus dem App-Paket wird dem Kunden standardmässig eine kleine Kartengebühr als eigene Position ausgewiesen. Mit Taddoo App Pro entfallen die Taddoo-Anteile komplett: Es bleiben nur die reinen Stripe-Gebühren, der Kunden-Aufschlag sinkt entsprechend.

Für den Kunden ist die Zahlung eine gewohnte Stripe-Checkout-Seite (Karte, Apple Pay, Google Pay; je nach Land weitere Methoden). Nach der Zahlung bestätigt sich der Termin automatisch, die Anfrage springt auf Gebucht und die Zahlung erscheint am Termin, am Kunden und in den Auswertungen.

Vorlieben

Zahnrad, Einstellungen: Farbschema (hell, dunkel, System), Sprache der Oberfläche und Diktat-Sprache für das Mikrofon im Antwortfeld.

Abo (nur App-Paket)

Einstellungen, Abo zeigt im Web den Status: während des Gratis-Tests das Test-Ende mit dem Weg zum Abschluss, mit laufendem Abo die nächste Abbuchung und den Knopf Abo und Zahlung verwalten ins Stripe-Kundenportal (Zahlungsmittel, Rechnungen, Kündigung). Mehr dazu in Kapitel 24. Studio- und Solo-Konten mit Mail-Automatik haben kein App-Abo und sehen diesen Bereich nicht.

Sicherheit

Passwort ändern und Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App aktivieren. Für Studio-Konten empfohlen: Der Posteingang enthält die Kundenkommunikation von allen Artists.

MCP-Zugriff: Taddoo mit KI-Assistenten verbinden

Unter Einstellungen, MCP-Zugriff verbindest du Taddoo mit Claude, ChatGPT oder anderen MCP-fähigen Assistenten. Danach kannst du dort Fragen stellen wie: Welche Anfragen warten auf mich, was steht morgen im Kalender, wie lief der Monat. Zwei Wege:

• Verbundene Apps: der normale Weg. Du fügst Taddoo im Assistenten als Integration hinzu und bestätigst den Zugriff einmalig im Browser. Verbundene Apps siehst du hier und kannst sie jederzeit trennen.
• API-Tokens (erweitert): für Skripte und Power-User, die ohne Browser-Anmeldung zugreifen wollen.

Ein Audit-Log zeigt, welcher Assistent wann was abgefragt hat.

KI verbinden im App-Paket

Mit dem App-Paket richtest du die Verbindung direkt in der Artist-App ein: Einstellungen, KI verbinden (Claude & ChatGPT). Dieselbe Karte gibt es im Web in deiner Artist-Ansicht unter Einstellungen. Dort kopierst du die Server-Adresse, fügst sie in Claude oder ChatGPT als Connector hinzu und bestätigst den Zugriff einmalig im Browser mit deinem Konto. Für KI-Apps ohne Browser-Anmeldung erstellst du in derselben Karte einen Zugangsschlüssel (nur einmal sichtbar, jederzeit widerrufbar). Der Assistent bedient danach die Kernfunktionen: Tagesplan und Termine abfragen, Verfügbarkeit prüfen, Termine anlegen, verschieben (einzeln oder gesammelt, z.B. die ganze Woche einen Tag nach hinten), abschliessen und stornieren, Abwesenheiten eintragen, Kunden nachschlagen und Buchungslinks erstellen. Jede Änderung zeigt vorher eine Vorschau und wird erst nach deiner Bestätigung ausgeführt.

System

Zahnrad, System: Gmail-Sync-Status und Diagnose pro Postfach plus die Kennzahlen aus Kapitel 22.

Empfiehl Taddoo weiter und beide Seiten gewinnen: dein Kontakt testet 60 statt 30 Tage gratis, und du bekommst pro aktiver Empfehlung einen Monat deines Abos geschenkt. Deinen persönlichen Einladungs-Link findest du im Web unter Einstellungen > Gratis-Monat holen, in der App im Einstellungen-Hub unter demselben Namen.

So funktioniert es

1. Teile deinen Einladungs-Link (taddoo.com/f/DEINCODE), zum Beispiel per WhatsApp. Der Empfänger sieht eine Einladungs-Karte mit deinem Namen.
2. Dein Kontakt registriert sich über den Link und testet 60 Tage gratis.
3. Sobald dein Kontakt richtig loslegt, wird dir automatisch ein Gratis-Monat gutgeschrieben. Du bekommst eine Push-Nachricht.

Wann gilt eine Empfehlung als aktiv?

• Das Konto ist mindestens 14 Tage alt.
• Es war an mindestens 5 verschiedenen Tagen aktiv (App geöffnet oder im Web angemeldet).
• Es hat mindestens 3 Termine angelegt oder 1 Buchungslink erstellt.

Den Fortschritt jeder Empfehlung siehst du jederzeit in deiner Übersicht: dort steht genau, welches Kriterium noch fehlt.

Wie wird der Gratis-Monat gutgeschrieben?

• Mit aktivem Abo: als Guthaben in deiner Abo-Währung und deinem Tarif, automatisch verrechnet mit der nächsten Rechnung (beim Jahresabo anteilig ein Zwölftel). Eine Auszahlung ist nicht möglich.
• Ohne Abo (Gratis-Test): dein Test verlängert sich um 30 Tage.
• Artists in einem Studio-Konto können ebenfalls einladen: die 60 Tage für den Eingeladenen gelten, ein Gratis-Monat wird dort aber nicht gutgeschrieben.

Wenn nichts davon hilft: Kontaktmöglichkeit auf der Startseite, wir schauen es uns an.

Tastatur (Inbox)

Die drei wichtigsten Automatik-Regeln

1. Ohne Freigabe des KI-Prüfers wird nie automatisch gesendet.
2. Ohne gefüllten Preis und Dauer wird nie automatisch gesendet.
3. Abgeschlossene, abgesagte und archivierte Anfragen bekommen nie Nachfässe.

Wo finde ich was