So bedienst du Taddoo

Taddoo verbindet sich mit dem Gmail-Postfach jedes Artists und übernimmt die Kundenkommunikation: Eingehende Anfragen werden gelesen, strukturiert erfasst (Motiv, Körperstelle, Grösse, Referenzbilder) und mit einem fertigen Antwort-Entwurf in den Posteingang gelegt. Du liest, entscheidest, sendest. Auf Wunsch senden einzelne Schritte automatisch. Dazu kommen Pipeline, Kalender mit Selbstbuchung und Anzahlungen, Kunden-CRM, Einverständniserklärungen, Belege und Newsletter-Marketing.

Die drei Zugänge

• Web-Verwaltung (dieser Bereich): die volle Oberfläche für Studio-Betreiber, Booking-Manager und Solo-Artists. Posteingang, Pipeline, Kalender, Kunden, Marketing, Dashboard und alle Einstellungen.
• Artist-Ansicht im Web: ein schlanker eigener Bereich für angestellte oder gemanagte Artists mit eigenem Login: Kalender, Verfügbarkeit, Kunden, Dashboard und Belege (Kapitel 23).
• Artist-App (iOS): die App für unterwegs und am Stuhl: Termine, Checkout mit Quittung, Anzahlungs- und Buchungslinks, Belege-Scanner, Einverständnis per QR-Code (Kapitel 24).

Die fünf Pläne

Taddoo ist dasselbe Produkt für alle Grössen, in fünf Plänen: Taddoo App und App Pro (nur die App, ohne Mail-Automatik), Solo mit System (ein Artist mit eigener Inbox und KI-Entwürfen), Studio (mehrere Artists, eine gemeinsame Inbox) und Agency (mehrere Artists, eigene Inbox pro Artist). Du kannst jederzeit zwischen allen Plänen wechseln. Details in Kapitel 29 und auf der Preisseite.

Rollen

Es gibt drei Rollen: Kontoinhaber (Owner), Admin (Booking-Manager mit vollem Zugriff auf die Verwaltung) und Artist (eigener Zugang nur auf die eigenen Daten, per Artist-Ansicht oder App). Im Solo-Plan fallen alle Rollen auf dieselbe Person.

So richtest du ein neues Konto ein, vom leeren Konto bis zur ersten automatisch beantworteten Anfrage:

1. Konto erstellen: Registrieren, E-Mail bestätigen, Plan wählen. Du landest in der Web-Verwaltung.
2. Artists anlegen: Zahnrad, Artists, Artist anlegen und mit Gmail verbinden zum Google-Consent. Das ist ein einmaliger Schritt pro Postfach. Taddoo liest ab dann eingehende Mails und darf in deinem Namen senden; es legt niemals Entwürfe in deinem Gmail an und löscht nichts. Beim Verbinden holt Taddoo die Mails der letzten 7 Tage ins System; alles Neuere kommt laufend dazu. Ältere Gespräche tauchen erst auf, wenn der Kunde erneut schreibt, und dann ab dieser Mail; die früheren Nachrichten bleiben nur in Gmail.
3. Kontext füllen: Im Artist unter Profil & Kontext, Tab Kontext trägst du Ton, Stil, Preise, Raten und No-Gos ein. Je konkreter der Kontext, desto besser die Entwürfe. Das ist der wichtigste Hebel für die Qualität.
4. Vorlagen hinterlegen: Unter Zahnrad, Templates ein paar bewährte Antworten aus deinem bisherigen Postfach einfügen (Preisantwort, Terminvorschlag, Absage). Die KI nutzt sie als Stil-Beispiele.
5. Services und Verfügbarkeit: Feste Pakete unter Services, Wochenplan und Abwesenheiten im Artist-Tab Verfügbarkeit. Beides braucht die Selbstbuchung.
6. Stripe verbinden (optional): Einstellungen, Zahlungen. Damit laufen Anzahlungen automatisch und Termine bestätigen sich von selbst.
7. Beobachten: Ab jetzt erzeugt jede eingehende Anfrage einen Entwurf im Posteingang. Alles bleibt zur Review liegen, bis du Auto-Send aktivierst.

Die Hauptnavigation oben führt zu den sechs Arbeitsbereichen: Posteingang, Pipeline, Kalender, Kunden, Marketing und Dashboard. Der Posteingang-Tab merkt sich dabei die zuletzt geöffnete Anfrage und bringt dich beim Zurückwechseln genau dorthin.

Rechts sitzt das Zahnrad mit der Konfiguration, in zwei Sektionen: Studio (Artists, Templates, Services als Schnellzugriff) und Konto (Einrichtung, Einstellungen, dieses Handbuch und der Onboarding-Call mit Flo). Unter Einstellungen liegt alles Weitere in drei Bereichen: Studio, Konto & Abo und Persönlich. Jeder Eintrag trägt eine Kurzbeschreibung, damit du nicht suchen musst. Daneben liegt der Schnellumschalter für Hell und Dunkel; die Sprache der Oberfläche wechselst du unten im Zahnrad-Menü. Einrichtung öffnet den Einrichtungs-Wizard, Onboarding-Call mit Flo den kostenlosen Video-Call (Owner und Admins). Die Hinweisleisten unter dem Header (E-Mail bestätigen, Zwei-Faktor, Gratis-Test) lassen sich mit dem X rechts wegklicken; sie bleiben für diesen Browser einen Tag ausgeblendet und kommen danach wieder, solange der Anlass besteht.

Auf dem Handy ersetzt ein Menü-Button die Leiste. Das Menü zeigt oben, mit welchem Konto du angemeldet bist, direkt darunter den Abmelden-Knopf und dann alle Bereiche.

Jede Aktion gibt eine Rückmeldung: Nach Speichern, Löschen, Pausieren oder Anlegen erscheint unten kurz eine Bestätigung, bei Problemen eine Fehlermeldung. Passiert nach einem Klick scheinbar nichts, ist das ein Fehler und kein normales Verhalten.

Die Startseite

Nach dem Login landest du direkt im Posteingang. Der Klick aufs Logo führt zur Startseite, einem Mini-Dashboard mit vier Kennzahlen (Wartet auf dich, Beim Kunden, Heute beantwortet, mittlere Bearbeitungszeit) und einer Aktivitäts-Heatmap der letzten 90 Tage samt Streak-Anzeige. Ein Blick am Morgen sagt dir, wie viel Arbeit wartet und wie konstant du dranbleibst.

Der Posteingang ist die Arbeitszentrale. Drei Spalten: links Ordner und Anfragen-Liste, Mitte der Mail-Verlauf mit Antwortfeld, rechts alles Wissen zur Anfrage.

Solange noch kein Gmail-Postfach verbunden ist (oder die Verbindung abgelaufen ist, dann mit Neu verbinden), zeigt die Mitte statt einer Anfrage einen Hinweis mit den nächsten Schritten: Postfach jetzt verbinden (bei einem Artist direkt in den Google-Consent, sonst über Zahnrad, Artists) oder der Weg über den Einrichtungs-Assistenten. Sobald ein Postfach verbunden ist, verschwindet der Hinweis. Ist ein Ordner leer (etwa Auf dich, wenn alles beantwortet ist), zeigt die Mitte statt einer leeren Fläche einen kurzen Stand des Ordners plus Sprungmarken zu den Ordnern, in denen gerade etwas liegt; bei einer Suche ohne Treffer einen Tipp, was durchsucht wird.

Auf dem Handy zeigt der Posteingang immer nur eine Ansicht: die Liste mit einer festen Ordner-Leiste am unteren Rand (die vier wichtigsten Ordner direkt, der Rest hinter Mehr), nach dem Antippen einer Anfrage den Mail-Verlauf mit dem Antwortfeld, das unten am Bildschirmrand bleibt, und über den Details-Knopf oben das Projektwissen als Vollbild. Der Pfeil oben links führt zurück zur Liste.

Ordner links

Rechtsklick auf einen Ordner setzt ihn als Standard beim Öffnen der Inbox. Mails im Ordner Sonstige werden übrigens erst als gelesen markiert, wenn du sie wirklich öffnest, damit du nichts verpasst.

Die Anfragen-Liste

Jede Zeile zeigt Kunde, Motiv-Kurzbeschreibung, Stage-Chip und Datum. Ein blauer Punkt plus blauer Streifen bedeutet ungelesen. REVIEW (orange) heisst: Der KI-Prüfer will, dass du den Entwurf ansiehst. DRAFT (blau) heisst: Ein Entwurf liegt bereit. ANDERER ABSENDER (orange) heisst: Im Thread hat jemand von einer anderen Adresse als der des Kunden geschrieben (der Kunde von der Arbeitsadresse, eine Begleitperson); die Adresse steht beim Drüberfahren. Prüfe dann in der Kundenkarte, ob der richtige Kunde am Thread hängt. Über der Liste filterst du per Suche; links darunter wählst du den Artist in einem Dropdown mit Farbpunkten; dasselbe Dropdown wählt den Artist überall im Admin. Eine gelesene Anfrage markierst du beim Drüberfahren mit einem Klick wieder als ungelesen. Unter den Ordnern sitzt der Kunden-Label-Filter: Labels, die du Kunden in der Kunden-Karte gibst (zum Beispiel Warteliste Hamburg), filtern die Liste auf genau diese Kunden, so führst du Wartelisten direkt im Posteingang.

Die Suche durchsucht den kompletten Thread: Kundenname, E-Mail-Adresse, Absender, Betreff, alle Mailtexte, Motiv, Körperstelle und deine Kunden-Notizen. Mehrere Begriffe grenzen ein: anna unterarm findet Annas Unterarm-Anfrage, nicht alle Annas. Ein Datum wie 15.07. oder 2026-07-15 findet alle Threads mit Mails von diesem Tag, auch kombiniert mit Begriffen. Während der Suche zeigen die Ordner links die Trefferzahl pro Ordner, so siehst du sofort, ob der gesuchte Thread im Archiv, unter Sonstige oder bei den Entwürfen liegt.

Rechtsklick auf eine Zeile öffnet das Schnellmenü: Auf dich / Beim Kunden / Abgeschlossen, Kunde hat abgesagt (kein Nachfass), Archivieren, feineres Status-Setzen, als Sonstige oder Spam markieren.

Der Verlauf in der Mitte

Die Mitte zeigt den kompletten Mail-Verlauf mit dem Kunden, inklusive angehängter und eingebetteter Bilder. Ein kurzer Klick auf ein Bild öffnet es gross; gedrückt halten zeigt eine Schnell-Vorschau, solange du hältst, ideal zum schnellen Prüfen von Referenzbildern beim Durchscrollen. Oben im Kopf sitzen die wichtigsten Aktionen: Termin anlegen, Status ändern, Archivieren. Archivieren, Verschieben und Status wirken sofort in der Liste; nach Archivieren springt die nächste Anfrage des Ordners auf. Die Status-Pille ist anklickbar und setzt die Stage von Hand, etwa weg von Beratung angefragt, wenn nie eine Beratung gewünscht war; ein so gesetzter Beratungswunsch bleibt gesperrt, die KI dreht ihn nicht mehr zurück. Über den Schreiben-Knopf startest du auch eine ganz neue Mail an eine beliebige Adresse (Artist wählen, Empfänger, Betreff, Text); daraus entsteht ein neuer Thread samt Kunde und Anfrage. Fremdsprachige Kundenmails übersetzt du direkt in der Bubble: der Übersetzen-Knopf unter dem Mailtext zeigt die Übersetzung unter dem Original an, das Original bleibt sichtbar.

Öffnungs-Häkchen an gesendeten Mails

Jede aus Taddoo gesendete Mail trägt unten rechts neben der Uhrzeit ein Häkchen, wie bei WhatsApp. Grau und einfach heisst: gesendet, noch keine Öffnung erkannt. Grün und doppelt heisst: der Kunde hat die Mail geladen. Ein Klick auf das Häkchen zeigt, wie oft und wann. Erkannt wird das über ein unsichtbares Bild in der Mail, wie bei Mail-Tracking-Tools. Das Signal ist ungefähr: Apple Mail lädt Bilder oft automatisch (zählt dann als Öffnung, auch ohne Lesen), Gmail zeigt Zweitöffnungen nicht immer, und öffnest du die gesendete Mail selbst in Gmail, kann auch das als Öffnung zählen (Taddoo selbst zählt nicht). Deshalb hängt nichts Automatisches daran, kein Nachfassen und kein Ordnerwechsel. In Gmail direkt getippte Mails haben kein Häkchen. Abschaltbar pro Artist im Kontext-Tab unter Öffnungs-Häkchen bei gesendeten Mails.

Thread trennen und Mail als Vorlage speichern

Sind zwei Gmail-Threads fälschlich in einer Anfrage gelandet (Auto-Merge), löst das Scheren-Symbol im Kopf einen Thread wieder heraus: Mails, Anhänge und Entwürfe des gewählten Threads wandern in eine eigene (bzw. die reaktivierte ursprüngliche) Anfrage, und die KI liest beide Anfragen neu ein. Termine bleiben an der ursprünglichen Anfrage. Ausserdem trägt jede gesendete Artist-Mail ein Lesezeichen-Symbol: ein Klick speichert sie mit Titel und Kategorie als Vorlage in die Bibliothek des Artists, die letzte Kundenmail davor wird als Beispiel-Kontext mitgespeichert. Schreibt ein Kunde übrigens auf eine bereits gebuchte oder abgeschlossene Anfrage, springt sie automatisch zurück nach Auf dich, damit keine Antwort untergeht. Dasselbe gilt für archivierte Anfragen: Schreibt der Kunde weiter, holt die neue Mail die Anfrage aus dem Archiv zurück (wie in Gmail). Nur System- und Spam-Absender bleiben archiviert. Automatische Mails von Fremd-Tools im Kundenthread (Lesebestätigungs-Reminder wie Mailsuite, Abwesenheitsnotizen) werden angezeigt, zählen aber nicht als Kundenmail: Sie verschieben die Anfrage nicht nach Auf dich und bekommen keinen Entwurf.

Rechte Spalte: das Projektwissen

Von oben nach unten:

• Antworten als: in wessen Namen (welches Postfach) du gerade schreibst.
• Kundenkarte: Historie, Tags, frühere und parallele Anfragen desselben Kunden, Link ins Kundenprofil. Hier editierst du Stammdaten, wechselst den zugeordneten Kunden (etwa wenn jemand für eine andere Person anfragt) und überschreibst bei Bedarf die Antwort-Adresse: Kommt eine Anfrage über ein Webformular, dessen Absender die Studio-Adresse ist, trägst du die echte Kunden-Mail ein und die Antwort geht an die richtige Person. Name, E-Mail und Telefon lassen sich mit einem Klick kopieren, die Klassifizierung Kunde | System | Spam sitzt als Segment am Ende der Karte.
• Projekt-Zusammenfassung: automatisch gepflegter Kurzabriss, worum es in diesem Projekt geht.
• Bild-Galerie: alle Referenz- und Verlaufsbilder des Projekts gesammelt.
• Artist-Bibliothek: Dateien zum Anhängen (Pflege-PDF, Wegbeschreibung), mit Vorschlägen passend zur Stage.
• Termin-Karte: dasselbe Formular wie Neuer Termin in der App: Terminart (Termin, Beratung, Nachstechen; Walk-in nur im Kalender), Arbeitsort, Projekt-Schätzung mit Dauer, Preis, Anzahlung und Sitzungen, dann Terminmodus (Kalender oder Buchungslink) und je nach Modus der Kalender mit Start, Ende, freien Zeitfenstern und Status oder die Buchungslink-Sektion, darunter Service, Dauer, Preis, Anzahlung und Sitzungen (Steuerpult des Angebots, siehe unten). Der Terminmodus zeigt den Standard des Artists; umschalten gilt nur für diese Anfrage, Als Standard speichern macht ihn zum Artist-Standard für Web, App und Entwürfe. Was der Buchungslink genau tut und was die Projekt-Schätzung für die ganze Anfrage bedeutet, steht hinter dem kleinen Info-Symbol neben der Standard-Zeile bzw. neben Ganzes Projekt: Preis, Anzahlung, Sitzungen; ein Klick öffnet den Text. Bei Gast-Locations ordnest du hier den Arbeitsort zu. Sobald ein Termin angelegt ist, wird die Karte zum Termin-Detail wie in der App: Datum, Zeit, Status, Anzahlung (erhalten markieren, Zahllink erstellen und in den Entwurf einfügen), Als erledigt, Verschieben mit Kalenderraster, Bearbeiten, Folgetermin, Stornieren und der Einverständnis-Status; ein weiterer Termin lässt sich darunter anlegen. Ein Wunschtermin des Kunden ist im Kalender vorausgewählt. Der Monatskalender sitzt hinter einer Datumszeile: Klick klappt ihn auf, die Tageswahl klappt ihn wieder zu. Termin anlegen ohne gewähltes Datum legt nichts an, sondern öffnet den Kalender und sagt dir, dass zuerst ein Datum fehlt. Bei einer Beratung wählst du in beiden Terminmodi unter Beratung findet statt, ob sie vor Ort oder online ist; bei Online erstellst du den Google-Meet-Link vorab oder lässt das Feld leer, dann entsteht er automatisch, sobald der Kunde über den Buchungslink bucht. Der Kunde bekommt den Link mit der Bestätigung, in der Kalenderdatei und in der Erinnerung. Der offene Buchungslink folgt der Terminart: Beratung macht daraus einen Beratungs-Link (Besprechungs-Verfügbarkeit, keine Anzahlung), Termin oder Nachstechen einen Termin-Link; die URL bleibt dieselbe. Ein vorhandener Meet-Link erscheint als Karte wie der Buchungslink, mit In Draft einfügen, Kopieren und Entfernen. Der Knopf Google Meet-Link erstellen zeigt schon vor dem Klick, ob das Google-Konto des Artists den Zugriff auf Google Meet hat: Google-Verbindungen von vor dem 2026-09-02 müssen dafür einmal unter Artists neu verbunden werden, Owner und Admin sehen dazu direkt unter dem Knopf den Link Google-Verbindung erneuern. Ist für den Artist gar kein Google-Konto verbunden, steht auch das dort. Notizen gibt es in beiden Terminmodi; beim Buchungslink landen sie am Termin, sobald der Kunde bucht. In der Schätzung stehen Dauer und Sitzungen nebeneinander, die Erklärungen zu Dauer, Sitzungen und Anzahlung sitzen hinter dem i. Dauer, Preis, Anzahlung und Sitzungen nehmen nur Zahlen an: Buchstaben lassen sich gar nicht erst eintippen, und beim Speichern meldet das Feld einen Fehler statt still leer zu bleiben. Im Termin-Detail schaltest du den Status direkt zwischen Reserviert und Bestätigt um (ohne Mail an den Kunden; die Bestätigungsmail geht weiterhin über Anzahlung erhalten am reservierten Termin), und darunter bleibt der Aufklapper Ganzes Projekt: Preis, Anzahlung, Sitzungen editierbar; eine geänderte Anzahlung wird auf Tattoo-Sitzungen mit noch offener Anzahlung übernommen. Projekt und Termin sind seit 2026-09-02 getrennt: Preis, Anzahlung, Währung und geplante Sitzungen gehören zur Anfrage, Dauer und Service zum einzelnen Termin. Damit die beiden Ebenen nicht verwechselt werden, sitzt der Termin-Aufklapper seit 2026-09-04 als getönter Block direkt in der Termin-Karte, der Projekt-Aufklapper steht abgesetzt darunter unter der Überschrift Projekt (alle Termine dieser Anfrage), und die Dauer heisst dort Geschätzte Projekt-Dauer. Die Projekt-Dauer ist nur die Vorbelegung für neue Tattoo-Sitzungen; Beratungen starten mit 30 Minuten (bzw. der Dauer der letzten Beratung), Nachstechen und Walk-in mit einer Stunde, und bestehende Termine ändern sich durch die Schätzung nie mehr. Beim Anlegen wählst du unter Service für diesen Termin ein Paket nur für diesen Termin; im Termin-Detail passt du im getönten Block Nur dieser Termin (mit dem Datum im Titel): Art, Dauer, Preis, Service, Anzahlung die Terminart (Termin, Beratung, Nachstechen, Walk-in; bei Beratung Vor Ort oder Online mit Meet-Link), das Ende (Schnellwahl 30 Min bis 8 Std) und das Paket an, ohne die anderen Termine oder die Anfrage zu berühren. Trägt der Termin die Anzahlung des Projekts (Betrag, Fälligkeit oder Zahllink), lässt er sich nicht in eine Beratung, ein Nachstechen oder einen Walk-in umwandeln, bis die Anzahlung geklärt ist. Bei mehreren Terminen zeigen die Chips die Termin-Historie des Projekts: Beratungen als B1, B2, Tattoo-Sitzungen als 1/8 (Nenner = geplante Sitzungen), Nachstechen als N1, darunter die Kurzfassung wie 2 Beratungen, 8 Sitzungen, 1 Nachstechen; Folgetermine und ihre Beratung sind im Detail gegenseitig verlinkt. Im Thread-Kopf steht nur noch ein Knopf Termine mit Zähler, der zur Karte springt (Status, Termine, Mehr, Archiv, in dieser Reihenfolge); Anzahlung erhalten, Zahlungsart und Meeting-Link liegen im Termin-Detail. Sobald ein Termin angelegt oder der Status weitergezogen ist, gilt der Beratungswunsch als erledigt: Beratungsgrund-Box und Badge verschwinden, und der Entwurf schlägt keine Beratung mehr vor.
• Strukturierte Felder: Motiv, Körperstelle, Grösse, Stil, Budget und mehr, mit Vollständigkeits-Balken, plus eventuelle eigene Anfragefelder.

Die KI befüllt die Felder aus den Mails. Sobald du ein Feld von Hand änderst, wird es gesperrt (locked) und die KI überschreibt es nie mehr. Felder, die für dieses Projekt keinen Sinn ergeben, markierst du mit off als nicht relevant; die Vollständigkeit zählt sie dann als erfüllt.

Dauer und Preis ist das Steuerpult des Angebots: Trage Dauer und Preisspanne ein (oder wähle ein Service-Paket, das alles vorbefüllt), die Anzahlung rechnet sich automatisch aus dem Artist-Standard. Sobald eine Dauer in Stunden gespeichert ist, entsteht automatisch ein Selbstbuchungs-Link. Diese Werte nutzt die KI auch für den Angebots-Block in ihren Entwürfen.

Antworten

Unter dem Verlauf liegt das Antwortfeld. Bei einer neuen Kundenmail steht dort bereits der KI-Entwurf mit zwei Chips: dem Status (Entwurf / Review nötig) und dem Prüf-Ergebnis (Check: freigegeben / zu prüfen). Bei Review nötig steht der Grund direkt darüber, zum Beispiel Preis nennt sich unsicher oder ungewöhnliche Anfrage. Lange Hinweis-Banner wie Review nötig oder Neue Textvorlage verfügbar lassen sich über das Pfeil-Symbol zu einer schmalen Zeile einklappen, damit die Kundenmail darüber lesbar bleibt; ein Klick auf die Zeile klappt sie wieder auf.

Werkzeuge in der Leiste: Verwerfen, Anhang, Korrigieren (KI fixt Tippfehler und Grammatik in deinem getippten Text, Ton bleibt), Vorlage (Textbausteine einfügen), Neu generieren, Diktat-Mikrofon und der grüne Senden-Knopf (Cmd+Enter). Der Senden-Pfeil daneben bietet Varianten wie Senden und abschliessen.

Schneller arbeiten

Der Blitz-Knopf neben der Suche startet den Speed-Modus: nur offene Mails, nach dem Senden springt die nächste auf. Mit j / k blätterst du durch Anfragen, a archiviert, b / x verschieben in Beim Kunden / Abgeschlossen. Drücke ? für die vollständige Kürzel-Liste (Kapitel 28).

Schlägt ein Versand im Hintergrund fehl (etwa weil die Gmail-Verbindung gerade hakt), erscheint oben in der Inbox ein rotes Banner mit Details und einem Retry-Knopf. Es geht nichts verloren.

Jede Anfrage durchläuft Stufen, sichtbar als Chip in Liste, Thread und Pipeline:

1. Infos sammeln: Es fehlen noch Angaben, die KI fragt nach.
2. Infos komplett: Alles da, jetzt wird das Angebot bzw. der Preis genannt.
3. Beratung angefragt (Gabelung): Nur wenn der Kunde eine Beratung will; danach geht es zurück in den Hauptpfad.
4. Preis besprochen: Angebot ist raus, warten auf die Zusage.
5. Termin vorgeschlagen: Termin angeboten, per Link oder manuell.
6. Anzahlung offen (bedingt): Nur wenn der Anzahlung-Workflow des Artists aktiv ist. Termin ist reserviert, Anzahlung steht aus.
7. Gebucht: Termin bestätigt.
8. Abgesagt / Abgelehnt: Endzustand, keine Automatik mehr.

Die Stages setzt grösstenteils das System: Die KI stuft hoch, sobald die Infos komplett sind, der Versand eines Angebots setzt Preis besprochen, eine Buchung setzt Gebucht, eine bezahlte Anzahlung ebenfalls. Manuell eingreifen kannst du jederzeit über das Rechtsklick-Menü, deine Wahl hat Vorrang.

Spezialfall Nachstechen

Anfragen zum Nachstechen erkennst du am eigenen Typ. Ob und wie du Nachstechen anbietest, stellst du pro Artist ein (Kapitel 16): welche Infos Pflicht sind (Standard: ein Foto des Tattoos), welcher Service dafür gilt (Preis 0 heisst gratis) und in welchen Zeitfenstern Nachstech-Termine über die Selbstbuchung möglich sind. Ist Nachstechen deaktiviert, behandelt die KI solche Mails wie normale Anfragen. Den Typ einer Anfrage (normal oder Nachstechen) stellst du in der rechten Spalte auch manuell um; wie bei den Feldern gilt: Was du von Hand setzt, ist gesperrt und die KI ändert es nicht mehr.

Hinter jeder Anfrage arbeiten drei getrennte KI-Rollen. Das zu verstehen hilft, dem System zu vertrauen und es richtig einzustellen.

• Der Extraktor liest jede eingehende Mail samt Bildern und befüllt die strukturierten Felder: Motiv, Körperstelle, Grösse, Stil, Budget, Terminwünsche, Sprache des Kunden. Er füllt nur leere oder von ihm selbst gesetzte Felder; alles, was du von Hand geändert hast, ist gesperrt und bleibt unangetastet.
• Der Schreiber verfasst den Antwort-Entwurf. Er kennt den ganzen Verlauf, das Kundenprofil samt deiner Notizen, den Artist-Kontext (Ton, Preise, No-Gos, eigene Regeln) und bekommt die zwei bis drei passendsten Vorlagen als Stil-Beispiele. Er antwortet in der Sprache des Kunden, beantwortet jede Kundenfrage direkt und vollständig und vertröstet nie auf eine interne Abklärung oder eine spätere Antwort.
• Der Prüfer ist ein zweites, unabhängiges KI-Modell aus einer anderen Modellfamilie. Er kontrolliert jeden Entwurf auf Signatur, Sprache, Preislogik und heikle Formulierungen. Beanstandet er etwas, korrigiert der Schreiber automatisch nach; bleibt es problematisch, landet der Entwurf als Review nötig bei dir, mit Begründung.

Eingangsfilter

Nicht jede Mail ist eine Kundenanfrage. Newsletter, Rechnungen und System-Mails erkennt ein vorgeschalteter Filter und sortiert sie in den Ordner Sonstige, ohne dass ein Entwurf entsteht. Falsch einsortierte Mails ziehst du per Rechtsklick zurück in den Kunden-Workflow (oder umgekehrt).

Auto-Merge von Doppel-Threads

Kunden schreiben gern eine zweite Mail statt zu antworten. Mit dem Auto-Merge-Schalter (pro Artist, standardmässig aus) führt Taddoo eine neue Mail automatisch mit einer passenden offenen Anfrage desselben Kunden zusammen, bevor ein Entwurf entsteht. Die Zuordnung wird von der KI geprüft und greift nur bei maximal 14 Tagen Abstand.

Taddoo lernt aus deinen Korrekturen

Änderst du einen Entwurf vor dem Senden, vergleicht das System deine finale Version mit dem KI-Original und leitet daraus Muster ab (kürzere Grussformel, andere Preisformulierung, mehr Emoji, weniger Ausrufezeichen). Diese Muster fliessen als Präferenzen in alle künftigen Entwürfe des Artists ein. Je mehr du am Anfang korrigierst, desto weniger musst du später korrigieren.

Gelegentlich siehst du über einem Entwurf einen A/B-Umschalter: Dann haben zwei Modelle parallel geschrieben, du wählst und sendest die bessere Variante, und Taddoo merkt sich, welche gewonnen hat.

Was die KI nie tut

• Von dir gesetzte Feldwerte überschreiben.
• Ohne Freigabe des Prüfers automatisch senden.
• Entwürfe in deinem Gmail anlegen oder dort etwas löschen.
• Preise erfinden: ohne gefüllte Dauer und Preisspanne bleibt der Angebots-Teil ein Platzhalter, und ein Entwurf mit Platzhalter wird nie automatisch gesendet.
• Einen Wunsch ablehnen, der nicht auf der No-Go-Liste steht. Stil-Schwerpunkte (Style-Tags) sind keine Ausschlussliste; nur echte No-Gos führen zu einer freundlichen Absage.
• Den Angebots-Block in jede Folgemail setzen. Preis, Anzahlung und Buchungslink bzw. Termin stehen in der Mail, mit der das Angebot gemacht wird; sobald das Angebot beim Kunden war oder der Termin schon kommuniziert ist, bleibt der Block weg.

Unter Zahnrad, Flow schaltest du pro Stufe, ob Entwürfe automatisch gesendet werden (bei Agency auch im Artist-Profil unter Profil & Kontext, Flow). Auto-Send greift nur, wenn ALLE Bedingungen stimmen:

• Die Stage der Anfrage ist für diesen Artist auf automatisch gestellt.
• Der unabhängige KI-Prüfer hat freigegeben.
• Im Text stehen keine ungefüllten Angebots-Platzhalter (Preis/Dauer noch offen).

Sonst bleibt der Entwurf immer zur Review liegen. Der geplante Versand hat zudem einen kurzen Countdown, sichtbar an der Anfrage, den du in der Inbox jederzeit stoppen kannst.

Buchungsbestätigungen

Auch hier gilt das Zwei-Stufen-Prinzip: Bestätigst du einen Termin manuell oder bucht der Kunde ohne Online-Anzahlung, liegt die Bestätigungs-Mail als Entwurf bereit. Nur wenn der Kunde über Stripe bezahlt hat, geht die Bestätigung automatisch raus, denn dann gab es bereits eine eindeutige Handlung des Kunden. Bei App-Konten ohne Gmail-Anbindung wird die automatische Bestätigung im Namen des Artists über den Taddoo-Mailserver versendet; Antworten des Kunden landen auf deiner Konto-Adresse. Jede Bestätigungs-Mail enthält eine Kalenderdatei (termin.ics), die im Entwurf sichtbar unter Anhänge erscheint. Der Kunde übernimmt den Termin damit einfach in seinen Kalender; Zu- oder Absage-Mails entstehen dabei nicht. Möchtest du die Kalenderdatei bei einer einzelnen Mail nicht mitschicken, entferne den termin.ics-Chip im Entwurf über das X; ein Klick auf 'termin.ics wieder anhängen' holt sie zurück.

Flow pro Plan

• Solo mit System: ein Artist, ein Flow. Du findest ihn unter Zahnrad, Flow (auch im Einstellungs-Hub); im Artist-Profil gibt es keinen Flow-Bereich mehr.
• Studio: ein Flow für alle Artists unter Zahnrad, Flow. Jede Änderung gilt sofort für jeden Artist; in den Mails steht der Artist, dem die Anfrage zugewiesen ist. Was pro Artist bleibt (Kontext, Bibliothek, Beratung, Selbstbuchung, Einverständnis, Stripe), pflegst du weiter im Artist-Profil; der Bereich Automatisierung dort zeigt nur noch die Zahlungs-Einstellungen. Weichen Artists ab, etwa nach dem Wechsel von Agency auf Studio, zeigt der Studio-Flow ein Banner mit den Namen und dem Knopf Für alle Artists übernehmen. Ein neu angelegter Artist übernimmt den Studio-Flow automatisch.
• Agency: jeder Artist hat seine eigene Inbox und seinen eigenen Flow im Artist-Profil unter Profil & Kontext, Flow. Zahnrad, Flow zeigt dieselben Einstellungen mit einer Artist-Wahl oben.

Meldet sich ein Kunde nicht mehr, erzeugt Taddoo nach den eingestellten Abständen (zum Beispiel 3 und 7 Tage) einen Nachfass-Entwurf. Pro Stage kannst du im Flow einen eigenen Nachfass-Hinweistext hinterlegen, etwa einen sanften Stups nach einem Angebot und einen konkreteren nach einem Terminvorschlag. Auto-Send für Nachfässe ist separat schaltbar und folgt denselben Sicherheitsregeln wie alle anderen Sends.

Nachfass stoppen, drei Wege, alle sicher:

• Rechtsklick auf die Anfrage: Kunde hat abgesagt (kein Nachfass). Setzt den Status auf Abgelehnt; abgeschlossene Anfragen werden vom Nachfass-Lauf grundsätzlich nicht mehr angefasst.
• Im Nachfass-Entwurf selbst: Nicht mehr nachfassen (stoppt nur den Nachfass, die Anfrage bleibt offen).
• Anfrage archivieren.

Antwortet der Kunde zwischendurch, wird die Nachfass-Kette automatisch zurückgesetzt; es fasst niemand nach, während der Ball bei dir liegt.

Erinnerung an reservierte Termine: Bleibt ein reservierter Termin länger als die eingestellte Frist ohne Bestätigung bzw. Anzahlung (pro Artist im Kontext einstellbar, Standard 3 Tage, 0 = aus), holt Taddoo die zugehörige Anfrage automatisch zurück in Auf dich, damit du nachhaken kannst. Der Kalender-Filter Reserviert zeigt jederzeit alle noch unbestätigten Termine.

Später nachfassen (manuell geplant): Sagt ein Kunde ab mit "passt gerade nicht" oder "finanziell nicht drin", musst du die Anfrage nicht abschliessen. Der Kalender-Uhr-Button im Thread-Kopf plant einen Nachfass: in 1, 2 oder 3 Monaten oder zu einem freien Datum.

• Bis zum Stichtag liegt der Thread in Beim Kunden; ein offener Entwurf wird dabei verworfen.
• Am Stichtag schreibt Taddoo einen frischen Nachfass-Entwurf und die Anfrage liegt wieder in Auf dich. Gesendet wird nie automatisch, du prüfst wie immer selbst.
• Der geplante Nachfass läuft unabhängig von der Nachfass-Automatik und ihren Abständen. Antwortet der Kunde vorher von selbst oder wird die Anfrage gebucht bzw. abgeschlossen, verfällt die Planung automatisch.
• Optional als Intervall: im Planungs-Fenster unter Wiederholen alle 2, 3, 7 oder 14 Tage wählen. Dann plant Taddoo nach jedem Nachfass automatisch den nächsten, bis der Kunde antwortet oder die Anfrage geschlossen wird.
• Datum ändern oder aufheben: nochmal auf den Button klicken, der jetzt das geplante Datum zeigt.

Rund um jeden Termin kann Taddoo eine Reihe von Mails erzeugen. Alle sind pro Artist schaltbar. Die Termin-Erinnerung wird direkt versendet, alle übrigen entstehen standardmässig als Entwurf, Auto-Send ist jeweils optional:

• Termin-Erinnerung: X Stunden vor dem Termin (Zeit einstellbar), mit Datum, Uhrzeit und Ort. Wird automatisch über die zentrale Taddoo-Absenderadresse versendet, sieht immer gleich aus und kommt in der Sprache des Kunden (sonst in der Sprache des Artists). Antworten landen im Postfach des Artists. Die Einverständniserklärung geht dabei standardmässig NICHT mit: nur wenn du den eigenen Schalter "Einverständniserklärung vorab mitschicken" aktivierst, enthält die Erinnerung bei Tattoo-Terminen zusätzlich den Link dazu. Ohne diesen Schalter unterschreibt der Kunde wie gewohnt erst am Termin. Schaltest du die Erinnerung aus, geht der Schalter mit aus. Über "Vorschau" neben jedem Schalter siehst du die Mail so, wie sie beim Kunden ankommt, beim zweiten mit dem Link zur Erklärung.
• Aftercare-Mail: X Stunden nach Abschluss, optional mit deinem Pflege-PDF aus der Bibliothek als Anhang.
• Bewertungs-Mail: nach einstellbarer Verzögerung, mit deinen Review-Links (Google, Trustpilot und weitere) und optional eigenem Einleitungstext. Entsteht bewusst nur als Entwurf.
• Termin-Änderungs-Mails: bei angelegt, verschoben oder storniert, auf Basis der Texte unter Zahnrad, Templates, gepflegt pro Sprache und Anrede (Du/Sie).
• Buchungsbestätigung und Anzahlungs-Aufforderung: siehe Kapitel 7, 10 und 11.

Der empfohlene Weg: Der Kunde sucht sich selbst einen Termin aus, du machst gar nichts. So funktioniert es:

1. Dauer (und Preis) in der Inbox unter Dauer & Preis erfassen; der Buchungslink entsteht automatisch.
2. In der Selbstbuchung-Karte: In Draft einfügen (setzt einen fertigen Satz mit Link und Gültigkeitsdauer in der Kundensprache in deine Antwort) oder Link kopieren.
3. Der Kunde wählt selbst einen freien Slot aus dem echten Kalender des Artists (Wochenplan minus Abwesenheiten minus bestehende Termine, unter Beachtung von Vorlaufzeit und Buchungshorizont).
4. Mit Stripe-Anzahlung aktiv: Der Slot wird 15 Minuten reserviert, der Kunde zahlt die Anzahlung direkt, der Termin bestätigt sich automatisch und die Anfrage springt auf Gebucht. Kein Handgriff nötig.
5. Ohne Stripe: Der Termin wird angelegt (je nach Einstellung mit manueller Bestätigung durch dich), die Bestätigungs-Mail liegt als Entwurf bereit.

Einstellungen dazu pro Artist unter Profil & Kontext, Selbstbuchung (Vorlaufzeit, Buchungshorizont, manuelle Bestätigung, Link-Gültigkeit) und unter Einstellungen, Zahlungen (Stripe).

Welche Uhrzeiten der Link anbietet: Standard sind Randzeiten: Buchbar ist der Anfang oder das Ende eines freien Blocks, damit im Kalender keine Lücken entstehen. Beispiel: Arbeitszeit 10 bis 18 Uhr, 6-Stunden-Termin: buchbar um 10 Uhr oder um 12 Uhr (endet um 18 Uhr). Lücken zwischen bestehenden Terminen zählen ebenfalls als freie Blöcke: Steht schon ein Termin von 10 bis 12 und einer von 14 bis 18 Uhr, wird 12 Uhr für einen 2-Stunden-Termin angeboten. Alternativ stellst du auf feste Startzeiten um, zum Beispiel 10:00 und 14:00: Dann bietet der Link nur diese Uhrzeiten an, sofern der Platz frei ist. Umstellen kannst du das in der Artist-App unter Einstellungen, Buchungslink, oder im Web unter Artists, Selbstbuchung.

Der persönliche Buchungslink aus der App

Für normale Termine ist die Anzahlung im Buchungslink Pflicht (No-Show-Schutz). Beratungs-Links dürfen ohne Anzahlung erstellt werden: der Kunde wählt nur einen Termin und dieser wird direkt bestätigt, ganz ohne Zahlung. Nachstech-Links sind immer gratis. Walk-Ins haben keinen Buchungslink: der Kunde steht ja im Studio, der Termin wird direkt mit Datum eingetragen.

Neben dem projektbezogenen Link aus der Inbox erstellt der Artist in der App persönliche Buchungslinks: Dauer, Anzahlung und Standort festlegen, optional den Kunden vorbefüllen, dann den Link per DM, WhatsApp oder E-Mail an den Kunden schicken. Der Kunde wählt selbst einen freien Termin und zahlt die Anzahlung; danach bestätigt sich der Termin automatisch. Sobald der Kunde eine Uhrzeit antippt, wird dieser Slot 15 Minuten für ihn reserviert und ein Countdown zeigt die verbleibende Zeit; wählt er eine andere Uhrzeit, startet die Reservierung neu. Solange die Reservierung läuft, kann kein anderer Kunde denselben Termin buchen, auch nicht über einen anderen Link desselben Artists. Solange nicht bezahlt ist, taucht in deinem Kalender nichts auf und du bekommst keine Benachrichtigung. Erst mit bezahlter Anzahlung wird der Termin angelegt, bestätigt und du wirst benachrichtigt. Bricht der Kunde die Zahlung ab, wird der Slot nach Ablauf der Reservierung wieder frei und der Link bleibt nutzbar; da der Link nicht an eine E-Mail gebunden ist, startet jeder erneute Aufruf eine frische Buchung. Daraus entsteht ein Projekt samt Kunde, das sofort in Posteingang und Pipeline auftaucht und weiter bearbeitet werden kann. Abgebucht wird immer in der Auszahlungswährung des Stripe-Kontos des Artists; ist der Link in einer anderen Währung erstellt, wird der Betrag zum aktuellen Kurs umgerechnet und der Kunde sieht auf der Buchungsseite einen Hinweis mit dem ungefähren Betrag in der Abbuchungswährung. Auf der Buchungsseite sieht der Kunde ausserdem, wie lange der Link noch gültig ist: die Restzeit wird in Stunden angezeigt (zum Beispiel noch 120 Stunden gültig) und in der letzten Stunde in Minuten. So ist klar, dass der Link nicht unbegrenzt gilt; die Gültigkeitsdauer stellst du pro Artist unter Profil & Kontext, Selbstbuchung ein. Auch die Link-Vorschau beim Teilen (etwa in WhatsApp oder iMessage) zeigt die Restgültigkeit als Plakette, zum Beispiel Noch 96 Stunden gültig. Die Buchungsseite erscheint in der Browser-Sprache des Kunden und deckt über 25 Sprachen ab, von Deutsch und Englisch über Portugiesisch und Russisch bis Thai, Vietnamesisch und Indonesisch; auch die Bestätigungs-Mails an den Kunden folgen dieser Sprache. Erkennen wir die Browser-Sprache nicht, gilt die Sprache, die du als Artist eingestellt hast. Die Link-Vorschau beim Teilen läuft weiterhin in deiner Artist-Sprache, da beim geteilten Link keine Kundensprache bekannt ist.

Buchungslink mit Dauer in Tagen: Gibst du beim Erstellen die Dauer in Tagen an (zum Beispiel 2 Tage für ein grosses Projekt), wählt der Kunde auf der Buchungsseite keine Uhrzeit, sondern seine Tage direkt im Kalender. Pro Tag entsteht ein eigener Termin mit deiner Day-Session-Länge (App: Einstellungen, Buchungslink; Standard 8 Stunden). 2 Tage bedeuten also 2 Termine à 8 Stunden statt eines unbuchbaren 16-Stunden-Blocks. Beim Erstellen des Links wählst du per Umschalter, ob die Tage direkt aufeinander folgen müssen (ein Tipp des Kunden wählt den ganzen Block) oder frei über den Kalender verteilt werden dürfen. Alle Tage werden zusammen reserviert und mit einer einzigen Anzahlung bestätigt; die Termine sind automatisch als Folgetermin-Serie verkettet und gehören zum selben Projekt.

Pause nach Termin: In der App unter Einstellungen, Buchungslink (im Web im Selbstbuchungs-Tab des Artists) kannst du eine Pause einschalten, die nach jedem Tattoo-Termin freigehalten wird: 15, 30, 45, 60, 90 Minuten oder ein eigener Wert bis 240 Minuten. Standard ist aus. Bucht ein Kunde 10:00 bis 14:00 und die Pause steht auf 30 Minuten, beginnt der nächste buchbare Slot frühestens 14:30; ein Termin davor muss so enden, dass seine Pause vor 10:00 noch Platz hat. Der Kunde sieht die Pause nie, nur seinen Termin. Im Kalender erscheint sie als eigener, gedimmter Block direkt hinter dem Termin, in Tages- und Wochenansicht. Die Pause ist eine Regel und kein Termin: sie gilt sofort für alle bestehenden Termine, wandert beim Verschieben mit und zählt nicht in Umsatz oder Statistik. Sie gilt nur nach Tattoo-Terminen, nicht nach Besprechungen und nicht nach Blöcken aus externen Kalendern. Beim manuellen Anlegen eines Termins bleibt die Pause eine Empfehlung, du kannst sie bewusst überbuchen.

1. Termin anlegen in der Termin-Karte rechts (Terminmodus Kalender, Tag anklicken, Start und Ende setzen, Termin anlegen); der Termin-Knopf im Thread-Kopf springt dorthin, bestehende Termine bearbeitest du weiter über den Dialog. Als Art stehen Termin, Touch-up und Besprechung zur Auswahl (Touch-up ist gratis, es wird keine Anzahlung erwartet); Walk-In gibt es nur beim Anlegen direkt im Kalender ohne Anfrage. Service wählen oder Zeiten frei setzen; Kundendaten lassen sich direkt im Dialog ergänzen.
2. Ist der Anzahlung-Workflow des Artists aktiv, geht die Anfrage auf Anzahlung offen statt direkt auf Gebucht; der Termin ist reserviert und die Anzahlungs-Aufforderung liegt als Entwurf bereit.
3. Zahlt der Kunde über den Stripe-Link, bestätigt sich alles automatisch. Zahlt er anders (Bar, Twint), bestätigst du mit Anzahlung erhalten, direkt im Termin-Dialog im Web oder in der Artist-App am Termin. Hat der Kunde schon bezahlt, wenn du den Termin in der App anlegst, schaltest du beim Anlegen unter dem Anzahlungsfeld "Anzahlung bereits erhalten" ein (standardmässig aus) und wählst die Zahlungsart: das wirkt genau wie Anzahlung erhalten im Termin-Detail (Termin bestätigt, Anzahlung vermerkt, ein offener Zahllink wird entwertet), und die Nachfrage "Anzahlungslink senden?" entfällt. Der Schalter gibt es nur bei Tattoo-Terminen mit Anzahlungsbetrag; kann der Eingang ausnahmsweise nicht vermerkt werden (etwa weil im Modus pro Projekt schon eine andere Sitzung die Anzahlung trägt), sagt dir die App das und bietet den Link wie gewohnt an (seit 2026-09-12). In der App und in der Termin-Karte des Posteingangs kannst du einen manuell vermerkten Eingang über 'Rückgängig' neben der grünen Bestätigung wieder auf offen setzen; Zahllink-Zahlungen nicht. Bei einem Projekt mit mehreren Tattoo-Sitzungen gibt es eine Anzahlung fürs Projekt: Sie wird vor der ersten Sitzung erwartet (dort stehen Anzahlung offen, Anzahlung erhalten und der Zahllink) und bei der letzten Sitzung vom Endpreis abgezogen; die Sitzungen dazwischen zahlt der Kunde voll, das Web zeigt dort nur den Hinweis, wo gezahlt und wo verrechnet wird, und belegt den Checkout nur bei der letzten Sitzung und nur mit einer als erhalten vermerkten Anzahlung vor; die Artist-App zeigt und verrechnet seit 2026-09-03 dieselbe Aufteilung. Willst du davon abweichen, setzt du im Posteingang unter 'Dieser Termin' oder in 'Termin bearbeiten' die Anzahlung an diesem Termin auf Keine (hier nichts) oder auf einen eigenen Betrag (dieser Termin verrechnet ihn); Auto ist die Regel oben. Solange an einem Termin ein Zahllink aktiv oder der Eingang vermerkt ist, lässt sich die Ausnahme dort nicht setzen. Beratungen, Walk-ins und Nachstechen tragen nie eine Anzahlung. Seit 2026-09-04 wählst du im Flow des Artists unter Anzahlung-Workflow, ob die Anzahlung pro Projekt (Regel oben) oder pro Termin gilt: pro Termin hat jede Tattoo-Sitzung ihre eigene Anzahlung mit eigener Fälligkeit, Erinnerung und Zahllink, Anzahlung erhalten bestätigt nur diesen Termin, und jede Sitzung zieht ihre Anzahlung beim Erledigen vom Endpreis ab; eine Buchungslink-Serie bleibt dabei eine Buchung mit einer Anzahlung, und der Modus gilt auch für schon gebuchte Projekte. Ebenfalls seit 2026-09-04 hat jede Sitzung einen eigenen Preis: unter Dieser Termin (Posteingang) bzw. Anpassen (Kalender) trägst du den Preis dieser Sitzung ein; er belegt den Endpreis beim Erledigen vor und gilt nur für diesen Termin. Preis von/bis und Anzahlung im Projekt-Block gelten weiterhin für das ganze Projekt, also für alle Sitzungen ohne eigenen Preis; die Dauer einer Sitzung ist ihr Zeitfenster (Start und Ende), die Projekt-Dauer nur die Schätzung fürs ganze Tattoo. Die Artist-App zeigt den Preis dieser Sitzung im Termin-Detail und im Bearbeiten-Formular.
4. Der Anzahlung-Workflow erinnert automatisch nach X Tagen an offene Anzahlungen und schlägt nach Y Tagen die Absage vor (Zeiten im Flow-Kopf einstellbar).

Anzahlungslink zum Teilen

An jedem reservierten Termin mit Anzahlungsbetrag gibt es den Knopf Anzahlungslink (im Web-Termin-Dialog und in der App). Ein Klick erzeugt einen teilbaren Link, den du dem Kunden per Mail, WhatsApp oder Instagram schickst. Der Link bleibt über die ganze Reservierungsdauer gültig; beim Öffnen startet die Stripe-Zahlung, danach bestätigt sich der Termin automatisch.

Wenn der Kunde doch nicht will

Rechtsklick auf die Anfrage: Kunde hat abgesagt (kein Nachfass). Damit ist sie im Abgeschlossen-Bucket, taucht nicht mehr in Auf dich auf und erhält keine automatischen Nachfässe mehr. Einen bereits angelegten Termin sagst du zusätzlich im Kalender ab (die Storno-Mail liegt dann als Entwurf bereit).

Der Kalender zeigt Termine pro Artist mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Termine lassen sich ziehen (verschieben), anklicken (Details, Bearbeiten, Absagen) und neu anlegen, auch ohne zugehörige Anfrage, etwa für Walk-Ins. Konflikte werden geprüft; bewusstes Überbuchen ist über Trotzdem speichern möglich.

Zeitzonen im Kalender: Der Kalender rechnet durchgehend in der Zeitzone des Artists, nicht in deiner. Massgeblich ist die Gast-Location an dem Tag, sonst die Zeitzone aus den Artist-Einstellungen. Das gilt für die Termine, für die grau hinterlegte Vergangenheit und für die rote Jetzt-Linie: Sitzt der Artist in Los Angeles und du in Zürich, steht die Linie auf seiner Uhrzeit, nicht auf deiner, und ausserhalb des sichtbaren Stundenrasters ist sie gar nicht zu sehen. Ein Chip in der Locations-Leiste zeigt immer die Ortszeit des Artists und die Stadt seiner Zeitzone, auch wenn sie mit deiner übereinstimmt. Weicht sie ab, ist der Chip rot hervorgehoben und nennt bei abweichendem Kalendertag den Wochentag davor.

Auf dem Handy zeigt die Monatsansicht pro Tag farbige Punkte statt Termin-Chips; ein Tipp auf den Tag listet seine Termine unter dem Raster (in der Einzel-Ansicht mit Knopf zum Anlegen für genau diesen Tag).

Termin-Dialog: Status-Vorauswahl und Schutz vor Datenverlust

Der Termin-Dialog merkt sich die zuletzt beim Anlegen gewählte Status-Option (Bestätigt oder Reserviert) und schlägt sie beim nächsten neuen Termin wieder vor; das Bestätigen eines bestehenden reservierten Termins ändert diese Vorauswahl nicht. Ausserdem gehen Eingaben nicht mehr durch einen Klick daneben verloren: Sind ungespeicherte Änderungen im Dialog, fragt er beim Klick neben das Fenster oder auf das X zuerst nach, ob du weiter bearbeiten oder verwerfen willst. In den Mini-Kalendern (Posteingang und Termin-Dialog) bedeuten die Punktfarben: Grün ganzer Tag frei, Orange teilweise belegt, Rot ausgebucht, Grau kein Arbeitstag oder abwesend.

Termine rückwirkend eintragen

Vergangene Tage und Zeiten sind beim Anlegen bewusst wählbar: Einen Termin, der schon stattgefunden hat, trägst du einfach nachträglich ein, per Klick auf den vergangenen Tag oder Slot im Kalender, aus dem Posteingang heraus oder in der App. So bleiben Historie, Statistiken und Buchhaltung vollständig. Beim rückwirkenden Eintragen geht keine Mail an den Kunden raus. Markiere den Termin anschliessend als erledigt und erfasse den Endpreis, damit der Umsatz stimmt. Bestehende zukünftige Termine lassen sich weiterhin nicht in die Vergangenheit verschieben.

Termin verschieben

Im Web-Kalender ziehst du einen Termin einfach auf den neuen Zeitpunkt. In der App geht das genauso: Termin in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht gedrückt halten und an die neue Stelle ziehen; nach dem Verschieben erscheint kurz eine Rückgängig-Option. Erinnerungs-Mail, Push-Erinnerung und Erinnerungs-Entwurf richten sich automatisch nach dem neuen Datum, ebenso die Fälligkeit einer noch offenen Anzahlung. Auf Wunsch informierst du den Kunden per E-Mail über die Verschiebung; die Nachricht zeigt die alte und die neue Zeit.

Termin-Arten und Farben

Walk-In, Termin, Beratung, Touch-up und Privat haben eigene Farben, damit du die Woche auf einen Blick liest. Der Termin speichert Titel, Zeiten, Notizen, Service, geschätzten Preis und Anzahlung; Name und Kontaktdaten des Kunden sind direkt am Termin editierbar.

Private Termine

Die Termin-Art Privat ist dein persönlicher Blocker: Zahnarzt, Training, Familienzeit. Ein privater Termin hat keinen Kunden, keinen Preis und keine Anzahlung, nur Titel, Datum, Zeitfenster, Farbe und Notiz. Er blockiert die Zeit im Kalender und in den Buchungslink-Slots genauso wie ein Kundentermin, du brauchst also keinen zweiten Kalender. Private Termine erscheinen nie in Einnahmen, Statistiken oder Kunden-Mails, und im Studio-Setup sieht der Admin nur den Block "Privat" ohne Titel und Notiz. Für ganze Tage (Ferien, Krankheit) bleibt die Abwesenheit unter Verfügbarkeit das richtige Werkzeug.

Arbeitszeiten pro Tag und Zeit blockieren

Über das Uhr-Symbol an einem Tag (Wochen- oder Monatsansicht) öffnet sich der Tages-Editor. Dort passt du die Arbeitszeit nur für diesen einen Tag an (zum Beispiel am Messetag nur 12 bis 16 Uhr), markierst den ganzen Tag als frei oder blockierst einen Zeitraum als Belegt. Eine Tages-Anpassung übersteuert Wochenplan, Gast-Location-Plan und Abwesenheiten und gilt überall: im Kalender, bei Terminvorschlägen und in den Buchungslink-Slots. Tage mit Abweichung tragen eine gelbe Markierung; der Wochenplan selbst bleibt unverändert. In der Wochenansicht sind Stunden ausserhalb der Arbeitszeit grau hinterlegt, offene Stunden bleiben hell, so siehst du auf einen Blick, was noch buchbar ist. Das geht auch in der App: In der Wochenansicht des Kalenders tippst du auf den Tageskopf, in der Tagesansicht auf Arbeitszeit anpassen, dann stellst du Von/Bis ein, markierst den ganzen Tag als frei oder entfernst die Abweichung wieder. Auch die App graut Stunden ausserhalb der Arbeitszeit in der Tages- und Wochenansicht aus; als Belegt geblockte Tage erscheinen rosé eingefärbt.

Ansicht, Herkunft, Zahlungsart, Anhänge

Der Kalender merkt sich die zuletzt genutzte Ansicht (Jahr/Monat/Woche) und öffnet beim nächsten Besuch wieder dort; in der Wochenansicht öffnet ein Klick auf das Wochen-Label einen Mini-Kalender: mit den Pfeilen springst du durch die Monate, ein Klick auf einen Tag öffnet die Woche dieses Tages. Unten rechts sitzt ein grosser Plus-Knopf: Termin anlegen mit demselben Dialog wie in der App und im Artist-Kalender (Schnell oder Ausführlich, Datum wählen oder Buchungslink, Name mit Kundensuche, Art, Verfügbarkeits-Kalender, freie Zeitfenster, Beratung vor Ort oder online mit Meet-Link). In der Gesamtansicht fragt der Knopf zuerst nach dem Artist. Ein Klick auf eine leere Zelle öffnet denselben Dialog mit dem angeklickten Tag und in der Wochenansicht mit der angeklickten Stunde; Bearbeiten läuft weiter über den Termin-Dialog. In der Wochenansicht ziehst du mit gedrückter Maustaste über die leeren Zellen eine Zeitspanne auf (wie im Google Kalender und in der App); beim Loslassen öffnet der Dialog mit genau dieser Spanne. In der Gesamtansicht Alle Artists wählst du beim Ziehen oder Klicken im Wochenraster zuerst den Artist, danach erscheint der Anlege-Dialog mit der gezogenen Zeit. Das Termin-Detail zeigt, wer den Termin eingebucht hat (Booking-Manager, Artist via App oder Web, Kunde über den Buchungslink, KI-Assistent). Beim manuellen Anzahlung-erhalten wählst du die Zahlungsart (E-Banking, Bar, Twint, Sonstiges); Link-Zahlungen werden automatisch als Zahlungslink vermerkt und die Zahlungsart erscheint im Termin-Detail. Beim Anlegen und im Termin-Detail lassen sich neben Referenzbildern auch PDFs anhängen (Briefings, Vorlagen); sie erscheinen als Dokument-Kachel, auch in der App.

Termin-Detail im Kalender

Ein Klick auf einen Termin öffnet das Termin-Detail; aus der Gesamtansicht und aus Termin-Links springt der Kalender in die richtige Woche und öffnet den Termin direkt. Der Block Dieser Termin fasst Art (Tattoo-Sitzung, Beratung, Nachstechen, Walk-in), Dauer, Service-Paket und Besprechung zusammen: bei Online-Beratungen den Meeting-Link mit Öffnen und Kopieren, bei Vor-Ort-Beratungen den hinterlegten Treffpunkt; Folgetermine und ihre Beratung sind gegenseitig verlinkt, ein Klick öffnet den anderen Termin. Geändert werden diese Werte über Anpassen. Unter den Notizen steht der Einverständnis-Status mit Link erstellen, kopieren, Mail-Entwurf und PDF. Eine manuell vermerkte Anzahlung lässt sich hier auch wieder zurücknehmen. Im Fuss legt Folgetermin anlegen (bei Beratungen) bzw. Weiteren Termin anlegen direkt einen weiteren Termin zur selben Anfrage an, ohne den Umweg über den Posteingang. Die geschätzte Projekt-Dauer im Tattoo-Projekt ist die Vorbelegung für neue Sitzungen, nicht die Dauer dieses Termins.

Folgetermin

Aus jedem Termin heraus legst du einen Folgetermin an (zweite Session, Fortsetzung eines grossen Projekts). Der Folgetermin bleibt mit dem Ursprungs-Termin und der Anfrage verknüpft, sodass die Historie zusammenhängt. In jedem Termin der Serie erscheint der Block "Verkettete Termine": Er listet die anderen Sitzungen mit Datum, Endpreis und Anzahlung, und ein Antippen springt direkt zum jeweiligen Termin.

Absagen und Ausblenden

Absagen erzeugt die Storno-Mail als Entwurf (Kapitel 9). Statt Löschen gibt es Ausblenden: Der Termin verschwindet aus dem Kalender, bleibt aber in der Historie und in einer eigenen Ausgeblendet-Ansicht wiederherstellbar. Zahlen und Auswertungen bleiben damit ehrlich.

Gesamtansicht und Stations

Konten mit mehreren Artists starten im Kalender in der Gesamtansicht: alle Termine aller Artists in einem Raster, farblich pro Artist, mit Legende. Ein Klick auf einen Termin öffnet eine Schnellansicht mit Kunde, Zeit, Status, Artist und Preis, ohne die Gesamtansicht zu verlassen; von dort führt ein Knopf in den Kalender des Artists mit allen Details. Über den Artist-Filter wechselst du jederzeit zwischen Gesamtansicht und einzelnen Artists. Die Wochenansicht zeigt ein echtes Zeit-Raster: Stundenachse links, sieben Tagesspalten, jeder Termin sitzt auf seiner Uhrzeit und ist so hoch wie er dauert. Überschneiden sich Termine mehrerer Artists, liegen sie versetzt hintereinander wie im Google Kalender, damit jede Karte lesbar bleibt. Monat und Jahr bleiben Kachel-Ansichten. Termine ab anderthalb Stunden zeigen zusätzlich die Preisspanne des Projekts, kurze Termine stehen einzeilig, damit auch eine halbe Stunde lesbar bleibt.

Freie Kapazität siehst du direkt im Raster: Jeder Tag trägt eine dezente Punktreihe, ein Punkt je Artist in seiner Farbe. Voller Punkt heisst frei, ein Ring teilweise belegt, ein dünner blasser Ring ausgebucht, ein grauer Strich arbeitsfrei oder abwesend; der Tooltip nennt jeden Artist mit seinem Zustand. Grundlage ist die echte Kapazität, also die Arbeitszeit des Tages minus Termine, Abwesenheiten und Tages-Anpassungen. Die Punktreihe steht im Monat unter der Tageszahl und in der Woche im Tages-Kopf, und die Jahresansicht färbt die Tage danach ein: grün noch Platz, gelb wird eng, rot alles ausgebucht, blass niemand im Studio.

Stations gibt es nur im Studio-Plan (Solo hat einen Arbeitsplatz, eine Agency keine eigenen Räume). Unter Einstellungen, Stations legst du die Arbeitsplätze deines Studios an, es können mehr sein als Software-Sitze; oben siehst du die heutige Belegung mit Zahlen für frei, belegt und gesperrt. Jede Station bekommt Zuweisungen mit Zeitraum: ein Artist, ein Guest Artist (nur Name, kein Sitz nötig) oder gesperrt, Vergangenes bleibt eingeklappt als Historie. Im Kalender zeigt die Gesamtansicht pro Tag eine Pille wie 2/4 frei (grün alles frei, gelb teilweise, rot voll), in der Wochenansicht steht die Belegung jeder Station in einer eigenen Zeile unter dem Tages-Kopf; die Einzel-Ansicht eines Artists behält die Tagesleiste.

Die Pipeline zeigt alle Anfragen eines Artists als Spalten nach Stage, mit Vollständigkeits-Prozent, Motiv, Körperstelle und Terminen. Klick auf eine Karte öffnet die Anfrage in der Inbox. Der Status lässt sich direkt auf der Karte umstellen. Oben rechts wechselst du den Artist, die Suche filtert nach Name, Mail, Telefon oder Motiv. Die Pipeline ist der schnellste Weg zur Antwort auf die Frage: Wo stehen wir gerade, und wo hängt es.

Auf dem Handy zeigt die Pipeline eine Stage nach der anderen; die Stage-Chips über den Spalten springen mit Zahl direkt zur gewünschten Spalte, wischen geht auch.

Jede eingehende Mail wird automatisch einem Kunden zugeordnet (gleiche E-Mail-Adresse heisst gleicher Kunde). Die Kundenliste zeigt bewusst nur echte Kunden und Leads; System- und Spam-Absender bleiben im Sonstige-Bucket des Posteingangs und verstopfen das CRM nicht. Falsch einsortierte Absender stufst du direkt im Thread um Über der Liste filterst du die Kunden für Übersichten und Mailings: Termin stattgefunden, Termin gebucht oder nur Anfrage gesendet, nach Zeitraum (bei Termin-Filtern zählt das Termindatum, sonst die letzte Aktivität) und nach Mindest-Umsatz aus abgeschlossenen Terminen. Der CSV-Knopf exportiert die gefilterte Liste (Name, E-Mail, Telefon, zuletzt aktiv) für Excel.

Das Kundenprofil

• Alle Anfragen des Kunden, über alle Artists hinweg.
• Alle Termine mit Endpreis und Anzahlung, daraus der realisierte Umsatz.
• Dokumente nach Jahr: Einverständniserklärungen und Zahlungsquittungen.
• Tags (zum Beispiel Stammkunde, Flash-Fan) für Filter und Marketing.
• Instagram-Handle und Kontaktdaten.
• Freitext-Notizen: Was hier steht, kennt die KI und berücksichtigt es in jedem Entwurf (zum Beispiel: reagiert empfindlich auf Preisdiskussionen, Wunschtermin nur samstags).

Guthaben

Pro Kunde führst du ein manuelles Guthaben-Konto, entkoppelt von Terminen: Einträge hinzufügen, bearbeiten und löschen, zum Beispiel für verkaufte Gutscheine, Kulanz-Gutschriften oder die übertragene Anzahlung eines stornierten Termins. Positive Beträge bauen Guthaben auf, negative lösen es ein; der Saldo wird pro Währung angezeigt. Beim Einbuchen erfasst du optional die Zahlungsart (Bar, Karte, Überweisung, Twint, Sonstige) und eine Gültigkeit, zum Beispiel zwei Jahre für einen Gutschein; abgelaufene Einträge werden markiert. Zu jeder Gutschrift stellst du mit einem Klick einen PDF-Beleg für die Kundin aus. Anzahlungen offener Termine erscheinen zusätzlich als gebundene Einträge in der Guthaben-Sektion, bis sie am Termin verrechnet werden. Wird ein Termin storniert, für den die Anzahlung schon eingegangen ist, fragt Taddoo direkt nach dem Stornieren, was mit dem Geld passiert: als Guthaben gutschreiben, einbehalten (Ausfallentschädigung) oder als zurückgezahlt vermerken. Beim Guthaben entsteht ein Eintrag mit dem Termindatum in der Notiz, der auch bleibt, wenn der Termin später gelöscht wird. Du kannst auch später entscheiden: dann steht der Betrag gelb markiert in der Guthaben-Sektion des Kunden mit dem Knopf Zuordnen. Machst du das Stornieren rückgängig, wird ein daraus entstandenes Guthaben wieder zurückgenommen, solange es unverändert und nicht eingelöst ist; bei einbehalten oder zurückgezahlt bleibt der Vermerk stehen. Bei einem mehrteiligen Projekt wird nicht gefragt, solange noch eine Sitzung läuft. Die Kachel Anzahlung-Guthaben zählt nur Anzahlungen, die tatsächlich eingegangen sind; erwartete, noch offene Anzahlungen stehen in der Liste als erwartet.

Sales

Die Sales-Sparte listet alle Verkäufe eines Kunden chronologisch an einem Ort: abgeschlossene Termine mit Endpreis und Termin-Quittung, eingegangene Anzahlungen offener Termine sowie eingebuchte Gutschriften und Gutscheine mit ihrem Beleg. Jede Quittung öffnet als PDF in einem neuen Tab.

Kunden ohne E-Mail

Walk-In-Kunden ohne Mail-Adresse kannst du trotzdem anlegen und ihnen Termine, Quittungen und Einverständnisse zuordnen. Sobald ein Name eingetragen ist, erscheint der Kunde ganz normal im CRM, mit Termin-Historie, Anzahlungen, Guthaben und Belegen; nur komplett leere Einträge ohne Name und Kontakt bleiben ausgeblendet. Taddoo versendet an solche Kunden schlicht keine Mails, bis eine echte Adresse hinterlegt ist.

Kunde löschen

In der Kunden-Detailkarte findest du oben rechts neben als System markieren und Spam den Knopf Löschen. Ein Klick klappt eine Bestätigung mit dem Umfang auf (Anzahl Anfragen und Termine), erst Endgültig löschen entfernt den Kunden mit allen Anfragen, Mails, Entwürfen, Bildern, vergangenen Terminen und Guthaben aus Taddoo. Belege und Einverständnisse bleiben ohne Kundenbezug erhalten, dein Gmail-Postfach wird nicht angefasst. Hat der Kunde noch einen kommenden Termin, musst du diesen zuerst stornieren. Hat er noch offenes Guthaben, nennt dir Taddoo den Betrag und du buchst ihn zuerst aus oder löschst die Guthaben-Einträge. Schreibt die Adresse später wieder, entsteht ein neuer Kunde.

Bestandskunden importieren

Bestandskunden aus einem alten System importierst du pro Artist als CSV. Taddoo ordnet die Spalten automatisch zu (Name, Mail, Telefon, Instagram, Notizen), zeigt eine Vorschau und führt Dubletten anhand der E-Mail-Adresse zusammen, statt doppelte Kunden anzulegen.

In der App läuft der Import in vier Schritten. Nach der Spalten-Zuordnung zeigt jede Spalte mehrere Beispielwerte, und Taddoo warnt, wenn ein Feld doppelt zugeordnet ist (es zählt nur die erste Spalte) oder die Werte nicht zum Feld passen (E-Mail ohne @, Telefon ohne Ziffern, unlesbares Datum). Optional vergibst du ein eigenes Tag für alle Kunden dieser Datei, zum Beispiel altes-crm. Danach kommt die Vorschau: ein Probelauf, der noch nichts speichert und sagt, wie viele Kunden neu entstehen, wie viele mit Bestandskunden zusammengeführt werden (mit Beispielzeilen und dem Grund, E-Mail oder Telefon) und wie viele Zeilen leer sind. Erst dann importierst du wirklich; fehlerhafte Zeilen erscheinen im Ergebnis einzeln mit ihrer Zeilennummer.

Vertan? Nach dem Import steht im Ergebnis der Knopf Rückgängig, und beim nächsten Öffnen des Import-Screens liegt der letzte Import als Karte oben mit demselben Knopf. Rückgängig löscht die von diesem Import neu angelegten Kunden und entfernt bei zusammengeführten Bestandskunden die vom Import ergänzten Felder und Tags wieder. Zwei Schutzregeln: Kunden, die seit dem Import Aktivität bekommen haben (Termin, Anfrage, Guthaben, Mail, Zahlung, Marketing-Einwilligung, Kampagne, Warteliste, Einverständnis) oder die du seither von Hand bearbeitet hast, bleiben stehen, und bei zusammengeführten Bestandskunden bleibt jedes Feld, das du seither von Hand geändert hast, so, wie du es gesetzt hast. Jeder Import lässt sich nur einmal zurücknehmen. Bricht während des Imports die Verbindung ab, meldet die App das und sperrt den Knopf, weil der Server den Lauf zu Ende bringen kann. Rückgängig gibt es in der App; ein Import, den du im Web gemacht hast, lässt sich dort ebenfalls über die App zurücknehmen.

Unter Marketing baust du Kampagnen pro Artist oder fürs ganze Studio:

1. Stil wählen: Klar, Bold, Aktion, Foto, Schlicht, Studio (elegant mit Serif) oder Flash (Ticket-Optik für Flash-Days).
2. Inhalt: Betreff und Vorschautext (beide im Posteingangs-Mock rechts live sichtbar), Überschrift, Text mit Platzhaltern für Vorname/Name, Gruss/Signatur, Button mit Stil (Gefüllt/Outline/Pill), Akzentfarbe, PS-Zeile, Bilder untereinander oder als 2er-Raster.
3. Vorschau rechts: Desktop/Mobil umschaltbar, exakt das HTML, das versendet wird.
4. Empfänger filtern: kein Termin seit X Monaten, Tags einschliessen oder ausschliessen, Geburtstagsmonat. Empfänger berechnen zeigt die Anzahl vor dem Versand.
5. Test-Mail an dich, dann Jetzt senden oder auf einen Zeitpunkt planen.

Voraussetzung für jeden Versand: Deine E-Mail-Adresse muss bestätigt sein. Bis dahin sind sowohl die Test-Mail als auch der echte Versand gesperrt; den Bestätigungslink forderst du in den Einstellungen erneut an. Der Versand läuft über eine eigene Versand-Domain von Taddoo, nicht über das Gmail des Artists; das schützt den Ruf des persönlichen Postfachs. Der Abmelde-Link ist Pflicht und wird automatisch pro Empfänger eingesetzt; Abmeldungen pflegen sich selbst. Nach dem Versand zeigt der Report Zugestellt, Geöffnet und Geklickt. Bewährte Kampagnen speicherst du als eigene Vorlage und nutzt sie als Ausgangspunkt für die nächste.

Unter Zahnrad, Artists legst du Artists an und verbindest ihr Gmail (Knopf Gmail verbinden, einmaliger Google-Consent; bei einer abgelaufenen Verbindung gibt es dort Neu verbinden). Beim Anlegen wählst du die Zeitzone des Artists aus einer Liste nach Stadt (Standard Europe/Zurich); sie lässt sich später unter Verfügbarkeit ändern. Nach dem Anlegen bestätigt ein Hinweis den neuen Artist, die Liste springt zu seiner Zeile und der Hinweis bietet direkt Gmail verbinden an. In der Artist-Liste vergibst du auch den App-Login (E-Mail und Passwort) für Artist-Ansicht und iOS-App. Im Solo-Plan entfällt das: dein Login im System ist zugleich dein App-Login, bei deiner eigenen Artist-Zeile gibt es deshalb keinen App-Login-Knopf. Der Knopf Einrichten führt zum Herzstück, dem Profil & Kontext. Jeder Tab zeigt oben Wirkt-in-Chips, die sagen, wo sich die Einstellung im Produkt auswirkt.

Artist-Wechsel: Ausgliedern und Entfernen

Ein Artist kann mit seinen Daten in ein eigenes Taddoo-Konto wechseln (Knopf Wechsel in der Artist-Zeile). Grundregel: Vergangenes wird kopiert und bleibt in deinem Konto als Historie erhalten, Künftiges (Termine, offene Buchungs- und Anzahlungslinks) zieht um. Dein Konto verliert nichts. Zwei Wege: Ausgliedern schickt dem Artist einen Vorschlag mit Vorschau; er wählt seinen Plan (App, App Pro oder OS Solo), stimmt zu, und der Wechsel läuft automatisch, bis dahin ändert sich nichts. Entfernen ist einseitig: der Artist verliert sofort den Schreibzugriff, sieht seine eigenen Daten noch 30 Tage read-only und bekommt einen Datenexport (CSV, Dokumente, Bilder), der 90 Tage abrufbar bleibt; Termine und Links bleiben bei dir. Immer bei dir bleiben Studio-Vorlagen, der Service-Katalog, Stations, Branding, Abo, Kampagnen und Marketing-Einwilligungen. Im Studio-Plan gehen nur bewusst zugewiesene Anfragen mit, der unzugewiesene Pool bleibt, und der Artist mit der gemeinsamen Studio-Mailbox kann erst wechseln, wenn die Studio-Adresse bei einem anderen Artist verbunden ist.

Beitritt in die andere Richtung: Ein Artist mit eigenem Solo- oder App-Konto kann mit seinen Daten in dein Studio kommen (Artists, Link "mit Datenübernahme aufnehmen", Seite Beitritt). Du gibst seine E-Mail ein, siehst die Vorschau seines Kontos und sendest die Einladung; er stimmt in seinem Konto zu. Danach wird er Artist bei dir, behält seinen Login, sein bisheriges Konto wird archiviert und sein Abo endet. Kunden mit gleicher E-Mail werden zusammengeführt (deine Zeile bleibt führend, seine Notizen werden angehängt), eine von dir vorbereitete Artist-Zeile mit seiner Adresse wird weiterverwendet. Kommt ein Artist zurück, der früher bei dir war, wird seine alte Artist-Zeile wieder aktiv; was damals von dir zu ihm gegangen ist (Kunden, Anfragen, Mails, Termine, Vorlagen, Belege), wird nicht doppelt angelegt, nur was er seither neu angelegt hat, kommt dazu. Alle Wege haben eine zweistufige Bestätigung: erst wählen, dann eine Zusammenfassung ausdrücklich bestätigen; Entfernen verlangt zusätzlich das Wort ENTFERNEN. Ein entfernter Artist kann über seinen Export-Link später mit denselben Daten ein eigenes Konto eröffnen.

Gruppe Steuerung

• Flow (nur Agency): der ganze Funnel visuell, von Infos sammeln bis Gebucht; bei Solo und Studio liegt er unter Zahnrad, Flow (Kapitel 7). Pro Stage schaltest du Auto-Send und hinterlegst Nachfass-Hinweistexte. Hier sitzen auch die Nachfass-Abstände, der Anzahlung-Workflow (an/aus, Erinnerungs- und Absage-Fristen) und der Verkaufsflow: individuell (Dauer und Preis pro Projekt) oder feste Services.
• Kontext: Ton und Stil, Preise und Raten, Mindestpreis, No-Gos, eigene Regeln, Signatur. Alles hier landet wortwörtlich im KI-Prompt; dieser Tab entscheidet, wie sehr die Entwürfe nach dem Artist klingen. Zusätzlich die E-Mail-Signatur (HTML): eine professionelle Signatur mit Name, Studio, Links und Instagram, die beim Versand automatisch unter JEDE ausgehende Mail gehängt wird, egal ob KI-Entwurf oder selbst getippt, mit Live-Vorschau im Editor. Leer lassen = Mails gehen wie bisher als reiner Text raus. Darunter der Schalter Öffnungs-Häkchen bei gesendeten Mails (Standard an): aus Taddoo gesendete Mails tragen ein unsichtbares Bild, lädt der Kunde die Mail, zeigt der Verlauf ein grünes Doppel-Häkchen; aus = neue Mails gehen ohne Bild raus. Ganz oben im Tab stehen Name und Anzeigename des Artists; bei einem Login mit Google kommt der Name anfangs aus dem Google-Konto und Darunter die Datensprache des Artists: die Sprache, in der die KI Projekt-Zusammenfassung, Motiv, Körperstelle, Beratungsgrund und Anfragefelder ablegt (Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Thai, Vietnamesisch oder Indonesisch). Der Artist sieht die Projektdaten so in der Termin-Karte und in seiner App; Mails an Kunden bleiben davon unberührt und gehen in der Sprache des Kunden raus. Nach einem Wechsel gilt die neue Sprache sofort für neue Anfragen; für die bestehenden aktiven Anfragen bietet die Seite an, die Zusammenfassungen im Hintergrund neu zu erzeugen. Manuell gesetzte Felder werden dabei nicht überschrieben, archivierte und abgesagte Anfragen bleiben unverändert. Weicht die Sprache der letzten Anfragen von der Datensprache ab, zeigt die Seite einen Hinweis. Die Datensprache ist auch als Chip in der Artist-Liste sichtbar und wird beim Anlegen eines Artists gewählt. Im Block Preise steht neben der Währung die Grösseneinheit: Zentimeter oder Zoll (inch), oder Automatisch (Zoll bei US-Dollar als Währung, sonst Zentimeter). Sie gilt für alle Tattoo-Grössen dieses Artists, in der Inbox, im Kalender, im Kunden-Profil und in der App: Eingabefelder und Anzeigen laufen in dieser Einheit, die KI schreibt Projekt-Zusammenfassung und Mail-Entwürfe darin und rechnet Angaben des Kunden um. Gespeichert wird intern immer in Zentimetern, deshalb lässt sich die Einheit jederzeit umstellen und bestehende Werte werden automatisch umgerechnet. In der App stellt der Artist die Einheit unter Einstellungen, Profil selbst um.
• Automatisierung: die Termin-Mails im Detail (Erinnerung, Aftercare mit PDF, Bewertungs-Mail mit Review-Links), Auto-Merge für Doppel-Threads sowie die Nachstechen-Einstellungen (anbieten ja/nein, Pflichtinfos, Zeitfenster, zugehöriger Service). Im Studio bleiben hier nur die Zahlungs-Einstellungen des Artists, alles andere gilt studio-weit im Studio-Flow.

Gruppe Inhalte

• Vorlagen: Artist-eigene Textbausteine plus die Möglichkeit, Studio-Vorlagen für diesen Artist auszublenden oder umzuschreiben.
• Bibliothek: PDFs und Bilder (Pflegehinweise, Wegbeschreibung, Preisliste) mit Stage-Zuordnung. Passend zur Stage werden sie im Posteingang als Anhang vorgeschlagen oder automatisch angehängt.
• Services: die Studio-Services mit artist-eigenen Werten überschreiben oder eigene Pakete anlegen (Dauer, Preisspanne, Anzahlung).
• Anfragefelder: zusätzliche Felder, die die KI aus den Mails erfassen soll (zum Beispiel Allergien, Wunschfarbe). Sie erscheinen in der rechten Inbox-Spalte, im Termin-Detail des Kalenders, im Artist-Kalender und in der App im Termin-Detail und im Kunden-Detail (beide direkt bearbeitbar, im Termin-Detail einfach die Zeile antippen) und zählen zur Vollständigkeit.

Gruppe Kunde & Termin

• Selbstbuchung: Terminmodus (Kalender oder Buchungslink, derselbe Schalter wie im Flow-Tab; in der App gibt es ihn seit 2026-09-02 nicht mehr), Vorlaufzeit, Buchungshorizont, manuelle Bestätigung, Link-Gültigkeit (Kapitel 10). Im Modus Kalender enthalten Entwürfe keinen Buchungslink, sondern den Termin, den du in der Termin-Karte des Posteingangs anlegst.
• Einverständnis: die digitale Einverständniserklärung konfigurieren (Kapitel 20).

Daneben gibt es pro Artist die Tabs Verfügbarkeit (Kapitel 17) und Dashboard (Kapitel 22).

Der Verfügbarkeit-Tab eines Artists steuert, wann und wo gebucht werden kann:

• Wochenplan: Arbeitstage und Zeiten, zum Beispiel Dienstag bis Samstag 10 bis 18 Uhr. Grundlage für Selbstbuchung und Auslastungs-Berechnung.
• Abwesenheiten: Ferien, Kranktage, Conventions. Blockieren die Selbstbuchung und sind im Kalender sichtbar. In der App werden vergangene Abwesenheiten ausgeblendet und lassen sich über den Umschalter darunter einblenden.
• Heimstudio: der Standard-Ort, der in Termin-Mails und Buchungsseiten auftaucht, plus die Basiswährung (CHF, EUR oder USD). Die Basiswährung ist die Standardwährung für alle neuen Termine ausserhalb eines Gastspot-Zeitraums, auch im Schnellmodus; pro Termin überschreibbar. Sie dient auch als Fallback für die Hauptwährung im Dashboard (Kapitel 22).
• Zeitzone: die Uhrzeit des Artists (zum Beispiel Europe/Zurich). Steuert, in welcher Zeitzone die Uhrzeiten im Posteingang, im Kalender, in Termin-Mails und im Selbstbuchungslink angezeigt werden, damit sie mit dem Gmail-Postfach des Artists übereinstimmen. Leer bedeutet Europe/Zurich; für Reisen nutzt du Gast-Locations mit eigener Zeitzone.
• Gast-Locations: Gastspots mit Datum von-bis, eigener Adresse und eigener Währung. Termine in dem Zeitraum laufen automatisch am Gast-Ort und übernehmen dessen Währung als Vorauswahl, und in der Inbox lässt sich jede Anfrage einem Standort zuordnen, damit Entwürfe und Termin-Mails die richtige Adresse nennen (Kapitel 4).
• In der App (seit 2026-09-09): Die Verfügbarkeit hat in der Artist-App keinen eigenen Tab mehr, sondern liegt unter Einstellungen > Kalender & Termine > Verfügbarkeit (auch über das Suchfeld der Einstellungen zu finden). Den Wochenplan setzt du beim Einrichten direkt aus dem Setup-Assistenten in einem kurzen Sheet: Tage antippen, eine Zeitspanne für alle Tage, Übernehmen; Pro Tag anpassen führt in die volle Seite. Abwesenheiten und Gast-Standorte trägst du am schnellsten direkt im Kalender ein: der Flugzeug-Knopf oben rechts öffnet ein Menü mit Abwesenheit eintragen, Gast-Standort anlegen und Verfügbarkeit verwalten.

Zahnrad, Services: der zentrale Katalog fester Pakete für das ganze Studio, zum Beispiel Beratung (30 Minuten, gratis, keine Anzahlung), Tattoo Klein (1 Stunde, 100 bis 200, Anzahlung 50) oder Tattoo Gross (3 Stunden, 300 bis 500, Anzahlung 100). Jeder Service trägt Dauer, Preisspanne und Anzahlung.

Pro Artist lassen sich die Werte überschreiben oder eigene Services ergänzen (Kapitel 16). Services tauchen überall dort auf, wo Angebote entstehen: in Dauer & Preis in der Inbox, beim Termin-Anlegen (Felder werden vorbefüllt) und im Verkaufsflow des Artists, wenn dieser auf feste Services statt individueller Preise steht.

Zahnrad, Templates: Studio-Vorlagen gelten für alle Artists und dienen der KI als Stil-Beispiele. Zu jeder eingehenden Mail wählt das System die zwei bis drei passendsten Vorlagen aus und gibt sie dem Schreiber als Beispiele mit; an Stages geknüpfte Vorlagen werden bevorzugt. Gute Vorlagen sind darum der zweitgrösste Qualitätshebel nach dem Kontext-Tab.

Jeder Artist kann Studio-Vorlagen für sich ausblenden oder umschreiben, ohne sie fürs Studio zu ändern. Darunter pflegst du die Texte der Termin-Änderungs-Mails (angelegt, verschoben, storniert) pro Sprache und Anrede (Du/Sie).

Vorlagen aus der Mail-Historie generieren

Du musst Vorlagen nicht von Hand schreiben: Im Vorlagen-Tab des Artists gibt es den Knopf, Vorlagen aus der Mail-Historie zu generieren. Taddoo sieht sich dann die letzten rund 200 gesendeten Antworten an, findet die besten wiederkehrenden Muster und legt sie als Vorschläge an. Du gehst die Vorschläge durch und übernimmst oder verwirfst sie einzeln, nichts wird ungefragt aktiv.

Taddoo ersetzt den Papier-Stapel am Empfang durch eine digitale Einverständniserklärung. Der Ablauf:

1. Am Termin (in der Artist-App oder Artist-Ansicht) startest du die Erklärung. In der App wählst du dabei zuerst den Weg: Vor Ort auf deinem Gerät (du gibst dem Kunden dein Handy oder Tablet, Schritt 1 Kunde, Schritt 2 deine Gegenzeichnung), QR-Code zum Abscannen oder Link zum Teilen. Nutzt du die Standard-Vorlage, wählst du hier auch die Sprache (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch oder Niederländisch); die zuletzt genutzte Wahl ist vorausgewählt, ein eigener Vorlagen-Text wird nicht übersetzt.
2. Der Kunde prüft seine Angaben am eigenen Handy (Name, E-Mail und Telefon sind aus dem Kundenprofil vorbefüllt), ergänzt Adresse und Geburtsdatum (Pflicht), bestätigt die Gesundheitsangaben per Häkchen oder vermerkt einen Gesundheitshinweis, wählt die optionalen Häkchen (Foto zur internen Dokumentation, anonyme Veröffentlichung, AGB) und unterschreibt mit dem Finger. Ist der Kunde laut Geburtsdatum unter 18, öffnet sich automatisch der Block für die gesetzliche Vertretung: ein Elternteil trägt seinen Namen ein, bestätigt die Zustimmung per Häkchen und unterschreibt selbst; das PDF weist die Vertretung aus. Der vereinbarte Preis wird vom Artist gesetzt (aus der Anfrage) und dem Kunden nur zur Ansicht angezeigt; ändern kann ihn der Kunde nicht.
3. Fehlt beim Bestätigen ein Pflichtfeld, bleiben die bereits eingegebenen Angaben und die Unterschrift erhalten. Der Kunde ergänzt nur das Fehlende und muss nicht von vorne anfangen. Der Entwurf liegt lokal im Browser des Kunden und wird nach dem Unterschreiben verworfen.
4. Adresse und Geburtsdatum landen danach im Kundenprofil und sind bei der nächsten Erklärung vorbefüllt.
5. Mit der Unterschrift wird der Inhalt eingefroren: Das Dokument ist ab dann unveränderlich und als PDF gespeichert, inklusive aller Häkchen-Stände.
6. Im Vor-Ort-Modus zeichnest du direkt im Anschluss gegen (Schritt 2), sonst später auf der Detailseite der Erklärung oder im Termin. Jede Erklärung hat in der App eine eigene Detailseite: Status mit Datum und Nummer, Kundenkarte, Motiv und Stelle, Unterschrift mit Herkunft (Kundengerät oder vor Ort), Gegenzeichnung, alle bestätigten Angaben, Doku-Fotos, Verlauf und der Sprung zum Termin. Das PDF öffnet sich direkt in der App, wird auf dem Gerät gespeichert und lässt sich von dort teilen oder sichern.

Die Vorlage konfiguriert nicht nur den Text, sondern auch das Formular der Unterschrift-Seite: welche Felder Pflicht sind (Adresse, Foto von Ausweis oder Pass, Körperstelle, Motiv-Beschreibung, Gesundheitsangaben), ein Mindestalter und die Altersgrenze, unter der die gesetzliche Vertretung mitunterschreibt, sowie eigene Fragen (Freitext oder Ja/Nein) und zusätzliche Einwilligungen als Häkchen. Antworten und Häkchen-Stände stehen im PDF und auf der Detailseite. Im Studio- und Agency-Plan pflegst du unter Einstellungen, Einverständniserklärung eine Studio-Vorlage für alle Artists; der Name des Artists wird beim Erstellen automatisch eingesetzt. Einzelne Artists können unter Profil & Kontext, Einverständnis stattdessen eine eigene Vorlage bekommen, auch direkt in der App. Änderungen an der Vorlage wirken nur auf neue Erklärungen; bereits erstellte bleiben eingefroren. Unter Einstellungen, Einverständnisse (auch im Zahnrad-Menü) siehst du alle Erklärungen des Studios über alle Artists mit Status-Filter, Artist-Filter und Suche; die Detailseite zeigt Unterschriften mit Herkunft, Angaben, Verlauf und PDF, und das Studio kann dort gegenzeichnen. Tippfehler in Motiv, Körperstelle, Ort, Datum, Preis oder Kontaktdaten korrigierst du auch nach der Unterschrift (Detailseite im Web unter Korrektur, in der App über Angaben korrigieren): Jede Änderung wird mit Zeit, Name und altem wie neuem Wert protokolliert, steht im Verlauf und am Ende des PDFs. Unterschriften, Name, Geburtsdatum, Gesundheitsangaben und Häkchen des Kunden bleiben unveränderbar; dafür braucht es eine neue Erklärung.

Der Standardtext ist eine rechtlich geprüfte Vorlage und deckt Einwilligung, Aufklärung, Gesundheit, Motiv und Schreibweise, Volljährigkeit, Haftung, Datenschutz, Foto-Einwilligungen und AGB ab; er liegt in sechs Sprachen vor, und Formular wie PDF folgen der gewählten Sprache. Die Vorlage konfigurierst du pro Artist unter Profil & Kontext, Einverständnis, und auch direkt in der App; die Platzhalter für Artist-Name und Studio/Firma werden beim Erzeugen automatisch ersetzt. Eine Übersicht aller Erklärungen mit Status (offen, unterschrieben, gegengezeichnet, abgelaufen) findet der Artist in seinem Bereich; unterschriebene PDFs lassen sich dort direkt öffnen, auch in der App. Abgelegte PDFs erscheinen zusätzlich beim Kunden unter Dokumente. Wichtig: die Erklärung entsteht nur dort, wo du sie selbst auslöst (Termin in App oder Artist-Ansicht). Sie wird dem Kunden nicht von allein vorab zugeschickt. Willst du das ausdrücklich, aktivierst du bei der Termin-Erinnerung den Schalter "Einverständniserklärung vorab mitschicken"; er ist standardmässig aus.

Beweiswert und Ablage: Jede unterschriebene Erklärung wird mit Zeitstempel, IP-Adresse und Gerät gespeichert und ist danach nicht mehr veränderbar. Sie liegt doppelt ab (strukturiert in der Datenbank plus Unterschriften, Fotos und PDF im verschlüsselten Dateispeicher), wird regelmässig gesichert und bleibt auch dann vollständig erhalten, wenn du den Kunden, den Termin oder den Artist löschst; nur das Löschen des ganzen Studio-Kontos entfernt sie. Genau das steht seit 2026-09-11 als grüner Hinweis oben im Vorlagen-Editor (Web und App), damit klar ist, dass die digitale Erklärung ohne Bedenken den Papier-Zettel ersetzt.

Im Dokumente-Bereich des Artists (Artist-Ansicht im Web) liegen drei Sektionen: Einnahmen, Belege und Einverständnisse; in der App liegen Einnahmen und Ausgaben seit 2026-09-09 im Dashboard, die Einverständnisse haben einen eigenen Tab (Kapitel 24). Sichtbar ist das nur für den Artist selbst; es gibt bewusst keine Admin-Ansicht auf fremde Belege.

Belege (Ausgaben)

Der digitale Schuhkarton mit Autopilot: Foto oder PDF hochladen, die KI liest Händler, Datum, Betrag und Währung aus und schlägt eine Kategorie vor (Material, Miete, Reise und so weiter). In der App gibt es dafür den Beleg-Scanner mit der Kamera. Jeder Beleg wird nach seinem gelesenen Datum ins passende Jahr einsortiert; scannst du einen Beleg aus einem früheren Jahr, wandert er nach dem Einlesen dorthin und die App zeigt einen Hinweis mit Knopf, der direkt ins Zieljahr springt und den Beleg öffnet. Software-Rechnungen aus System-Mails landen automatisch hier (Auto-Erfassung, pro Artist abschaltbar). Für die Steuer exportierst du jedes Jahr als ZIP (alle Beleg-Dateien) plus CSV (die Tabelle dazu).

Einnahmen

Beim Checkout eines Termins (Endpreis und Zahlungsart erfassen) entsteht automatisch eine Zahlungsquittung als PDF. Die Einnahmen-Sektion listet sie nach Monat mit Summen und Jahres-Navigation, ebenfalls mit Export. Zusammen mit den Belegen hat der Artist damit Einnahmen und Ausgaben eines Jahres in zwei Klicks beisammen. Bleibt das Preisfeld beim Checkout leer, obwohl Zahlungen erfasst wurden (z.B. Bar oder Überweisung), wird der Endpreis automatisch aus der Summe der erfassten Zahlungen übernommen, damit Quittung und Einnahmen vollständig bleiben. In der App öffnet ein Tipp auf eine Einnahmen-Zeile direkt den zugehörigen Termin, wo du den Abschluss bearbeiten oder die Quittung öffnen kannst; ein Tipp auf das Datei-Symbol links in der Zeile öffnet die Quittungs-PDF sofort im App-eigenen Viewer, gespeichert auf dem Gerät und von dort teilbar.

Export und Finanzbericht

Der Export in der App fragt zuerst den Zeitraum ab: ganzes Jahr, dieser oder letzter Monat, ein Quartal, oder du stellst über die Von/Bis-Felder einen eigenen Zeitraum auf den Tag genau ein, auch über Jahresgrenzen hinweg. Als Format wählst du das ZIP wie bisher (alle Dateien plus CSV-Tabelle), den Finanzbericht als PDF oder beides zusammen: Einnahmen, Ausgaben und Ergebnis auf einen Blick, aufgeschlüsselt pro Monat und nach Kategorie, inklusive Summen pro Währung. Der Bericht ist bewusst kein amtliches Steuerformular, sondern eine neutrale Aufstellung, die du weltweit deinem Treuhänder oder Steuerberater mitgeben kannst.

Studio-Dashboard

Das Dashboard in der Hauptnavigation zeigt den Umsatz des ganzen Studios oder eines einzelnen Artists (Filter oben, gilt über alle Tabs hinweg). Arbeiten Artists in verschiedenen Währungen, rechnet Taddoo alles in deine Hauptwährung um, mit täglich aktualisiertem EZB-Kurs; die Hauptwährung stellst du in den Einstellungen um. Bei der Sicht über alle Artists nimmt Taddoo die Währung, in der das Studio bisher am meisten abgerechnet hat, sonst die Hauptwährung der meisten Artists. Fehlt einmal ein Tageskurs, wird nichts umgerechnet und die Karten zeigen jede Währung einzeln nebeneinander. Zusätzlich filterst du nach Termintyp (Termin, Walk-in, Besprechung, Touch-up, Privat) und nach Gebucht von (Admin, Artist, Buchungslink): Taddoo merkt sich bei jedem Termin automatisch, über welchen Kanal er eingebucht wurde. So siehst du zum Beispiel für die Agency-Abrechnung nur den Umsatz aus Terminen, die der Artist selbst eingetragen hat. Der Filter wirkt auf alle Kennzahlen und die Termin-Liste. Jeder Termin hat einen Kanal, auch die aus der Zeit vor der Kanal-Erfassung wurden nachgetragen, deshalb ist Alle immer genau die Summe von Admin, Artist und Buchungslink. Zwei Zeitraum-Sichten stehen bewusst nebeneinander: Umsatz, erledigte Termine und Auslastung zählen Termine, die im Zeitraum STATTFINDEN, die Karte Neu eingebucht zählt Termine, die im Zeitraum EINGEBUCHT wurden, deren Termindatum also auch später liegen darf. Beide Zahlen sind richtig und dürfen verschieden sein. Deshalb gibt es zwei Exporte: der Knopf Export für Excel oben rechts liefert die Termine des Zeitraums, der Link auf der Karte Neu eingebucht liefert genau deren Buchungen. Zeitraum, Artist und beide Filter übernimmt jeder Export so, wie er gerade eingestellt ist. Der Export ist eine Excel-Arbeitsmappe mit zwei Blättern. Blatt Termine listet je Termin unter anderem Stunden, erwartete Preisspanne, Endpreis, Differenz zur Schätzung, Anzahlung und die Spalte Abschluss: ausgecheckt, erledigt aber ohne Preis (gelb markiert), offen bestätigt oder offen reserviert. Preise und Stunden sind echte Zahlen, du kannst also direkt filtern und summieren. Blatt Zusammenfassung zeigt Zeitraum und aktive Filter, den Umsatz je Währung mit Durchschnitt, die erwartete Spanne aus den offenen Terminen sowie die Termin-Zählung und die gebuchten Stunden. Umgerechnet wird nichts: jede Währung steht für sich.

Artist-Dashboard

Pro Artist (im Admin unter dem Artist, für den Artist selbst in seinem Bereich, beides zeigt dieselben Zahlen): Tagesplan-Karte (Heute, Morgen, diese Woche, nächste Woche), Umsatz im gewählten Zeitraum, Auslastung (gebuchte gegen verfügbare Stunden aus dem Wochenplan), Top-Kunden, Monatsentwicklung und eine Prognose auf Basis der bereits gebuchten Termine.

Artists mit eigenem Login (vergeben unter Zahnrad, Artists) sehen nach der Anmeldung ihren eigenen Bereich, mobil-optimiert mit Tab-Leiste unten: Kalender, Verfügbarkeit, Kunden, Dashboard und Belege, plus Einstellungen über das Zahnrad.

• Kalender: eigene Termine anlegen, bearbeiten, absagen, inklusive Walk-Ins, Folgeterminen und Checkout (Endpreis, Zahlungsart, Quittung). Anzahlungslinks teilen und Anzahlung erhalten bestätigen geht hier genauso wie in der App.
• Termin anlegen wie in der App: Das Formular kann alles, was die iOS-App kann. Oben rechts sitzt der Umschalter Schnell/Ausführlich: Schnell zeigt nur die Kernfelder (Name mit Kundensuche, Art, Verfügbarkeits-Kalender, freie Zeitfenster, Start/Ende, Motiv, Anzahlung), Ausführlich alle Felder inklusive Terminfarbe, Service, Projekt, Referenzbildern und Sofort-erledigt. Als Termin-Art gibt es neben Walk-In, Termin und Besprechung auch Nachstechen (Touch-up) und Privat (persönlicher Blocker ohne Kunde, siehe Kapitel 12). Unter Buchung wählst du zwischen Datum wählen und Buchungslink: Beim Buchungslink legst du Dauer und Anzahlung fest, bekommst den Link zum Kopieren oder Teilen, und der Kunde wählt selbst einen freien Slot; nach Zahlung bestätigt sich der Termin automatisch. Legst du einen reservierten Termin mit Anzahlung an, bietet das Formular direkt danach an, den Anzahlungslink zu erstellen und zu teilen. Beide Modus-Einstellungen merkt sich der Browser.
• Verfügbarkeit: Wochenplan, Abwesenheiten und Locations selbst pflegen.
• Kunden: die eigene Kundenliste samt Profilen, Notizen und Dokumenten.
• Dashboard: die eigenen Zahlen (Kapitel 22) plus die Karte Offene Projekte: alle Buchungslinks, bei denen der Kunde noch nicht gebucht hat, mit Link kopieren oder teilen und Projekt löschen (entwertet den Link). Die Karte lässt sich über die Kopfzeile ein- und ausklappen; zugeklappt zeigt eine kleine Pille weiter die Anzahl. Die vier Kennzahl-Kacheln (Umsatz, Erwartet, Erledigt, Durchschnitt) lassen sich antippen: Ein Detail-Fenster zeigt die Aufschlüsselung mit Verlauf, Monatsliste, Top-Kunden bzw. Prognose. Der Kopf ist seit 2026-09-11 so kompakt wie im Kalender: der Bereich (Übersicht, Einnahmen, Ausgaben) ist ein Dropdown neben dem Titel, darunter eine Zeile mit Pfeilen und Zeitraum, dem Heute-Symbol mit Tageszahl und der Einheit (Tag, Woche, Monat, Jahr) als Dropdown.
• Belege und Einnahmen: der Dokumente-Bereich (Kapitel 21), inklusive der Einverständnis-Übersicht.
• Marketing: eigene Newsletter-Kampagnen an die eigenen Kunden (Kapitel 15).
• Einstellungen: Profil, Farbschema und Sprache, Stripe-Auszahlungskonto. App-Paket-Konten sehen diese Ansicht nicht: für sie gibt es im Web nur die Abo-Seite (Kapitel 24), alles andere erledigen sie in der App.

Der Posteingang mit den KI-Entwürfen bleibt bewusst beim Booking-Manager; der Artist konzentriert sich auf Termine, Kunden und Zahlen. Im Solo-Plan hast du einfach beides.

Die Artist-App bringt die Artist-Ansicht aufs iPhone und iPad. Der Login ist derselbe wie im Web: Solo-Artists nehmen ihr Taddoo-Konto, Studio- und Agency-Artists die vom Studio vergebenen App-Zugangsdaten. Die wichtigsten Funktionen:

• Kalender: Tages-, 3-Tage-, Wochen-, Monats- und farbcodierte Jahresansicht, seit 2026-09-11 mit kompaktem, feststehendem Kopf wie im Google Kalender: Pfeile und Zeitraum, daneben der Heute-Knopf als kleines Kalender-Symbol mit der heutigen Tageszahl und die Ansicht als Dropdown (die App merkt sich die zuletzt gewählte Ansicht); der Termin-Filter (Alle, Reserviert, Bestätigt, Beratung) ist ebenfalls ein Dropdown. Über Tag, 3 Tagen und Woche liegt ein versteckter Mini-Monat: fest nach unten ziehen auf dem Kopfbereich klappt den ganzen Monat mit farbigen Punkten für Frei, Termin, Abwesend und Nicht verfügbar auf (Guest-Spot-Tage in Blau), ein Tipp auf einen Tag springt dorthin und klappt zu, nach oben ziehen klappt ebenfalls zu; eine dauerhaft sichtbare Wochenzeile gibt es bewusst nicht, das Datum steht schon auf der Karte darunter. In der Wochenansicht öffnet ein Tipp auf den Tageskopf den Tag, Gedrückthalten die Arbeitszeit des Tages. Wischen blättert in jeder Ansicht, auch in Monat und Jahr. Das Stundenraster zeigt den ganzen Tag (00 bis 24 Uhr, Stunden ausserhalb der Arbeitszeit grau), gleichzeitige Termine liegen nebeneinander in schmalen Spalten. Ein Tipp auf einen Termin öffnet eine Karte von unten mit Zeit, Kunde, Art, Status, Preis, Motiv, den Kontaktwegen des Kunden (Anruf, WhatsApp, SMS, E-Mail, Instagram; bei national erfassten Nummern wie 079 ergänzt WhatsApp die Landesvorwahl automatisch) und den Knöpfen Bestätigen (bei Reservierungen), Bearbeiten und Details; Gedrückthalten und Ziehen verschiebt den Termin im Raster, Gedrückthalten am unteren Rand verlängert oder verkürzt ihn (mit Rückfrage und Kunden-Mail wie beim Verschieben). Das Plus öffnet wie bei Google ein Menü aus Pillen mit Icon über dem Knopf (Termin, Walk-in, Beratung, Touch-up, Privater Termin; Abwesenheit und Gast-Standort bleiben beim Flugzeug-Knopf, Schleier antippen schliesst), dasselbe Menü erscheint nach dem Ziehen im Raster; die gewählte Art ist im Formular dann schon gesetzt, der Art-Umschalter erscheint nur noch bei Einstiegen ohne Vorwahl (Projekt, Folgetermin, Warteliste); der private Termin (Blocker ohne Kunde, etwa Zahnarzt oder Training) wird wie im Google Kalender in einer Karte mit Titel, Ganztägig-Schalter, Datum, Beginn und Ende angelegt; darunter wie bei Google Zeilen für Ort, Link, Notiz und Farbe, die erst beim Antippen zum Eingabefeld werden (Ort und Link erscheinen danach in den Termindetails, der Ort öffnet die Karten-App; Anhänge gibt es beim privaten Termin nicht, sie hängen an der Projektakte). Auf Android stehen im Kalenderkopf zusätzlich Pfeile, weil Woche und 3 Tage dort nicht per Überziehen blättern. Gast-Standorte bleiben beim Flugzeug-Knopf und in der Verfügbarkeit. Termin-Blöcke zeigen Zeitspanne und Preis. Neue Termine legst du wie im Google Kalender an (seit 2026-09-11): ein Tipp auf eine freie Zeit setzt einen Entwurf "Neuer Termin" von einer Stunde, den du mit dem Finger verschiebst (in der Woche auch auf einen anderen Tag) und am Griff unten verlängerst; ein Tipp auf den Entwurf oder auf das Plus öffnet das Formular mit genau diesen Zeiten, das X verwirft ihn. Ziehst du das geöffnete Formular nach unten weg, bleibt der Entwurf wie bei Google im Raster stehen und unten erscheint eine kleine Leiste mit Art und Zeit: du kannst den Block noch verschieben oder verlängern und über Öffnen (oder einen Tipp auf den Block) mit den neuen Zeiten weitermachen; beim privaten Termin kommen auch die schon getippten Felder zurück. Das X in der Leiste oder im Formular verwirft den Entwurf. Runterziehen zum Schliessen braucht seit 2026-09-12 in allen Termin-Formularen nur noch einen kurzen Zug (auch auf dem Inhalt, nicht nur am Griff). Gedrückthalten und Ziehen über die Wunschzeit markiert den Bereich (der Start ist die Viertelstunde unter dem Finger) und fragt beim Loslassen sofort, was es werden soll: Termin, Walk-in, Beratung, Privater Termin oder Abwesenheit; dasselbe Menü öffnet auch ein Tipp auf den Entwurf oder auf das Plus. Gast-Standorte siehst du in allen Ansichten in Hellblau: als Hinweis-Chip über dem Kalender in Tag, Woche und Monat (Tipp führt zur Verfügbarkeit), als blaues Band im Wochenkopf, im Monat als beschrifteter Balken über den Tagen jeder Woche (wie ein mehrtägiger Eintrag) und im Jahr als Rahmen um die Tage plus einer Zeile mit Name und Zeitraum unter dem Monat. Monats- und Jahresansicht zeigen die Tage seit 2026-09-11 als abgerundete Kacheln ohne Gitterlinien. Das Stundenraster zoomst du mit zwei Fingern; beim Öffnen von Tag und Woche springt der Kalender direkt zur roten Jetzt-Linie bzw. zum Arbeitsbeginn, und ein roter Jetzt-Knopf holt dich zurück zur aktuellen Uhrzeit, wenn du weggescrollt bist. Über die Filterleiste (Alle, Reserviert, Bestätigt, Beratung) blendest du Termin-Arten ein und aus, wie im Web. Unter Monats- und Jahresansicht steht eine kurze Legende der Tagesfarben (frei, Termin, abwesend, Gast-Standort); der Knopf Farben daneben öffnet die vollständige Erklärung mit nicht verfügbar, den Chip-Farben der Termin-Arten aus deinen Einstellungen, Hellgrün für erledigt und Grau für belegte Zeiten aus externen Kalendern. Im Termin-Detail öffnet ein Tipp auf ein Referenzbild die Vollbild-Ansicht: dort wischst du zwischen den Bildern und speicherst das aktuelle Bild über das Download-Symbol (System-Teilen-Menü, etwa Bild sichern oder AirDrop); jedes Vorschaubild hat den kleinen Download-Knopf auch direkt oben rechts. Über Alle herunterladen im Kopf des Referenzbilder-Blocks bekommst du alle Bilder gesammelt als ZIP-Datei. Im Kopf des Termin-Details zeigen Chips sofort den Termintyp (Tattoo-Termin, Touch-up, Beratung, Walk-In) und, falls gebucht, das Service-Paket.
• Kalender beidseitig gespiegelt: Taddoo-Termine erscheinen über das Kalender-Abo in Google/Apple, und umgekehrt bindest du unter Verfügbarkeit bis zu 3 private Google/Apple-Kalender per iCal-Adresse ein: private Termine erscheinen als graue Belegt-Blöcke im Kalender und der Buchungslink bietet diese Zeiten nicht mehr an (Aktualisierung ca. alle 15 Minuten, Termine bis 400 Tage im Voraus). Wo die iCal-Adresse steht, zeigt die App unter „Wo finde ich die Adresse?“ Schritt für Schritt für Google und Apple, mit Sprung in die Google-Einstellungen; ein versehentlich eingefügter Anzeige-Link (öffentliche URL, Einbettungscode) wird erkannt und erklärt. Der Name des Kalenders (zum Beispiel „Noa Walser“) wird beim ersten Abgleich automatisch übernommen (seit 2026-09-14). Die Titel deiner privaten Termine siehst nur du; das Studio sieht höchstens, dass du belegt bist.
• Termin anlegen, schnell oder ausführlich: oben rechts im Formular sitzt ein Umschalter. Schnell zeigt nur die Kernfelder: Name mit Kundensuche, Art, den Verfügbarkeits-Kalender mit Farbpunkten, freie Zeitfenster, Start/Ende, Motiv und Anzahlung. Ausführlich zeigt alle Felder. Die App merkt sich den zuletzt genutzten Modus. Die Vorauswahl zwischen Datum wählen und Buchungslink merkt sie sich bei App-Konten ebenfalls; bei Agency, Studio und Solo kommt sie aus dem Terminmodus des Artists im Web, umschalten gilt dann nur für diesen Termin. Welche Felder die Schnell-Version zeigt, stellst du in den App-Einstellungen ein; alles Weitere (Referenzbilder, Beschreibung, Kontaktdaten) ergänzt du bei Bedarf später im Termin.
• Kurz-Tutorials: Nach dem allerersten Login zeigt die App einmalig ein kurzes, automatisch durchlaufendes Tutorial mit dem wichtigsten Ablauf: Termin im Schnell-Modus anlegen, Anzahlung vermerken (per Buchungslink automatisch, bar oder Twint per Anzahlung erhalten), nach dem Termin auschecken, Quittung und Buchhaltung entstehen automatisch. Unter Einstellungen > Tutorials gibt es weitere Kurz-Tutorials (Kalender verbinden, Link in Bio, Buchungslink, Tap to Pay, Einverständnis per QR, Belege & Ausgaben); dort lässt sich auch das Haupt-Tutorial jederzeit erneut abspielen. Der Setup-Assistent auf dem Dashboard konzentriert sich auf fünf Kernschritte: Arbeitszeiten, ersten Termin anlegen, Link in Bio einrichten (der Schritt führt in den Flash-Tab, wo die Karte Link in Bio pulsiert und im Editor der Knopf Seite mit dem Schalter Seite öffentlich; erledigt, sobald die Seite online ist), Kalender mit Google/Apple spiegeln und Auszahlungen einrichten.
• Checkout am Stuhl: Termin abschliessen mit Endpreis und Zahlungsart, Quittungs-PDF entsteht automatisch. Nach dem Abschluss fragt die App, ob du dem Kunden die Quittung schicken willst: sie geht als echte PDF-Datei über das System-Teilen-Menü raus (Mail, WhatsApp, AirDrop usw.). Auch später jederzeit über den kleinen Teilen-Knopf oben rechts im Endpreis-Block des erledigten Termins. Lässt du das Preisfeld leer und trägst nur die Zahlungen ein (Anzahlung plus Bar, Bank oder Karte), füllt die App den Endpreis automatisch mit der Summe der Zahlungen; ein selbst eingetippter Preis wird nie überschrieben. Mit Endpreis muss die Summe der Zahlungen genau dem Endpreis entsprechen, sonst lässt sich der Termin nicht abschliessen (die App nennt den fehlenden oder überschüssigen Betrag). Neben Tap to Pay, Bar und Bank stehen deine eigenen Zahlungsmittel zur Auswahl (z.B. Twint, Gutschein); sie funktionieren genau wie Bar oder Bank, nur mit eigenem Namen, und erscheinen so auf Quittung, im Termin-Detail und in den Einnahmen. Wird ein Termin nur mit einem eigenen Zahlungsmittel bezahlt, speichert der Checkout dessen Namen als Zahlungsart (nicht Gemischt), und Quittung, Termin-Detail und Einnahmen zeigen genau dieses Label; feste Namen wie Bar, Bank oder Karte sind für eigene Zahlungsmittel deshalb nicht erlaubt. Angelegt werden sie unter Einstellungen, Zahlungen, Eigene Zahlungsmittel (bis zu acht). Nur bei Tap to Pay läuft die Zahlung wirklich über die Karte.
• Anzahlungslink: am reservierten Termin erzeugen und direkt per WhatsApp oder Instagram teilen; nach Zahlung bestätigt sich der Termin von selbst. Bar oder Twint bestätigst du mit Anzahlung erhalten. Bei Anzahlung erhalten wählst du die Zahlungsart (Bar, Überweisung, Twint, Andere), sie landet in der Buchhaltung.
• Termin bearbeiten: Über Bestehenden Kunden verknüpfen hängst du einen Termin, den du ohne Kundendaten angelegt hast, an einen vorhandenen CRM-Kunden; der leere Platzhalter-Kunde verschwindet dabei. Auch eine eingetippte E-Mail, die schon einem Kunden gehört, führt den Termin mit diesem Kunden zusammen statt einen zweiten anzulegen. Walk-ins bekommen beim Anlegen ein Feld Preis (vereinbart); die Anzahlung bleibt optional.
• Buchungslink: persönlicher Link pro Kunde (Kapitel 10): Dauer, Anzahlung und Standort festlegen und den Link per DM, WhatsApp oder E-Mail schicken. Der Kunde wählt den Termin selbst; neue Buchungen erscheinen als offene Projekte und lassen sich sofort bearbeiten. Beratungs-Links gehen auch ohne Anzahlung (Termin wird direkt bestätigt), Nachstech-Links sind immer gratis, Walk-Ins haben keinen Buchungslink.
• Flash (seit 2026-09-09): eigener Tab für fertige Motive. Pro Flash lädst du bis zu 8 Bilder hoch (das erste ist das Cover, per Stern änderbar), legst eine oder mehrere Grössen fest, jede mit eigenem Preis, Dauer (15-Minuten-Schritte) und optional eigener Anzahlung, wählst die Körperstellen aus einer Liste (plus Freitext) und entscheidest, ob das Motiv einmalig ist (Standard: nach der ersten bestätigten Buchung vergeben) oder wiederholbar bleibt. Veröffentlicht wird ein Flash erst mit mindestens einem Bild und einer Grösse. Über das Raster filterst du nach Alle, Verfügbar, Vergeben und Entwürfe; ein vergebenes Flash lässt sich über Wieder anbieten erneut freigeben, bei Storno oder Löschen des Termins wird es automatisch wieder frei. Ein vergebenes Flash lässt sich auch löschen: der Termin behält Titel, Notizen und Referenzbilder, nur der Sprung in den Editor fällt weg (solange eine Buchung noch läuft, ist Löschen gesperrt). Ob vergebene Flashs auf der öffentlichen Seite mit dem Hinweis "Vergeben" stehen bleiben oder verschwinden, entscheidet der Schalter "Vergebene Flashs zeigen" im Bereich Seite. Details zur öffentlichen Seite und zur Buchung stehen unten unter Flash-Seite.
• Kunden: Kundenliste mit Profilen, Notizen und CSV-Import. In Studio-Konten sieht jeder Artist nur die eigenen Kunden: Kunden mit Termin bei ihm, ihm zugeordnete Kunden und Kunden mit einer Anfrage in seiner Inbox. Über der Liste filtern Chips nach Terminstand: Alle, Erledigt (mindestens ein abgeschlossener Termin), Geplant (Termine, aber noch keiner erledigt) oder Kein Termin; die Suche wirkt zusätzlich innerhalb des Filters. Jede Zeile nennt den nächsten Termin, wenn einer bevorsteht, sonst den letzten.
• Automatische Termin-Erinnerung (App-Paket): standardmässig aus, du schaltest sie bewusst ein. Danach bekommen Kunden mit hinterlegter E-Mail vor dem bestätigten Termin automatisch eine Erinnerung mit Datum, Uhrzeit und Ort, versendet in deinem Namen (Vorlaufzeit frei wählbar von 1 bis 336 Stunden, Schnellwahl 24/48/72, Standard 48). Kunden, die nur mit Instagram oder Telefon gespeichert sind, werden übersprungen. Direkt darunter sitzt der eigene Schalter "Einverständniserklärung vorab mitschicken", ebenfalls standardmässig aus. Der zweite Schalter braucht den ersten: schaltest du die Erinnerung aus, geht er mit aus, und nach dem Wiedereinschalten steht er wieder auf Aus. Beide bedienst du unter Einstellungen, Benachrichtigungen und direkt in der Kundenliste (Menü oben rechts, Kunden); über "Ansehen" daneben siehst du vorher als Vorschau, wie die Erinnerungs-Mail beim Kunden ankommt, beim zweiten Schalter mit dem Link zur Einverständniserklärung; das Termin-Detail zeigt pro Termin, ob die Erinnerung geplant ist, gesendet wurde oder mangels Kunden-E-Mail nicht möglich ist.
• Belege: der Beleg-Scanner mit Kamera und automatischer Erkennung (Kapitel 21). Einnahmen und Ausgaben liegen seit 2026-09-09 im Dashboard (Bereiche Übersicht, Einnahmen, Ausgaben; der Export-Knopf oben fragt, was exportiert wird).
• Einverständnis: eigener Tab (seit 2026-09-09) mit Erklärung in drei Schritten, Kennzahlen, Filter (Alle, Offen, Unterschrieben), Suche nach Kundenname, Unterzeichner oder Nummer (EV-...) und Vorlagen-Editor: Erklärung am Termin erzeugen, Kunde scannt den QR-Code und unterschreibt am eigenen Handy. Über den Download-Knopf oben exportierst du alle unterschriebenen Erklärungen oder einen Zeitraum (nach Termindatum) als ZIP: ein PDF pro Erklärung plus eine Übersicht als CSV (Kapitel 20).
• Push-Benachrichtigungen: Termin-Erinnerung, neue Buchung, Link abgelaufen (ein Buchungs- oder Anzahlungslink ist abgelaufen und wurde nicht gebucht; ein Tap führt zum Projekt bzw. zum freigegebenen Termin), Checkout-Erinnerung (15 Minuten nach Terminende, falls der Termin noch nicht ausgecheckt ist; ein Tap öffnet den Termin), Tagesübersicht am Morgen und gelegentliche Funktions-Tipps (kommen nur, wenn du die App länger nicht benutzt hast, und werden mit der Zeit seltener; wer die App kaum nutzt, wird etwas öfter erinnert, wer sie regelmässig nutzt, bekommt gar keine Tipps mehr). Jeder Typ ist in den App-Einstellungen einzeln abschaltbar.
• Good Vibes: ab und zu ein Motivations-Spruch, ein Umsatz-Highlight aus deinen echten Zahlen (Monatsumsatz, Auslastung, Wochen-Recap, neue Kunden) oder ein Meilenstein wie der 100. Termin oder ein Rekord-Monat. Maximal einmal pro Woche, nur tagsüber, und Zahlen kommen nur, wenn sie gut aussehen. In den App-Einstellungen unter Good Vibes abschaltbar.
• Einstellungen: aufgebaut wie die iPhone-Einstellungen: oben ein Suchfeld, das jede Einstellung findet (auch über Wörter aus der Beschreibung), darunter das Profil und die Bereiche Benachrichtigungen, Kalender & Termine (mit der Verfügbarkeit: Wochenplan, Abwesenheiten, Standorte, Kalender-Feed), Zahlungen, Buchungs- & Anzahlungslinks, Darstellung & Sprache, KI verbinden sowie Konto & Sicherheit. Ein Suchtreffer springt direkt zur passenden Karte auf der Unterseite; der Setup-Assistent lässt sich hier jederzeit wieder einblenden. Im App-Paket (Solo) lässt sich im Profil ausserdem der Studio-Name bearbeiten; er erscheint auf den Quittungen, sofern unter Quittungs-Angaben kein eigener Geschäftsname hinterlegt ist. Studio-Konten mit mehreren Artists sehen den Studio-Namen nur zur Info, da er allen gemeinsam gehört. Ebenfalls im Profil: dein Instagram-Name (optional, seit 2026-09-13; ohne @, wird nirgends veröffentlicht, leer lassen löscht ihn) und die Grösseneinheit für Tattoo-Grössen (Zentimeter, Zoll oder Automatisch nach der Währung deines Heimstudios). Sie gilt in App und Web für alle Grössenfelder, Anzeigen, Projekt-Zusammenfassungen und Mail-Entwürfe; bestehende Werte werden umgerechnet. Die Zeitzone wählst du aus einer Liste nach Stadt oder Land (mit Suche), jede Zone zeigt ihre aktuelle Uhrzeit und den UTC-Versatz; die Zeitzone deines Geräts steht als Schnellwahl oben.

Die App gibt es auch als eigenständiges App-Paket ohne Mail-Automatik, für alle, die nur Kalender, Buchungslinks, Anzahlungen und Belege wollen. Details auf der App-Seite.

Artist-Seite (seit 2026-09-10)

Über der Flash-Seite liegt jetzt deine Artist-Seite unter taddoo.com/@deinname, der Link für die Instagram-Bio (der Flash-Link taddoo.com/flash/deinname funktioniert weiter und führt oben zurück zur Seite). Sie zeigt im Skin deiner Flash-Seite Profilbild, Name, Ort und Instagram, oben rechts Teilen und einen QR-Code zum Abfotografieren, einen grossen Knopf "Tattoo buchen" (öffnet eine Auswahl: "Custom Tattoo anfragen" führt ins Anfrageformular, "Flash aussuchen" zu deinen verfügbaren Flashs; gibt es nur einen Weg, führt der Knopf direkt dorthin; ist das Formular ausgeschaltet, geht es in deine Instagram-Direktnachricht) und darunter Links als Knopfliste, die du im Flash-Tab über "Link in Bio", Bereich "Links", zusammenstellst: Textseiten (Booking Info, Aftercare, FAQ und Regeln kommen als Vorlagen in deiner Sprache, Text mit Absätzen, Listen und fett), externe Links (Portfolio, Shop), Verfügbarkeit (automatisch aus deinem Kalender: Books offen, geschlossen oder Warteliste mit deinem Hinweis, die nächsten freien Tage, Gast-Standorte im Buchungszeitraum, Abwesenheiten), Flash (Knopf "Flash" zu deinem Raster, seit 2026-09-12 ohne Zähler; er bleibt auch dann stehen, wenn der Hauptknopf Flash mit anbietet, Formular-Links dagegen erscheinen nicht doppelt) und Social-Icons (Instagram, TikTok, WhatsApp, E-Mail, Telefon). "Startbausteine anlegen" füllt die Liste einmal mit allem; Reihenfolge per Pfeile, jeder Link einzeln ein- oder ausschaltbar, Klicks werden pro Link gezählt. Neu in der Optik: die Füllung der Knöpfe (Kontrast, Akzent, Umriss, Karte), im Kopf das Feld Ort. Seit 2026-09-12 zusätzlich Knopf-Farben: unter "Optik" wählst du eine Farbvorlage (Einfarbig, Regenbogen, Pastell, Sonnenuntergang, Ozean, Wald, Akzent-Töne), die die Knöpfe der Reihe nach einfärbt; in der Karte eines einzelnen Knopfs gibst du ihm eine eigene Farbe (Schnellwahl oder Farbrad, "Wie Seite" nimmt sie zurück), die vor der Vorlage gilt. Die Textfarbe passt sich der Helligkeit automatisch an, der Hauptknopf "Tattoo buchen" bleibt in der Akzentfarbe. Die Vorschau im Screen zeigt jetzt die Artist-Seite. Jede Link-Seite (Anfrageformular, Textseite, Flash, Verfügbarkeit, Warteliste) sieht standardmässig aus wie deine Hauptseite; im Link-Editor öffnest du über "Design dieser Seite" ein eigenes Design nur für diese Seite (gleiche Skins, Farben, Schriften, eigenes Hintergrundbild, mit Live-Vorschau) und kommst mit "Zurück auf Standard" jederzeit zur Hauptseite zurück. In der Link-Liste steht unter jedem Link mit eigener Seite seine Adresse; ein Tipp darauf oder auf das Kopieren-Symbol kopiert sie.

Link in Bio als Canvas-Editor (seit 2026-09-11)

Der Screen "Link in Bio" in der App zeigt deine Seite jetzt in voller Höhe und du bearbeitest direkt darauf, statt in zwei Bereichen "Seite" und "Links" mit Formularen zu blättern. Ein Tipp auf Profilbild, Titelbild, Namen, Ort, Text oder Instagram öffnet die Karte "Kopf der Seite" mit genau diesem Feld im Fokus; leere Felder stehen gesammelt als Chips "+ Ort", "+ Text", "+ Instagram" unter dem Kopf der Seite. Ein Tipp auf einen Knopf öffnet die Link-Karte: Adresse zum Kopieren, Klicks, Pfeile für die Reihenfolge, Schalter Sichtbar und "Bearbeiten" für den Link-Editor. Ausgeschaltete Links siehst du gedimmt mit "Ausgeblendet", ebenso Knöpfe, die Kunden noch nicht sehen (Flash ohne veröffentlichtes Motiv, Warteliste ohne offene Liste, Social ohne Kanal); die Karte sagt dir warum. Ganz unten steht "+ Link hinzufügen", oben rechts das Plus und ein Knopf zum Neuladen der Vorschau. Ein Tipp auf den Hauptknopf "Tattoo buchen" öffnet eine Karte, die erklärt, dass er automatisch aus Anfrageformular und Flashs entsteht, mit Sprung zu beiden. Der Hinweis "Tippe auf Bild, Text oder einen Knopf" erscheint nur bei den ersten drei Öffnungen. Auf dem Handy füllt die Seite die volle Breite, auf dem iPad steht sie als Rahmen in der Mitte. Die Leiste unten bündelt alles, was die ganze Seite betrifft: "Seite" (Seite öffentlich, Bio-Link mit Kopieren, Teilen, Ansehen, Link-Name ändern), "Optik" (Skins, Akzent- und Hintergrundfarbe, Schrift, Feinheiten; die Karte lässt den Kopf der Seite sichtbar, damit du Farben live siehst) und "Books" (offen oder geschlossen, Hinweistext, Wartelisten). Sobald du in einer Karte etwas geändert hast, wird aus "Fertig" oben rechts in der Karte "Speichern" (speichert und schliesst); daneben bleibt Speichern der Knopf rechts in der Leiste. Beides lässt den Editor offen; das X oben links schliesst, bei ungespeicherten Änderungen mit Rückfrage. Sichtbarkeit und Reihenfolge greifen wie bisher sofort, Texte, Optik und Books mit Speichern.

Sprache der Seite (seit 2026-09-12)

Deine Seite erscheint in der Sprache des Kunden: Standard ist die Sprache seines Browsers, über den Globus oben rechts (neben Teilen und QR-Code) wählt er selbst eine der 26 Seitensprachen; die Wahl merkt sich sein Browser für ein Jahr und gilt für alle Unterseiten (Formular, Textseiten, Verfügbarkeit, Flash). Neu werden dabei auch deine eigenen Texte übersetzt, nicht nur Knöpfe und Hinweise der Seite: Überschrift und Text im Kopf, Books-Hinweis, die Titel deiner Links, Textseiten wie Booking Info, Aftercare und FAQ sowie Begrüssung, Fragen, Hilfetexte und Antwortmöglichkeiten im Anfrageformular. Die Übersetzung entsteht automatisch beim ersten Aufruf in einer Sprache und wird gespeichert; änderst du einen Text, wird er neu übersetzt. Namen, @-Handles, Adressen, Links, Preise und Platzhalter bleiben unverändert, Absätze, Listen und Fettdruck bleiben erhalten. Kunden in deiner eigenen Sprache sehen weiter deine Originaltexte; in der Vorschau und im Editor der App siehst du immer, was du geschrieben hast. Antworten der Kunden (Anfragen, Wartelisten) kommen unverändert in der Sprache an, in der sie geschrieben wurden.

Wartelisten (seit 2026-09-10)

Books sind auf deiner Seite offen oder geschlossen (Bereich Links, oben). Unabhängig davon führst du pro Standort eine Warteliste: Heimstudio und jeder Gast-Standort haben eine eigene, jede einzeln ein- oder ausschaltbar, mit Schalter "Projektwunsch erlauben" und einem Text für Kunden (Link in Bio > Links > Wartelisten). Kunden tragen sich unter taddoo.com/@deinname/warteliste ein (Link "Warteliste" und Knöpfe auf der Verfügbarkeits-Seite, jeweils nur, wenn eine Liste offen ist; die Heimstudio-Liste zählt seit 2026-09-12 nur bei geschlossenen Books, weil der Kunde bei offenen Books direkt bucht, Gast-Standorte und eigene Listen zählen immer): die Angaben, die du pro Liste festlegst (Name, E-Mail, Telefon, Instagram, je Pflicht, optional oder aus; mindestens ein Kontaktweg ist Pflicht), optional Motiv, Körperstelle, Grösse und bis zu vier Referenzbilder. Jeder Eintrag ist zugleich ein Projekt mit Kunde und Standort, mit Wunsch auch mit Bildern als Referenzen. Du bekommst einen Push, siehst die Einträge pro Liste in der App (Filter Wartend, Kontaktiert, Gebucht), erreichst den Kunden mit einem Tipp über einen seiner Kanäle, markierst ihn als kontaktiert, öffnest das Projekt, schickst ihm einen Buchungslink (hängt am Projekt, Kunde und Standort vorbelegt; mit der Buchung steht der Eintrag automatisch auf gebucht) oder entfernst ihn. Eigene Wartelisten (seit 2026-09-12): unter den Standort-Listen legst du über "Eigene Warteliste" Listen mit eigenem Titel und optionalem Hinweis an, die noch an keinem Gast-Standort hängen, etwa "NYC" oder "2027", um Interessenten zu sammeln, bevor du den Guest Spot buchst. Sie funktionieren wie die anderen Listen (ein/aus, Projektwunsch, Pflichtangaben, Text, Einträge, Push) und stehen auf deiner Seite unter dem Titel; auf der Verfügbarkeits-Seite unter "Weitere Wartelisten". Über das Drei-Punkte-Menü der Karte bearbeitest du Titel und Hinweis, löschst die Liste (Rückfrage; die Einträge verschwinden, die Projekte der Kunden bleiben) oder verknüpfst sie mit einem Gast-Standort aus dem Kalender: die Liste wird dann zur Warteliste dieses Standorts, alle Einträge und ihre Projekte wandern mit (steht ein Kunde auf beiden Listen, bleibt der Eintrag mit dem weiter fortgeschrittenen Status, sein doppeltes Projekt wird abgelehnt, sofern es keinen Termin hat). Umgekehrt gilt: löschst du einen Gast-Standort im Kalender, dessen Warteliste noch Einträge hat, wird diese Liste zur eigenen Liste mit dem Standortnamen als Titel, statt mit dem Standort zu verschwinden. Ausserdem: sobald du dein erstes Flash veröffentlichst, erscheint der Link "Flash" automatisch auf deiner Seite; ausblenden oder löschen geht jederzeit, er kommt dann nicht wieder. Die Hilfe im Flash-Tab hat zwei Einträge: So funktioniert deine Seite, So funktioniert Flash.

Anfragen (seit 2026-09-11)

Kunden fragen ein Custom Tattoo direkt über deine Seite an, unter taddoo.com/@deinname/anfrage (Formular "Tattoo anfragen"; einschalten unter Link in Bio > Links > Karte "Anfragen", Schalter "Tattoo anfragen (Formular)"). Der Kunde beschreibt seine Idee, nennt Körperstelle und Grösse (die Körperstelle wählt er aus deiner Liste oder tippt über "Andere Stelle" selbst eine ein; welche Stellen zur Auswahl stehen, legst du seit 2026-09-12 in der App beim Bearbeiten der Frage Körperstelle fest, eigene Stellen inklusive), hängt bis zu sechs Referenzbilder an, wählt einen Wunschtag im Kalender deiner freien Tage (derselbe Monatskalender wie auf der Verfügbarkeits-Seite; nur freie Tage lassen sich antippen, ist im Buchungs-Horizont nichts frei, gibt es ein einfaches Datumsfeld) und den Standort (Heimstudio oder ein Gast-Standort) und hinterlässt seine Kontaktdaten: Name und E-Mail immer, Telefon, Instagram und Geburtsdatum je nachdem, was du bei den Pflichtangaben festgelegt hast, dazu deine eigenen Fragen. Jede Anfrage landet sofort als Projekt in der App (Push "Neue Anfrage"), ohne Buchungslink; eine Bestätigungs-Mail an den Kunden gibt es nicht, die Erfolgsseite reicht. Im Projekt legst du Preis, Dauer und Anzahlung fest, siehst die Kontaktdaten als Chips (E-Mail, Instagram, WhatsApp, SMS, Anruf) und entscheidest selbst, wie du den Kunden ansprichst. Das Projekt einer Anfrage ist nach Arbeitsweg sortiert: oben die Kontakt-Chips, dann was der Kunde will (Motiv, Körperstelle, Grösse, Bilder, eigene Fragen), dann die Karte "Dein Angebot" (Preis, Art, Dauer, Anzahlung) mit den beiden Knöpfen darunter, die Kundenfelder (Name, E-Mail, Telefon, Instagram) erst am Ende. Zwei Knöpfe führen weiter: "Buchungslink senden" erzeugt den Link für genau diese Anfrage, "Termin eintragen" öffnet den Termin-Dialog mit dem Wunschtag vorbelegt; der Termin hängt an der Anfrage. Danach ist die Anfrage keine Anfrage mehr, sondern ein normales Projekt oder ein Termin. In der App hat "Anfragen und Projekte" seit 2026-09-11 einen eigenen Tab "Anfragen" (dritter Platz in der Leiste; vorher eine Karte unter dem Kalender und im Dashboard, beide weg). Der Kunden-Tab ist dafür ins Hauptmenü gewandert: der Menü-Knopf oben rechts (statt Zahnrad) öffnet Kunden und Einstellungen; auf dem iPad stehen Kunden in der Seitenleiste. Der Tab hat drei Abschnitte: Neue Anfragen, Reservierte Termine (kommende Termine ohne Anzahlung, etwa ein Flash oder ein Buchungslink ohne Online-Anzahlung; antippen öffnet das Termin-Detail, dort gibt es jetzt den Knopf "Termin bestätigen" neben Anzahlungs-Link und "Anzahlung erhalten") und Buchungslinks; jeden Abschnitt klappst du über seine Kopfzeile ein und aus (der Zähler bleibt sichtbar, die App merkt sich den Zustand); oben rechts legst du direkt einen neuen Buchungslink an. Anfragen stehen zuoberst mit "Neu · Anfrage", Wunschtag und Bildanzahl. Wartelisten-Einträge sind ebenfalls Projekte ohne Link und funktionieren gleich. Die Verfügbarkeits-Seite (taddoo.com/@deinname/verfuegbarkeit) zeigt freie Tage jetzt als Monatskalender wie beim Buchungslink statt als Liste; mit dem Schalter "Freie Tage im Kalender antippbar" (nur mit Formular) tippt der Kunde einen freien Tag an und landet im Formular mit diesem Tag als Wunschtag. Der Knopf "Verfügbarkeit" auf der Hauptseite zeigt den Books-Status nicht mehr, der steht auf der Verfügbarkeits-Seite selbst. Der Hauptknopf "Tattoo buchen" oben auf der Seite öffnet eine Auswahl mit "Custom Tattoo anfragen" und "Flash aussuchen" (nur mit verfügbaren Flash-Designs); ist das Formular aus, führt er in deine Instagram-Direktnachricht, gibt es nur einen Weg, direkt dorthin. Formular- und Flash-Knöpfe, die im Hauptknopf stecken, stehen seit 2026-09-12 nicht nochmals als eigener Knopf in der Liste (im Editor bleiben sie antippbar, mit dem Hinweis "Im Knopf Tattoo buchen"). Lädst du ein Titelbild hoch, stellt sich der Kopf der Seite automatisch auf "Cover", sonst wäre das Bild unsichtbar.

Flash-Seite (seit 2026-09-09)

Jeder Artist hat eine öffentliche Flash-Seite unter taddoo.com/flash/deinname. Sie ist der Knopf "Flash" auf deiner Artist-Seite (Link in Bio, Absatz oben): In die Instagram-Bio gehört der Seiten-Link taddoo.com/@deinname, der direkte Flash-Link eignet sich für Stories und Ads; jedes Flash hat zusätzlich einen eigenen Link mit dem Motiv als Vorschaubild für Stories. Eingerichtet wird sie über das Paletten-Symbol im Flash-Tab, Eintrag "Flash-Seite" (auch aus dem Link "Flash" im Link in Bio und unter Einstellungen > Buchungs- & Anzahlungslinks > Flash-Seite): Darstellung (Raster, vergebene Flashs zeigen), Anzahlung, Angaben des Kunden, eigene Felder, Hinweistext. Link-Name, Kopf und Optik gehören zum Link in Bio (Absatz oben). Dazu gehören: Link-Name (wird live auf Verfügbarkeit geprüft; ist er vergeben, sagt die App das sofort und speichert nicht, neue Seiten bekommen automatisch einen freien Vorschlag wie name-2), Profilbild und Titelbild, Überschrift, Text und Instagram (auf der Seite steht dein Name klein neben dem Profilbild, darunter gross die Überschrift oder, wenn keine gesetzt ist, der Text), die Optik als Skin: zehn Startpunkte (Klar, Bold, Foto, Studio, Ticket, Gothic, Ink, Papier, Pastell, Neon), danach alles frei: neun Schriften (System, Grotesk, Serif, Black, Mono, Gothic, Handschrift, Condensed, Display), Hintergrundfarbe aus Farbfeldern, per Farbwähler (alle Farben) oder als Hex-Wert, Muster (Punkte, Raster, Körnung, Papier, Streifen), ein eigenes Hintergrundbild mit Deckkraft, Akzentfarbe genauso frei, runde oder eckige Ecken, Raster, Masonry oder grosse Kacheln, Kopf mit Profilbild, Titelbild oder nur Text; Textfarben ergeben sich aus dem Hintergrund, damit alles lesbar bleibt. Eine Live-Vorschau oben im Screen zeigt die echte Seite mit jeder Änderung sofort, die Pflichtangaben der Kunden (Name und E-Mail immer; Telefon, Instagram, Geburtsdatum und Bemerkung jeweils Pflicht, optional oder ausgeblendet; dazu bis zu fünf eigene Fragen wie "Allergien" oder "Wie hast du mich gefunden?", jeweils Pflicht oder optional, die Antworten stehen im Projekt und in den Termin-Notizen), die Anzahlung (keine, fester Betrag oder Prozent des Preises, gilt für alle Flashs, ausser eine Grösse hat eine eigene; eine Online-Anzahlung setzt eingerichtete Auszahlungen voraus, Kapitel 25), die Standardwährung und ein Hinweistext, der vor dem Buchen erscheint. Der Schalter "Seite öffentlich" greift sofort, ohne Speichern; solange die Seite aus ist, zeigt der Link nichts und im Tab steht ein Hinweis; der Link-Knopf im Tab kopiert oder teilt die Adresse.

Der Kunde sieht auf der Seite alle veröffentlichten Flashs in der Sprache seines Browsers (Preis und Hinweise wie "Nur einmal" stehen unter dem Bild, nichts verdeckt das Motiv; über einen Umschalter über dem Raster wechselt er zwischen zwei Spalten und einer Spalte mit dem Bild in voller Grösse, die Wahl merkt sich sein Browser), wählt Motiv, Grösse (in deiner Grösseneinheit, Zentimeter oder Zoll) und Körperstelle, bei Gast-Standorten im Buchungszeitraum zuerst den Ort (Heimstudio oder Gast-Standort mit Datum und Adresse), dann einen freien Termin aus deinem Kalender (die Dauer der Grösse bestimmt die Zeitfenster; Tage im Monatskalender wie beim Buchungslink; Wochenplan, Abwesenheiten, Randzeiten-Strategie, Puffer und Vorlauf gelten wie beim Buchungslink, Uhrzeiten in der Zeitzone des Ortes; der gewählte Slot ist 15 Minuten für ihn reserviert), macht seine Angaben und zahlt bei Anzahlung über Stripe; solange etwas fehlt (etwa die Körperstelle oder ein Pflichtfeld), bleibt der Buchen-Knopf aus und darunter steht, was noch fehlt. Bei der Anzahlung gelten dieselben Gebühren und dieselbe Einstellung "Kunde trägt die Kartengebühr" wie beim Buchungs- und Anzahlungslink (Kapitel 25). Das Ergebnis ist ein ganz normaler Termin im Kalender, mit den Flash-Bildern als Referenzbilder, Grösse, Preis, Dauer, Körperstelle und Standort im Projekt (Bestätigungsmail und Kalender-Eintrag nennen die Adresse des gewählten Ortes); im Termin-Detail zeigt eine Kachel das Motiv mit Sprung in den Editor. Anzahlung ist der Standard (neue Seiten übernehmen deinen Anzahlungs-Standard aus Profil & Kontext, sonst 30 Prozent): mit Online-Anzahlung entsteht der Termin nach der Zahlung bestätigt. Ohne Online-Anzahlung (auf "keine" gestellt oder Stripe nicht verbunden) landet der Termin als reserviert im Kalender: du meldest dich beim Kunden, holst die Anzahlung selbst und bestätigst den Termin; erst dann gilt ein einmaliges Flash als vergeben. Der Kunde bekommt in beiden Fällen die Mail mit Kalender-Eintrag, du einen Push. Ein einmaliges Flash ist während der offenen Zahlung oder bis zu deiner Bestätigung reserviert und danach vergeben; bricht der Kunde ab oder wird der Termin storniert, wird es automatisch wieder frei. Auf der Detailseite kann der Kunde ein Flash teilen (Teilen-Menü des Handys, am Computer wird der Link kopiert). In der App siehst du auf jeder Flash-Karte und im Editor mit Auge und Teilen-Pfeil, wie oft Kunden das Flash angeschaut (Aufruf der Detailseite, pro Gerät und Tag einmal, deine eigene Vorschau zählt nicht) und geteilt haben. Hält gerade jemand eine Uhrzeit für ein einmaliges Flash, sehen andere Kunden im Raster "Gerade in Buchung" und auf der Detailseite einen Hinweis; buchen dürfen sie trotzdem, wer zuerst abschliesst, bekommt es. Die Flash-Seite ist in allen Plänen enthalten.

Konto und Gratis-Test (App-Paket)

Erster Start in der App (seit 2026-09-09, vier Schritte seit 2026-09-14): Wer die App lädt und noch kein Konto hat, wird in vier kurzen Schritten abgeholt, ohne sich vorher zu registrieren, jeder Schritt eine Frage, ohne Fotos, mit Fortschrittsleiste oben: zuerst die Sprache (farbige Kacheln, Gerätesprache vorausgewählt, jederzeit unter Einstellungen > Darstellung & Sprache änderbar), dann der Künstler- oder Studio-Name, danach Währung und Grösseneinheit (aus der Region deines Geräts vorausgefüllt: in den USA US-Dollar und Zoll, in der Eurozone Euro und Zentimeter, in der Schweiz Franken und Zentimeter; beides bleibt später unter Einstellungen änderbar) und zuletzt optional dein Instagram-Name (wird nirgends veröffentlicht; leer lassen und Weiter tippen geht genauso, mit Handle heisst der Knopf Konto erstellen). Erst danach folgt die Registrierung mit E-Mail und Passwort (oder Google/Apple) im sicheren Browser-Fenster, und die App meldet dich automatisch an. Sprache, Name, Währung, Einheit und Instagram werden dabei übernommen: Das Konto und alle System-Mails laufen in der gewählten Sprache, der Name steht sofort auf Buchungslink und Quittungen (ohne Namen wird er wie bisher aus der E-Mail-Adresse abgeleitet), Preise, Quittungen und alle Tattoo-Grössen laufen in der gewählten Währung und Einheit. Wer sich stattdessen direkt auf taddoo.com registriert, bekommt die Währung anhand seines Landes vorbelegt (USA US-Dollar und damit Zoll, Eurozone Euro, Grossbritannien Pfund, Schweiz Franken) statt wie früher immer Franken. Die App startet ausserdem immer in der Sprache deines Geräts, auch wenn du noch nichts gewählt hast. Das Kurz-Tutorial (Termin anlegen bis Quittung) öffnet sich seit 2026-09-14 nicht mehr automatisch nach dem ersten Login; es hängt im Setup-Assistenten als Link unter Ersten Termin anlegen und bleibt unter Einstellungen > Hilfe. Die Karte für den Setup-Call mit Flo erscheint in der App erst, wenn das Konto mindestens 30 Minuten alt ist.

Los geht's und Kalender-Import (seit 2026-09-13): Nach der Registrierung landest du nicht im leeren Kalender, sondern auf dem Screen Los geht's mit drei Wegen, ihn sofort zu füllen: Termine aus deinem Handy-Kalender übernehmen (empfohlen), Kunden per CSV importieren oder den ersten Termin von Hand anlegen; Später führt in den Kalender. Der Kalender-Import liest mit deiner Erlaubnis die Termine der nächsten drei Monate aus allen Kalendern deines Handys (iPhone-Kalender, dort eingebundene Google-, Outlook- oder Exchange-Konten, auf Android die Google-Kalender), ohne Google-Login und ohne dass etwas im Handy-Kalender verändert wird. Du wählst oben die Kalender (Geburtstage, Feiertage und abonnierte Kalender sind ausgeschaltet) und hakst die Termine an; Termine mit Uhrzeit sind vorausgewählt, ganztägige Einträge nicht. Jeder übernommene Termin ist ein bestätigter Tattoo-Termin, nie ein reservierter, mit Erinnerung, Quittung und allem, was ein Termin kann; der Name im Kalender-Eintrag wird der Kunde (Tattoo Mara wird Mara, Mara - Unterarm Rose wird Mara mit der Notiz Unterarm Rose), bestehende Kunden gleichen Namens werden wiederverwendet, Ort und Notizen des Eintrags landen in den Termin-Notizen, und im Termin-Detail steht, aus welchem Kalender er kommt. Preis, Anzahlung und Projekt ergänzt du wie bei jedem Termin. Der Import ist jederzeit wiederholbar unter Einstellungen > Kalender & Termine > Termine aus Handy-Kalender übernehmen: schon übernommene Einträge erkennt Taddoo und bietet sie nicht erneut an, auch nicht nach einer Absage. Ist derselbe Kalender zusätzlich als externer Kalender abonniert (Absatz Kalender verbinden), zeigt Taddoo für übernommene Termine keinen zusätzlichen Belegt-Block. Wer die App geöffnet, aber noch keinen Termin eingetragen hat, bekommt nach einem, vier und acht Tagen je eine kurze Erinnerung per Mail und Push mit genau diesem Import als Knopf.

Das App-Paket startest du auf taddoo.com mit E-Mail und Passwort. Direkt danach hinterlegst du im sicheren Stripe-Checkout eine Zahlungsmethode; damit startet dein 14-tägiger Gratis-Test, abgebucht wird erst nach dem Test (kündigst du vorher, zahlst du nichts). Dann lädst du die App und legst direkt los. Neue Konten starten mit einem vorbelegten Wochenplan (Dienstag bis Samstag, 10 bis 18 Uhr), den du unter Verfügbarkeit jederzeit anpasst. Die Bestätigung deiner E-Mail-Adresse ist kein Pflicht-Schritt: Du bekommst eine Mail mit Bestätigungs-Link und siehst in Web und App einen Hinweis, solange sie aussteht (wichtig, damit wir dich bei Passwort-Verlust erreichen können).

Nach dem Test läuft dein Abo automatisch auf dem Plan weiter, den du gewählt hast; bezahlt wird erst dann. Kündigen, Plan oder Zahlungsmittel ändern erledigst du jederzeit unter taddoo.com im Stripe-Kundenportal. Kündigst du noch während des Tests, zahlst du nichts; die App schaltet dann nach dem Test auf Nur-Lesen, deine Daten bleiben vollständig erhalten.

Beim Abschluss stehen zwei Preis-Stufen zur Wahl: Taddoo App (16 im Monat) und Taddoo App Pro (50 im Monat). Pro enthält dieselben Funktionen, verzichtet aber komplett auf die Taddoo-Gebühren: Bei Anzahlungs- und Buchungslinks sowie Tap to Pay fallen nur noch die reinen Stripe-Gebühren an. Das lohnt sich, sobald du viel über Taddoo kassierst. Beide Stufen gibt es auch jährlich mit zwei geschenkten Monaten (160 bzw. 500 im Jahr). Der Preis erscheint automatisch in deiner Währung (CHF, Euro, US-Dollar oder Pfund, nominal gleich). Den Plan wechselst du jederzeit direkt auf der Abo-Seite, jeder Wechsel fragt vorher einmal nach: Upgrades gelten sofort (anteilig verrechnet), Downgrades zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode.

Abo verwalten und kündigen (App-Paket)

Das Abo verwaltest du nicht in der App, sondern im Web. Melde dich auf taddoo.com mit denselben Zugangsdaten an: Du landest direkt auf der Seite Abo (für App-Paket-Konten die einzige Seite im Web; Kalender, Kunden und Einstellungen findest du in der App). Während des Gratis-Tests führt der Knopf zum Abschluss; danach führt Abo und Zahlung verwalten ins sichere Stripe-Kundenportal, wo du das Zahlungsmittel ändern, Rechnungen ansehen und das Abo kündigen kannst.

Nach einer Kündigung bleibt dein Zugang bis zum Ende des bezahlten Zeitraums aktiv. Danach schaltet die App auf Nur-Lesen: Deine Daten bleiben erhalten und du kannst jederzeit wieder aktivieren. Ohne aktives Abo landest du nach dem Login direkt auf der Abo-Seite mit dem Abschluss-Knopf.

Online-Anzahlungen laufen über Stripe. Unter Einstellungen, Zahlungen verbindest du das Konto (geführtes Stripe-Onboarding) und legst den Anzahlungs-Modus fest. Der Artist ist dabei selbst der Händler: Das Geld fliesst direkt auf sein Stripe-Konto und von dort aufs Bankkonto, Taddoo ist nie Zwischenstation.

Solange kein Stripe-Konto verbunden ist oder der Anzahlungs-Modus auf manuell steht, kann die Anzahlung nicht über den Buchungslink bezahlt werden. Der Kunde bekommt dann deine hinterlegten Zahlungsangaben (IBAN, TWINT, PayPal aus Profil & Kontext), und der Termin bleibt vorläufig, bis du die Anzahlung als erhalten markierst. Die Termin-Karte im Posteingang weist im Modus Buchungslink darauf hin und verlinkt direkt die Einrichtung.

Beim Verbinden wählst du das Land deines Stripe-Kontos; es wird anhand deiner Zeitzone automatisch vorgeschlagen (sonst Schweiz). Das Land bestimmt die Währung deiner Auszahlungen und die Währung, in der Tap to Pay vor Ort kassiert: Ein Schweizer Konto kassiert CHF, ein deutsches Euro, ein schwedisches Kronen. Steht der Termin-Preis in einer anderen Währung, rechnet Taddoo beim Kassieren automatisch zum aktuellen Kurs um. Das Konto-Land lässt sich nachträglich nicht ändern; wurde es falsch gewählt, lässt sich das Konto in den Einstellungen trennen und mit dem richtigen Land neu verbinden. Bestehende Konten mit korrektem Land sind nicht betroffen.

Wenn Stripe nach dem Verbinden zusätzliche Angaben verlangt (zum Beispiel weil die Identitätsprüfung fehlschlägt), pausiert Stripe die Auszahlungen: Kartenzahlungen kommen weiter an, das Geld bleibt aber bei Stripe liegen. Taddoo zeigt das in den Zahlungs-Einstellungen als Verbunden, Handlung erforderlich mit dem Hinweis Auszahlungen pausiert an. Öffne in dem Fall Stripe über den Button Angaben bei Stripe vervollständigen und ergänze die geforderten Daten (Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer oder Ausweis) bis zur von Stripe genannten Frist, sonst blockiert Stripe auch das Kassieren.

Die Preis-Währung deiner Termine folgt deinem Arbeitsort: Heimstudio und jeder Guest Spot haben eine eigene Währung (einstellbar unter Verfügbarkeit), zur Wahl stehen 15 Währungen von CHF und Euro über Pfund bis zu Kronen und Dollar. In den Formularen (Termin anlegen, Termin abschliessen, Projekt) erscheinen nur die Währungen deiner Studios; arbeitest du in genau einer Währung, entfällt die Auswahl ganz. Solange du noch nirgends eine Währung gesetzt hast, stehen wie bisher CHF, Euro und US-Dollar zur Wahl.

• Anzahlungs-Standard: fester Betrag oder Prozentsatz, pro Artist übersteuerbar. Daraus rechnet sich die Anzahlung in Dauer & Preis automatisch.
• Agency-Anteil (Studio-Plan): Ein vereinbarter Anteil der Anzahlung geht automatisch an das Studio-Konto; die Aufteilung passiert direkt bei der Zahlung, ohne manuelles Nachrechnen. Eine Tabelle zeigt Modus und Deal pro Artist plus die letzten Zahlungen.
• Gebühren: Im Studio- und Solo-Plan trägt der Artist als Händler die Kartengebühr. Bei Anzahlungslinks aus dem App-Paket wird dem Kunden standardmässig eine kleine Kartengebühr als eigene Position ausgewiesen. Mit Taddoo App Pro entfallen die Taddoo-Anteile komplett: Es bleiben nur die reinen Stripe-Gebühren, der Kunden-Aufschlag sinkt entsprechend.

Für den Kunden ist die Zahlung eine gewohnte Stripe-Checkout-Seite (Karte, Apple Pay, Google Pay; je nach Land weitere Methoden). Nach der Zahlung bestätigt sich der Termin automatisch, die Anfrage springt auf Gebucht und die Zahlung erscheint am Termin, am Kunden und in den Auswertungen.

Vorlieben

Zahnrad, Einstellungen, Bereich Persönlich: Farbschema (hell, dunkel, System), Sprache der Oberfläche und Diktat-Sprache für das Mikrofon im Antwortfeld, kompakt in einer Karte. Gilt nur für deinen Login. Darüber liegen die Bereiche Studio (Einrichtungs-Wizard, Flow, Artists, Stations nur im Studio-Plan, Vorlagen, Services) und Konto & Abo (Abo & Plan, Zahlungen, Sicherheit, MCP-Zugriff, Gratis-Monat); die Zeilen Artists, Abo und Sicherheit zeigen den aktuellen Stand direkt in der Beschreibung.

Einstellungen durchsuchen

Oben im Einstellungs-Hub liegt ein Suchfeld, wie in der Artist-App. Tippe einen Begriff (etwa Signatur, Anzahlung, Zwei-Faktor oder Wochenplan) und du bekommst eine flache Trefferliste über alle Unterseiten inklusive der Artist-Bereiche (Kontext, Automatisierung, Vorlagen, Bibliothek, Services, Anfragefelder, Selbstbuchung, Einverständnis, Verfügbarkeit); unter jedem Treffer steht, wo die Einstellung liegt. Ein Klick springt direkt zur passenden Karte, die kurz aufleuchtet. Mit mehreren Artists zeigt der Treffer die Artists als Chips, bei einem Artist führt die Zeile direkt hin. Gesucht wird in Titel und Hinweistexten, Umlaute und Akzente spielen keine Rolle; Pfeiltasten und Enter bedienen die Liste, Escape leert das Feld, die Taste / springt von überall auf der Seite ins Suchfeld. Dasselbe Suchfeld steht im Kopf jedes Artists (Profil & Kontext und Verfügbarkeit): dort erscheinen die Treffer als Liste über der Seite, die Bereiche dieses Artists stehen vorne, und ein Klick springt direkt zur passenden Karte, ohne das Setup zu verlassen.

Abo (nur App-Paket)

App-Paket-Konten haben im Web keine Einstellungen: Nach der Anmeldung auf taddoo.com siehst du nur die Abo-Seite mit dem Status, während des Gratis-Tests das Test-Ende mit dem Weg zum Abschluss, mit laufendem Abo die nächste Abbuchung, den Planwechsel und den Knopf Abo und Zahlung verwalten ins Stripe-Kundenportal (Zahlungsmittel, Rechnungen, Kündigung). Mehr dazu in Kapitel 24. Studio- und Solo-Konten mit Mail-Automatik haben kein App-Abo und verwalten ihren Plan unter Abo & Plan.

Sicherheit

Passwort ändern und Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App aktivieren. Für Studio-Konten empfohlen: Der Posteingang enthält die Kundenkommunikation von allen Artists. Solange kein zweiter Faktor eingerichtet ist, erinnert ein Hinweis oben im System daran; "In 7 Tagen erinnern" blendet ihn eine Woche aus. Neue Konten sehen ausserdem einen Hinweis, bis die E-Mail-Adresse über den Link aus der Bestätigungs-Mail bestätigt ist (bei Anmeldung mit Google oder Apple entfällt das).

MCP-Zugriff: Taddoo mit KI-Assistenten verbinden

Unter Einstellungen, MCP-Zugriff verbindest du Taddoo mit Claude, ChatGPT oder anderen MCP-fähigen Assistenten. Danach kannst du dort Fragen stellen wie: Welche Anfragen warten auf mich, was steht morgen im Kalender, wie lief der Monat. Zwei Wege:

• Verbundene Apps: der normale Weg. Du fügst Taddoo im Assistenten als Integration hinzu und bestätigst den Zugriff einmalig im Browser. Verbundene Apps siehst du hier und kannst sie jederzeit trennen.
• API-Tokens (erweitert): für Skripte und Power-User, die ohne Browser-Anmeldung zugreifen wollen.

Ein Audit-Log zeigt, welcher Assistent wann was abgefragt hat.

KI verbinden im App-Paket

Mit dem App-Paket richtest du die Verbindung direkt in der Artist-App ein: Einstellungen, KI verbinden (Claude & ChatGPT). Dort kopierst du die Server-Adresse, fügst sie in Claude oder ChatGPT als Connector hinzu und bestätigst den Zugriff einmalig im Browser mit deinem Konto. Für KI-Apps ohne Browser-Anmeldung erstellst du in derselben Karte einen Zugangsschlüssel (nur einmal sichtbar, jederzeit widerrufbar). Der Assistent bedient danach die Kernfunktionen: Tagesplan und Termine abfragen, Verfügbarkeit prüfen, Termine anlegen, verschieben (einzeln oder gesammelt, z.B. die ganze Woche einen Tag nach hinten), abschliessen und stornieren, Abwesenheiten eintragen, Kunden nachschlagen und Buchungslinks erstellen. Jede Änderung zeigt vorher eine Vorschau und wird erst nach deiner Bestätigung ausgeführt.

Empfiehl Taddoo weiter und beide Seiten gewinnen: dein Kontakt testet 30 statt 14 Tage gratis, und du bekommst pro aktiver Empfehlung einen Monat deines Abos geschenkt. Deinen persönlichen Einladungs-Link findest du im Web unter Einstellungen > Gratis-Monat holen, in der App im Einstellungen-Hub unter demselben Namen.

So funktioniert es

1. Teile deinen Einladungs-Link (taddoo.com/f/DEINCODE), zum Beispiel per WhatsApp. Der Empfänger sieht eine Einladungs-Karte mit deinem Namen.
2. Dein Kontakt registriert sich über den Link und testet 30 Tage gratis.
3. Sobald dein Kontakt richtig loslegt, wird dir automatisch ein Gratis-Monat gutgeschrieben. Du bekommst eine Push-Nachricht.

Wann gilt eine Empfehlung als aktiv?

• Das Konto ist mindestens 14 Tage alt.
• Es war an mindestens 5 verschiedenen Tagen aktiv (App geöffnet oder im Web angemeldet).
• Es hat mindestens 3 Termine angelegt oder 1 Buchungslink erstellt.

Den Fortschritt jeder Empfehlung siehst du jederzeit in deiner Übersicht: dort steht genau, welches Kriterium noch fehlt.

Wie wird der Gratis-Monat gutgeschrieben?

• Mit aktivem Abo: als Guthaben in deiner Abo-Währung und deinem Tarif, automatisch verrechnet mit der nächsten Rechnung (beim Jahresabo anteilig ein Zwölftel). Eine Auszahlung ist nicht möglich.
• Ohne Abo (Gratis-Test): dein Test verlängert sich um 14 Tage.
• Das gilt für alle Pläne gleich, von der App bis zur Agency: der Gratis-Monat entspricht der Monatsrate deines Plans, Zusatz-Artists zählen nicht mit. Dein Kontakt bekommt die 30 Tage ebenfalls auf jedem Plan, den er wählt.
• Bist du Artist in einem Studio oder einer Agency, kannst du genauso einladen: der Gratis-Monat geht dann an das Abo deines Studios, und den Code nachträglich einlösen kann nur der Kontoinhaber.

Wenn nichts davon hilft: Kontaktmöglichkeit auf der Startseite, wir schauen es uns an.

Taddoo gibt es in fünf Plänen. Du kannst jederzeit zwischen allen wechseln, deine Daten wandern mit.

Das Jahres-Abo kostet 10 Monatspreise, zwei Monate geschenkt. Bei Studio und Agency kostet jeder weitere Artist über die 5 inklusive 60 im Monat (600 im Jahr); das passt sich automatisch an, wenn du Artists anlegst oder pausierst.

Studio oder Agency?

Der einzige Unterschied ist das Inbox-Setup: Habt ihr EINE gemeinsame Adresse für Anfragen, passt Studio; im Posteingang weist du jede Anfrage über das Menü dem richtigen Artist zu, Entwürfe, Vorlagen und Kalender folgen dann automatisch dem zugewiesenen Artist. Schreibt jeder Artist von seiner eigenen Adresse, passt Agency. Gleicher Preis, jederzeit wechselbar. Im Studio gibt es dazu einen gemeinsamen Flow (Auto-Send, Nachfass, Anzahlung, Erinnerung, Aftercare, Bewertung) unter Zahnrad, Flow; bei Agency stellt jeder Artist seinen Flow selbst ein.

14 Tage gratis testen

Jeder Plan lässt sich 14 Tage gratis testen. Beim Start des Tests hinterlegst du im sicheren Stripe-Checkout eine Zahlungsmethode; abgebucht wird erst nach dem Test, und kündigst du vorher, zahlst du nichts. Du testest genau den Plan, den du bei der Registrierung ausgewählt hast: wer Solo mit System wählt, arbeitet ab der ersten Minute mit eigener Inbox, KI-Entwürfen und dem Web-Admin-System. Nach dem Test läuft das Abo in diesem Plan automatisch weiter.

Der Gratis-Zeitraum gilt einmal pro E-Mail-Adresse. Er startet nicht neu, wenn du den Plan wechselst, und auch nicht, wenn du dein Konto löschst und dich neu registrierst.

Ab sieben Tagen vor Ende siehst du im System einen Hinweis mit den verbleibenden Tagen. Nach dem Test läuft dein Abo automatisch weiter. Kündigst du vorher (Abo & Plan, Stripe-Kundenportal), pausiert Taddoo nach dem Test: der Zugang ist gesperrt, es werden keine Mails mehr abgeholt, keine Entwürfe mehr geschrieben und nichts mehr in deinem Namen verschickt. Deine Daten bleiben vollständig erhalten und sind nach einem erneuten Abschluss sofort wieder da. Solange der Test läuft, zeigt eine dezente Zeile über dem System die verbleibenden Tage, und unter Abo & Plan steht das Test-Ende; im Stripe-Checkout kannst du beim Start einen Rabattcode eingeben.

Plan wechseln

Managed-Konten wechseln unter Zahnrad, Einstellungen, Abo & Plan; App-Konten direkt auf ihrer Abo-Seite im Web. Upgrades gelten sofort (die Differenz wird anteilig verrechnet), Downgrades zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode; ein geplanter Wechsel lässt sich bis dahin stornieren. Auch der Wechsel zwischen Monat und Jahr ist möglich.

• Während des Gratis-Tests: Der Wechsel gilt sofort und kostet nichts. Dein Test-Ende bleibt unverändert, der Gratis-Zeitraum startet nicht neu.
• Downgrade auf App oder App Pro: Das Web zeigt danach nur noch die Artist-Ansicht, die Gmail-Verbindungen werden getrennt. Kalender, Kunden und Belege bleiben.
• Wechsel auf Solo mit System: Nur ein Artist bleibt aktiv; hast du mehrere, wählst du beim Wechsel, welcher.
• Wechsel zwischen Studio und Agency: sofort und ohne Datenverlust; nur das Inbox-Verhalten stellt sich um.

Tastatur (Inbox)

Die drei wichtigsten Automatik-Regeln

1. Ohne Freigabe des KI-Prüfers wird nie automatisch gesendet.
2. Ohne gefüllten Preis und Dauer wird nie automatisch gesendet.
3. Abgeschlossene, abgesagte und archivierte Anfragen bekommen nie Nachfässe.

Wo finde ich was