Comment utiliser Taddoo

Taddoo se connecte à la boîte Gmail de chaque tatoueur et prend en charge la communication client : les demandes entrantes sont lues, saisies de façon structurée (motif, zone du corps, taille, images de référence) et déposées dans la boîte de réception sous forme de brouillon de réponse prêt à l'envoi. Vous lisez, vous décidez, vous envoyez. Sur demande, certaines étapes s'envoient automatiquement. À cela s'ajoutent le pipeline, un calendrier avec prise de rendez-vous en ligne et acomptes, le CRM clients, les formulaires de consentement, les justificatifs et le marketing par newsletter.

Les trois portes d'entrée

• Gestion web (cet espace) : l'interface complète pour les propriétaires de studio, les gestionnaires de réservation et les artistes en solo. Boîte de réception, pipeline, calendrier, clients, marketing, tableau de bord et tous les réglages.
• Vue artiste sur le web : un espace dédié et épuré pour les artistes employés ou gérés, avec leur propre connexion : calendrier, disponibilités, clients, tableau de bord et justificatifs (chapitre 23).
• Application artiste (iOS) : l'application pour les déplacements et au fauteuil : rendez-vous, encaissement avec justificatif, liens d'acompte et de réservation, scanner de justificatifs, consentement par QR code (chapitre 24).

Solo, Studio et forfait App

Taddoo est le même produit quelle que soit la taille. Dans le forfait Solo, vous êtes propriétaire du compte et artiste en une seule personne, avec une seule boîte connectée. Dans le forfait Studio, un compte gère plusieurs artistes, chacun avec sa propre boîte ; un gestionnaire de réservation travaille pour tous. À côté de cela, il existe le forfait App pur sans automatisation e-mail : calendrier, liens de réservation et d'acompte, clients et justificatifs directement dans l'application. Les détails et les prix se trouvent sur la page des tarifs.

Rôles

Il existe trois rôles : propriétaire du compte (owner), admin (gestionnaire de réservation avec accès complet à la gestion) et artiste (accès propre à ses seules données, via la vue artiste ou l'application). Dans le forfait Solo, tous les rôles reviennent à la même personne.

Voici comment configurer un nouveau compte, d'un compte vide à la première demande répondue automatiquement :

1. Créer un compte : inscrivez-vous, confirmez votre e-mail, choisissez un forfait. Vous arrivez dans la gestion web.
2. Ajouter un artiste : icône d'engrenage, Artistes, ajoutez un artiste et connectez-le avec Gmail pour le consentement Google. C'est une étape unique par boîte. À partir de là, Taddoo lit le courrier entrant et peut envoyer en votre nom ; il ne crée jamais de brouillon dans votre Gmail et ne supprime rien.
3. Renseigner le contexte : dans l'artiste, sous Profil et contexte, onglet Contexte, vous saisissez le ton, le style, les prix, les tarifs et les no-gos. Plus le contexte est précis, meilleurs sont les brouillons. C'est le levier le plus important pour la qualité.
4. Ajouter des modèles : sous icône d'engrenage, Modèles, collez quelques réponses éprouvées de votre boîte existante (réponse de prix, proposition de rendez-vous, refus). L'IA les utilise comme exemples de style.
5. Prestations et disponibilités : forfaits fixes sous Prestations, horaire hebdomadaire et absences dans l'onglet Disponibilités de l'artiste. Les deux sont nécessaires pour la prise de rendez-vous en ligne.
6. Connecter Stripe (optionnel) : Réglages, Paiements. Cela permet aux acomptes de fonctionner automatiquement et aux rendez-vous de se confirmer eux-mêmes.
7. Observer : désormais, chaque demande entrante crée un brouillon dans la boîte de réception. Tout reste à valider jusqu'à ce que vous activiez l'envoi automatique.

La navigation principale en haut mène aux six espaces de travail : Boîte de réception, Pipeline, Calendrier, Clients, Marketing et Tableau de bord. L'onglet Boîte de réception se souvient de la dernière demande ouverte et vous y ramène directement quand vous y revenez.

À droite se trouve l'icône d'engrenage avec la configuration, regroupée en trois sections : Artistes (contexte, bibliothèque, automatisation par artiste), Studio (modèles et prestations) et Compte et système (réglages, diagnostic système et ce manuel). Chaque entrée porte une courte description pour vous éviter de chercher. À côté se trouve la bascule rapide clair/sombre ; vous changez la langue de l'interface en bas du menu d'engrenage.

Sur mobile, un bouton de menu remplace la barre. Le menu indique en haut avec quel compte vous êtes connecté, le bouton de déconnexion juste en dessous, puis tous les espaces.

L'écran d'accueil

Après la connexion, vous arrivez directement dans la boîte de réception. Cliquer sur le logo mène à l'écran d'accueil, un mini tableau de bord avec quatre indicateurs clés (En attente de vous, Chez le client, Répondu aujourd'hui, temps de traitement moyen) et une carte de chaleur d'activité des 90 derniers jours, y compris un affichage de série. Un coup d'œil le matin vous indique combien de travail attend et avec quelle constance vous vous y tenez.

La boîte de réception est le centre de contrôle. Trois colonnes : à gauche les dossiers et la liste des demandes, au milieu l'historique e-mail avec le champ de réponse, à droite toutes les connaissances sur la demande.

Les dossiers à gauche

Faites un clic droit sur un dossier pour le définir par défaut à l'ouverture de la boîte de réception. Au passage, le courrier du dossier Autres n'est marqué comme lu qu'une fois que vous l'ouvrez réellement, pour ne rien manquer.

La liste des demandes

Chaque ligne affiche le client, une courte description de motif, une pastille d'étape et la date. Un point bleu plus une bande bleue signifie non lu. REVIEW (orange) signifie : le vérificateur IA veut que vous regardiez le brouillon. DRAFT (bleu) signifie : un brouillon est prêt. Au-dessus de la liste, vous filtrez par recherche ; en dessous à gauche, vous choisissez l'artiste dans une liste d'étiquettes à points colorés, comme les libellés dans Gmail. Vous marquez de nouveau une demande lue comme non lue d'un simple clic au survol.

La recherche couvre tout le fil : nom du client, adresse e-mail, expéditeur, objet, tous les textes des mails, motif, zone du corps et vos notes client. Plusieurs termes affinent le résultat : anna avant-bras trouve la demande d'avant-bras d'Anna, pas toutes les Anna. Une date comme 15.07. ou 2026-07-15 trouve tous les fils avec des mails de ce jour, aussi combinée avec des termes. Pendant la recherche, les dossiers à gauche affichent le nombre de résultats par dossier : vous voyez d'un coup d'oeil si le fil recherché se trouve dans les archives, sous Autres ou dans les brouillons.

Faites un clic droit sur une ligne pour ouvrir le menu rapide : À vous / Chez le client / Clôturé, Client annulé (pas de relance), Archiver, réglage d'état plus fin, marquer comme Autres ou spam.

L'historique au milieu

Le milieu affiche l'historique e-mail complet avec le client, y compris les images jointes et intégrées. Un clic bref sur une image l'ouvre en grand ; en la maintenant, un aperçu rapide s'affiche tant que vous maintenez, idéal pour vérifier rapidement les images de référence en faisant défiler. Les actions les plus importantes se trouvent dans l'en-tête en haut : créer un rendez-vous, changer l'état, archiver. Via le bouton Rédiger, vous pouvez aussi lancer un e-mail entièrement nouveau vers n'importe quelle adresse (choisir l'artiste, le destinataire, l'objet, le texte) ; cela crée un nouveau fil, client et demande compris.

Colonne de droite : la connaissance du projet

De haut en bas :

• Répondre en tant que : au nom de qui (quelle boîte) vous écrivez actuellement.
• Mini calendrier de l'artiste : les prochains jours d'un coup d'œil ; cliquer sur un jour crée directement un rendez-vous.
• Fiche client : historique, tags, demandes antérieures et parallèles du même client, lien vers le profil client. Ici vous modifiez les données de base, changez le client assigné (par exemple lorsqu'une personne fait une demande pour quelqu'un d'autre) et, si besoin, remplacez l'adresse de réponse : si une demande arrive via un formulaire web dont l'expéditeur est l'adresse du studio, vous saisissez le vrai e-mail du client et la réponse part vers la bonne personne.
• Résumé du projet : un court aperçu tenu à jour automatiquement de ce dont il s'agit dans ce projet.
• Galerie d'images : toutes les images de référence et d'historique du projet rassemblées.
• Bibliothèque de l'artiste : fichiers à joindre (PDF de soins, itinéraire), avec des suggestions correspondant à l'étape.
• Durée et prix : le panneau de contrôle de l'offre, voir ci-dessous.
• Prise de rendez-vous en ligne : le lien de réservation pour ce projet, dès qu'une durée a été saisie (chapitre 10).
• Lieu : pour les artistes avec des lieux d'accueil, vous assignez ici la demande à un lieu ; l'IA indique alors la bonne adresse. Si un rendez-vous est créé pendant une période de guest spot, l'assignation se fait automatiquement.
• Champs structurés : motif, zone du corps, taille, style, budget et plus, avec une barre de complétude, ainsi que tout champ de demande personnalisé.

L'IA remplit les champs à partir des e-mails. Dès que vous modifiez un champ à la main, il est verrouillé et l'IA ne le remplace plus jamais. Les champs qui n'ont pas de sens pour ce projet, vous les marquez avec off comme non pertinents ; la complétude les compte alors comme remplis.

Durée et prix est le panneau de contrôle de l'offre : saisissez la durée et la fourchette de prix (ou choisissez un forfait de prestation qui préremplit tout), l'acompte est calculé automatiquement à partir du standard de l'artiste. Dès qu'une durée en heures est enregistrée, un lien de prise de rendez-vous en ligne est créé automatiquement. L'IA utilise aussi ces valeurs pour le bloc d'offre dans ses brouillons.

Répondre

Sous l'historique se trouve le champ de réponse. Pour un nouvel e-mail client, le brouillon IA est déjà là avec deux pastilles : l'état (Brouillon / À vérifier) et le résultat de la vérification (Vérification : approuvé / à vérifier). Pour À vérifier, la raison est indiquée juste au-dessus, par exemple prix incertain ou demande inhabituelle.

Outils dans la barre : Rejeter, Pièce jointe, Corriger (l'IA corrige les fautes de frappe et la grammaire dans votre texte saisi, le ton reste inchangé), Modèle (insérer des extraits de texte), Régénérer, microphone de dictée et le bouton vert Envoyer (Cmd+Enter). La flèche d'envoi à côté propose des variantes comme Envoyer et clôturer.

Travailler plus vite

Le bouton éclair à côté de la recherche lance le mode rapide : seulement le courrier ouvert, après l'envoi le suivant apparaît. Avec j / k vous parcourez les demandes, a archive, b / x déplacent vers Chez le client / Clôturé. Appuyez sur ? pour la liste complète des raccourcis (chapitre 28).

Si un envoi échoue en arrière-plan (par exemple parce que la connexion Gmail est bloquée), une bannière rouge apparaît en haut de la boîte de réception avec les détails et un bouton de nouvelle tentative. Rien n'est perdu.

Chaque demande passe par des étapes, visibles sous forme de pastille dans la liste, le fil et le pipeline :

1. Collecte d'informations : des détails manquent encore, l'IA les demande.
2. Infos complètes : tout est là, l'offre ou le prix est maintenant indiqué.
3. Consultation demandée (embranchement) : seulement si le client veut une consultation ; ensuite on revient au parcours principal.
4. Prix discuté : l'offre est partie, en attente du feu vert.
5. Rendez-vous proposé : rendez-vous proposé, par lien ou manuellement.
6. Acompte en attente (conditionnel) : seulement si le workflow d'acompte de l'artiste est actif. Le rendez-vous est réservé, l'acompte est en attente.
7. Réservé : rendez-vous confirmé.
8. Annulé / Refusé : état final, plus d'automatisation.

Les étapes sont majoritairement définies par le système : l'IA fait avancer les choses dès que les infos sont complètes, l'envoi d'une offre passe en Prix discuté, une réservation passe en Réservé, tout comme un acompte payé. Vous pouvez intervenir manuellement à tout moment via le menu du clic droit ; votre choix a la priorité.

Cas particulier : retouches

Vous reconnaissez les demandes de retouche à leur type propre. Le fait d'offrir ou non des retouches, et comment, se règle par artiste (chapitre 16) : quelles infos sont obligatoires (par défaut : une photo du tatouage), quelle prestation s'applique (prix 0 signifie gratuit) et dans quelles fenêtres horaires les rendez-vous de retouche sont possibles en ligne. Si les retouches sont désactivées, l'IA traite ce courrier comme une demande normale. Vous pouvez aussi basculer le type d'une demande (normale ou retouche) manuellement dans la colonne de droite ; comme pour les champs : ce que vous définissez à la main est verrouillé et l'IA ne le change plus.

Derrière chaque demande, trois rôles IA distincts sont à l'œuvre. Le comprendre aide à faire confiance au système et à le configurer correctement.

• L'extracteur lit chaque e-mail entrant, images comprises, et remplit les champs structurés : motif, zone du corps, taille, style, budget, souhaits de rendez-vous, la langue du client. Il ne remplit que les champs vides ou ceux qu'il a lui-même définis ; tout ce que vous avez modifié à la main est verrouillé et reste intact.
• Le rédacteur compose le brouillon de réponse. Il connaît tout l'historique, le profil client avec vos notes, le contexte de l'artiste (ton, prix, no-gos, règles personnalisées) et reçoit les deux ou trois modèles les plus adaptés comme exemples de style. Il répond dans la langue du client.
• Le vérificateur est un deuxième modèle IA indépendant, d'une autre famille de modèles. Il examine chaque brouillon pour la signature, la langue, la logique de prix et les formulations sensibles. S'il conteste quelque chose, le rédacteur corrige automatiquement ; si cela reste problématique, le brouillon vous parvient en tant que À vérifier, avec une raison.

Filtre entrant

Tout e-mail n'est pas une demande client. Newsletters, factures et courrier système sont reconnus par un filtre en amont et triés dans le dossier Autres sans qu'un brouillon soit créé. Vous ramenez un courrier mal classé dans le flux client d'un clic droit (ou l'inverse).

Fusion automatique des fils en double

Les clients aiment écrire un deuxième e-mail plutôt que de répondre. Avec l'interrupteur de fusion automatique (par artiste, désactivé par défaut), Taddoo fusionne automatiquement un nouvel e-mail avec une demande ouverte correspondante du même client avant qu'un brouillon soit créé. L'assignation est vérifiée par l'IA et ne s'applique que dans un écart maximal de 14 jours.

Taddoo apprend de vos corrections

Si vous modifiez un brouillon avant l'envoi, le système compare votre version finale avec l'original IA et en déduit des motifs (formule de conclusion plus courte, formulation de prix différente, plus d'emojis, moins de points d'exclamation). Ces motifs deviennent des préférences qui alimentent tous les futurs brouillons de l'artiste. Plus vous corrigez au début, moins vous avez à corriger ensuite.

Parfois, vous voyez une bascule A/B au-dessus d'un brouillon : deux modèles ont alors écrit en parallèle, vous choisissez et envoyez la meilleure variante, et Taddoo retient laquelle a gagné.

Ce que l'IA ne fait jamais

• Remplacer les valeurs de champs que vous avez définies.
• Envoyer automatiquement sans l'approbation du vérificateur.
• Créer des brouillons dans votre Gmail ou y supprimer quoi que ce soit.
• Inventer des prix : sans durée et fourchette de prix renseignées, la partie offre reste un espace réservé, et un brouillon avec un espace réservé n'est jamais envoyé automatiquement.

Dans l'artiste, sous Profil et contexte, onglet Flux, vous définissez par étape si les brouillons sont envoyés automatiquement. L'envoi automatique ne s'applique que lorsque TOUTES les conditions sont remplies :

• L'étape de la demande est réglée sur automatique pour cet artiste.
• Le vérificateur IA indépendant l'a approuvé.
• Il n'y a pas d'espaces réservés d'offre non remplis dans le texte (prix/durée encore ouverts).

Sinon, le brouillon reste toujours à valider. L'envoi planifié comporte aussi un court compte à rebours, visible sur la demande, que vous pouvez arrêter à tout moment dans la boîte de réception.

Confirmations de réservation

Le principe en deux temps s'applique ici aussi : si vous confirmez un rendez-vous manuellement ou que le client réserve sans acompte en ligne, l'e-mail de confirmation est prêt sous forme de brouillon. Ce n'est que lorsque le client a payé via Stripe que la confirmation part automatiquement, car il y a alors déjà eu une action claire du client. Pour les comptes app sans connexion Gmail, la confirmation automatique est envoyée au nom de l'artiste via le serveur de messagerie Taddoo ; les réponses du client arrivent à l'adresse de votre compte.

Si un client se tait, Taddoo crée un brouillon de relance après les intervalles que vous définissez (par exemple 3 et 7 jours). Par étape, vous pouvez enregistrer votre propre texte d'indication de relance dans le Flux, par exemple un rappel doux après une offre et un plus concret après une proposition de rendez-vous. L'envoi automatique des relances s'active séparément et suit les mêmes règles de sécurité que tous les autres envois.

Arrêter une relance, trois façons, toutes sûres :

• Clic droit sur la demande : Client annulé (pas de relance). Définit l'état sur Refusé ; les demandes clôturées ne sont généralement plus touchées par le cycle de relance.
• Dans le brouillon de relance lui-même : Arrêter les relances (arrête seulement la relance, la demande reste ouverte).
• Archiver la demande.

Si le client répond entre-temps, la chaîne de relance est réinitialisée automatiquement ; personne ne relance tant que la balle est dans votre camp.

Relancer plus tard (planifié manuellement) : si un client décline avec « pas maintenant » ou « pas les moyens en ce moment », vous n'êtes pas obligé de clôturer la demande. Le bouton calendrier-horloge dans l'en-tête du fil planifie une relance : dans 1, 2 ou 3 mois, ou à une date libre.

• Jusqu'à la date choisie, le fil reste dans Chez le client ; un brouillon ouvert est abandonné au passage.
• Le jour venu, Taddoo rédige un nouveau brouillon de relance et la demande revient dans À toi. Rien n'est jamais envoyé automatiquement, vous vérifiez comme toujours.
• La relance planifiée fonctionne indépendamment de l'automatisation des relances et de ses intervalles. Si le client répond de lui-même avant, ou si la demande est réservée ou clôturée, la planification expire automatiquement.
• Pour modifier ou annuler la date, cliquez à nouveau sur le bouton ; il affiche désormais la date planifiée.

Autour de chaque rendez-vous, Taddoo peut créer une série d'e-mails. Tous sont activables par artiste, tous sont créés comme brouillons par défaut, l'envoi automatique est optionnel dans chaque cas :

• Rappel de rendez-vous : X heures avant le rendez-vous (délai réglable), avec date, heure et lieu.
• E-mail de soins : X heures après la fin, avec en option votre PDF de soins de la bibliothèque en pièce jointe.
• E-mail d'avis : après un délai réglable, avec vos liens d'avis (Google, Trustpilot et autres) et en option votre propre texte d'introduction. Créé délibérément uniquement comme brouillon.
• E-mails de modification de rendez-vous : à la création, au report ou à l'annulation, basés sur les textes sous icône d'engrenage, Modèles, tenus à jour par langue et par forme d'adresse (tutoiement/vouvoiement).
• Confirmation de réservation et demande d'acompte : voir chapitres 7, 10 et 11.

La voie recommandée : le client choisit lui-même un rendez-vous, vous ne faites rien du tout. Voici comment cela fonctionne :

1. Saisissez la durée (et le prix) dans la boîte de réception sous Durée et prix ; le lien de réservation est créé automatiquement.
2. Dans la carte de prise de rendez-vous en ligne : Insérer dans le brouillon (place une phrase toute prête avec le lien et la période de validité dans la langue du client dans votre réponse) ou Copier le lien.
3. Le client choisit lui-même un créneau libre dans le calendrier réel de l'artiste (horaire hebdomadaire moins les absences moins les rendez-vous existants, en respectant le délai de prévenance et l'horizon de réservation).
4. Avec l'acompte Stripe actif : le créneau est réservé pendant 15 minutes, le client paie l'acompte directement, le rendez-vous se confirme automatiquement et la demande passe en Réservé. Aucune action requise.
5. Sans Stripe : le rendez-vous est créé (avec confirmation manuelle de votre part selon le réglage), l'e-mail de confirmation est prêt sous forme de brouillon.

Les réglages pour cela se trouvent par artiste sous Profil et contexte, Prise de rendez-vous en ligne (délai de prévenance, horizon de réservation, confirmation manuelle, validité du lien) et sous Réglages, Paiements (Stripe).

Quels horaires le lien propose : Par défaut, ce sont les heures de bordure : réservable au début ou à la fin d'un bloc libre, pour éviter les trous dans le calendrier. Exemple : horaires de 10 h à 18 h, rendez-vous de 6 heures : réservable à 10 h ou à 12 h (fin à 18 h). Les trous entre rendez-vous existants comptent aussi comme blocs libres : avec un rendez-vous de 10 h à 12 h et un de 14 h à 18 h, 12 h est proposé pour un rendez-vous de 2 heures. Tu peux aussi passer à des heures de début fixes, par exemple 10:00 et 14:00 : le lien ne propose alors que ces horaires, si la place est libre. Le changement se fait dans l'app artiste sous Réglages, Lien de réservation, ou sur le web sous Artistes, Autoréservation.

Le lien de réservation personnel depuis l'app

Pour les rendez-vous normaux, l'acompte est obligatoire dans le lien de réservation (protection contre les absences). Les liens de consultation peuvent être créés sans acompte : le client choisit simplement un horaire et le rendez-vous est confirmé immédiatement, sans paiement. Les liens de retouche sont toujours gratuits. Les walk-ins n'ont pas de lien de réservation : le client est déjà au studio, le rendez-vous est saisi directement avec une date.

En plus du lien spécifique au projet issu de la boîte de réception, l'artiste crée dans l'app des liens de réservation personnels : définir durée, acompte et lieu, préremplir le client si besoin, puis envoyer le lien au client par DM, WhatsApp ou e-mail. Le client choisit lui-même un créneau libre et paie l'acompte ; le rendez-vous se confirme ensuite automatiquement. Dès que le client tape une heure, ce créneau lui est réservé pendant 15 minutes et un compte à rebours indique le temps restant ; s'il choisit une autre heure, la réservation repart à zéro. Tant que la réservation est active, aucun autre client ne peut réserver le même créneau, pas même via un autre lien du même artiste. Tant que ce n'est pas payé, rien n'apparaît dans ton calendrier et tu ne reçois aucune notification. Ce n'est qu'une fois l'acompte payé que le rendez-vous est créé, confirmé et que tu es notifié. Si le client abandonne le paiement, le créneau se libère à l'expiration de la réservation et le lien reste utilisable ; comme le lien n'est pas lié à un e-mail, chaque nouvelle visite démarre une nouvelle réservation. Cela crée un projet, client compris, qui apparaît immédiatement dans la boîte de réception et le pipeline et peut être traité plus avant. Le débit s'effectue toujours dans la devise de versement du compte Stripe de l'artiste ; si le lien a été créé dans une autre devise, le montant est converti au cours actuel et le client voit sur la page de réservation une note avec le montant approximatif dans la devise de débit. Sur la page de réservation, le client voit aussi combien de temps le lien reste valable : le temps restant s'affiche en heures (par exemple encore valable 120 heures) et en minutes pendant la dernière heure. Il est ainsi clair que le lien n'est pas valable indéfiniment ; la durée de validité se règle par artiste sous Profil et Contexte, Auto-réservation. L'aperçu du lien au partage (par exemple dans WhatsApp ou iMessage) affiche aussi la validité restante sous forme de pastille, par exemple Encore valable 96 heures. La page de réservation et son aperçu apparaissent dans la langue que tu as réglée comme artiste (allemand, anglais, espagnol, français, italien) ; nous ne connaissons pas la langue du client, la tienne est donc la meilleure référence.

1. Créez un rendez-vous via le bouton de rendez-vous dans l'en-tête du fil ou le mini calendrier à droite (cliquez sur un jour). Les types disponibles sont rendez-vous, retouche et entretien (les retouches sont gratuites, aucun acompte n'est attendu) ; walk-in n'existe que lors de la création directe dans le calendrier sans demande. Choisissez une prestation ou définissez librement les horaires ; les données client peuvent être ajoutées directement dans le dialogue.
2. Si le workflow d'acompte de l'artiste est actif, la demande passe en Acompte en attente au lieu d'aller directement en Réservé ; le rendez-vous est réservé et la demande d'acompte est prête sous forme de brouillon.
3. Si le client paie via le lien Stripe, tout se confirme automatiquement. S'il paie autrement (espèces, Twint), vous confirmez avec Acompte reçu, directement dans le dialogue de rendez-vous sur le web ou dans l'application artiste au rendez-vous. Dans l'application, tu peux remettre un acompte saisi manuellement en attente via 'Annuler' à côté de la confirmation verte ; pas les paiements Stripe.
4. Le workflow d'acompte rappelle automatiquement les acomptes en attente après X jours et suggère l'annulation après Y jours (délais réglables dans l'en-tête du Flux).

Lien d'acompte à partager

Sur chaque rendez-vous réservé avec un montant d'acompte, il y a le bouton Lien d'acompte (dans le dialogue de rendez-vous web et dans l'application). Un clic crée un lien partageable que vous envoyez au client par e-mail, WhatsApp ou Instagram. Le lien reste valide pendant toute la période de réservation ; l'ouvrir lance le paiement Stripe, après quoi le rendez-vous se confirme automatiquement.

Si le client change d'avis malgré tout

Clic droit sur la demande : Client annulé (pas de relance). Cela la place dans le groupe Clôturé, elle n'apparaît plus dans À vous et ne reçoit plus de relances automatiques. Un rendez-vous déjà créé, vous l'annulez en plus dans le calendrier (l'e-mail d'annulation est alors prêt sous forme de brouillon).

Le calendrier affiche les rendez-vous par artiste avec des vues jour, semaine et mois. Les rendez-vous peuvent être glissés (reportés), cliqués (détails, modifier, annuler) et créés à neuf, même sans demande associée, par exemple pour les walk-ins. Les conflits sont vérifiés ; la surréservation délibérée est possible via Enregistrer quand même.

Boîte de dialogue de rendez-vous : présélection du statut et protection contre la perte

La boîte de dialogue de rendez-vous mémorise l'option de statut choisie en dernier lors de la création (Confirmé ou Réservé) et la propose pour le prochain nouveau rendez-vous ; confirmer un rendez-vous réservé existant ne change pas cette présélection. Les saisies ne se perdent plus non plus par un clic à côté : s'il y a des modifications non enregistrées, un clic à côté de la fenêtre ou sur le X demande d'abord si tu veux continuer à modifier ou abandonner. Dans les mini-calendriers (boîte de réception et dialogue de rendez-vous), les couleurs des points signifient : vert journée entièrement libre, orange partiellement occupée, rouge complète, gris jour non travaillé ou absent.

Saisir des rendez-vous rétroactivement

Les jours et heures passés sont délibérément sélectionnables lors de la création : un rendez-vous qui a déjà eu lieu se saisit simplement après coup, en cliquant sur le jour ou le créneau passé dans le calendrier, depuis la boîte de réception ou dans l'app. Ainsi l'historique, les statistiques et la comptabilité restent complets. Aucun e-mail n'est envoyé au client lors d'une saisie rétroactive. Marquez ensuite le rendez-vous comme terminé et saisissez le prix final pour que le chiffre d'affaires soit correct. Les rendez-vous futurs existants ne peuvent toujours pas être déplacés vers le passé.

Déplacer un rendez-vous

Dans le calendrier web, vous glissez simplement un rendez-vous vers son nouvel horaire. Dans l'app, cela fonctionne pareil : maintenez le rendez-vous appuyé dans la vue jour, semaine ou mois et glissez-le vers le nouveau créneau ; après le déplacement, une option Annuler apparaît brièvement. L'e-mail de rappel, le rappel push et le brouillon de rappel se réalignent automatiquement sur la nouvelle date, tout comme l'échéance d'un acompte encore ouvert. En option, vous informez le client du changement par e-mail ; le message montre l'ancien et le nouvel horaire.

Types de rendez-vous et couleurs

Walk-in, rendez-vous, consultation, retouche et privé ont leurs propres couleurs, pour lire la semaine d'un coup d'œil. Le rendez-vous enregistre le titre, les horaires, les notes, la prestation, le prix estimé et l'acompte ; le nom du client et ses coordonnées sont modifiables directement sur le rendez-vous.

Rendez-vous privés

Le type Privé est ton bloqueur personnel : dentiste, sport, temps en famille. Un rendez-vous privé n'a ni client, ni prix, ni acompte ; juste un titre, une date, un créneau, une couleur et une note. Il bloque le temps dans ton calendrier et dans les créneaux du lien de réservation exactement comme un rendez-vous client, plus besoin d'un deuxième calendrier. Les rendez-vous privés n'apparaissent jamais dans les revenus, les statistiques ni les e-mails clients, et dans un studio l'admin ne voit qu'un bloc « Privé » sans titre ni note. Pour des journées entières (vacances, maladie), l'absence sous Disponibilité reste le bon outil.

Horaires par jour et blocage de temps

L'icône d'horloge sur un jour (vue semaine ou mois) ouvre l'éditeur du jour. Vous y ajustez les horaires de travail uniquement pour ce jour (par exemple seulement 12h à 16h un jour de convention), marquez toute la journée comme libre, ou bloquez une plage comme Occupé. Un ajustement de jour prime sur le planning hebdomadaire, le planning de la location invitée et les absences, et s'applique partout : dans le calendrier, dans les propositions de rendez-vous et dans les créneaux du lien de réservation. Les jours ajustés portent un marqueur jaune ; le planning hebdomadaire reste inchangé. Dans la vue semaine, les heures hors horaires de travail sont grisées et les heures ouvertes restent claires : vous voyez d'un coup d'œil ce qui est encore réservable.

Rendez-vous de suivi

À partir de n'importe quel rendez-vous, vous créez un rendez-vous de suivi (une deuxième séance, la suite d'un grand projet). Le rendez-vous de suivi reste lié au rendez-vous d'origine et à la demande, pour que l'historique reste connecté. Dans chaque rendez-vous de la série apparaît le bloc « Rendez-vous liés » : il liste les autres séances avec la date, le prix final et l'acompte, et un appui vous amène directement au rendez-vous concerné.

Annuler et masquer

L'annulation crée l'e-mail d'annulation sous forme de brouillon (chapitre 9). Au lieu de supprimer, il y a Masquer : le rendez-vous disparaît du calendrier mais reste dans l'historique et est restaurable dans sa propre vue Masqués. Cela garde les chiffres et les analyses honnêtes.

Le pipeline affiche toutes les demandes d'un artiste en colonnes par étape, avec pourcentage de complétude, motif, zone du corps et rendez-vous. Cliquer sur une carte ouvre la demande dans la boîte de réception. L'état peut être changé directement sur la carte. En haut à droite, vous changez d'artiste, la recherche filtre par nom, e-mail, téléphone ou motif. Le pipeline est le moyen le plus rapide de répondre à la question : où en sommes-nous en ce moment, et où est-ce bloqué.

Chaque e-mail entrant est automatiquement assigné à un client (la même adresse e-mail signifie le même client). La liste des clients affiche délibérément seulement les vrais clients et prospects ; les expéditeurs système et spam restent dans le groupe Autres de la boîte de réception et n'encombrent pas le CRM. Vous reclassez les expéditeurs mal classés directement dans le fil.

Le profil client

• Toutes les demandes du client, tous artistes confondus.
• Tous les rendez-vous avec prix final et acompte, et de là le chiffre d'affaires réalisé.
• Documents par année : formulaires de consentement et justificatifs de paiement.
• Tags (par exemple régulier, fan de flash) pour le filtrage et le marketing.
• Handle Instagram et coordonnées.
• Notes en texte libre : ce qui est écrit ici est connu de l'IA et pris en compte dans chaque brouillon (par exemple : réagit avec sensibilité aux discussions de prix, rendez-vous préféré uniquement le samedi).

Clients sans e-mail

Vous pouvez tout de même créer des clients walk-in sans adresse e-mail et leur assigner rendez-vous, justificatifs et formulaires de consentement. Taddoo n'envoie simplement aucun e-mail à de tels clients jusqu'à ce qu'une vraie adresse soit enregistrée.

Importer des clients existants

Vous importez les clients existants d'un ancien système par artiste sous forme de CSV. Taddoo mappe les colonnes automatiquement (nom, e-mail, téléphone, Instagram, notes), affiche un aperçu et fusionne les doublons sur la base de l'adresse e-mail au lieu de créer des clients en double.

Sous Marketing, vous construisez des campagnes par artiste ou pour tout le studio :

1. Choisissez un style : Clair, Gras, Promo, Photo, Simple, Studio (élégant avec serif) ou Flash (allure ticket pour les journées flash).
2. Contenu : objet et texte d'aperçu (les deux visibles en direct dans la maquette de boîte de réception à droite), titre, texte avec espaces réservés pour prénom/nom, formule de conclusion/signature, bouton avec style (Plein/Contour/Pilule), couleur d'accent, ligne PS, images les unes sous les autres ou en grille 2 par 2.
3. Aperçu à droite : bascule bureau/mobile, exactement le HTML qui sera envoyé.
4. Filtrer les destinataires : pas de rendez-vous depuis X mois, inclure ou exclure des tags, mois d'anniversaire. Calculer les destinataires affiche le nombre avant l'envoi.
5. E-mail de test à vous-même, puis Envoyer maintenant ou planifier pour un moment donné.

Condition pour tout envoi : ton adresse e-mail doit être confirmée. Jusque-là, l'e-mail de test comme l'envoi réel sont bloqués ; tu peux redemander le lien de confirmation dans les Réglages. L'envoi passe par le propre domaine d'envoi de Taddoo, pas par le Gmail de l'artiste ; cela protège la réputation de la boîte personnelle. Le lien de désabonnement est obligatoire et est inséré automatiquement par destinataire ; les désabonnements se gèrent d'eux-mêmes. Après l'envoi, le rapport affiche Délivrés, Ouverts et Cliqués. Vous enregistrez les campagnes éprouvées comme votre propre modèle et les utilisez comme point de départ pour la suivante.

Sous icône d'engrenage, Artistes, vous créez les artistes et connectez leur Gmail (bouton Connecter Gmail, consentement Google unique ; pour une connexion expirée, il y a Reconnecter). Dans la liste des artistes, vous assignez aussi la connexion d'application (e-mail et mot de passe) pour la vue artiste et l'application iOS. Le bouton Configurer mène au cœur du système, Profil et contexte. Chaque onglet affiche en haut des pastilles Agit sur qui indiquent où le réglage prend effet dans le produit.

Groupe contrôle

• Flux : tout l'entonnoir en visuel, de la Collecte d'informations à Réservé. Par étape, vous activez l'envoi automatique et enregistrez des textes d'indication de relance. C'est aussi ici que se trouvent les intervalles de relance, le workflow d'acompte (activation/désactivation, délais de rappel et d'annulation) et le flux de vente : individuel (durée et prix par projet) ou prestations fixes.
• Contexte : ton et style, prix et tarifs, prix minimum, no-gos, règles personnalisées, signature. Tout ici va mot pour mot dans le prompt de l'IA ; cet onglet décide à quel point les brouillons ressemblent à l'artiste.
• Automatisation : les e-mails de rendez-vous en détail (rappel, soins avec PDF, e-mail d'avis avec liens d'avis), la fusion automatique des fils en double et les réglages de retouche (offrir oui/non, infos obligatoires, fenêtres horaires, prestation associée).

Groupe contenu

• Modèles : extraits de texte spécifiques à l'artiste, plus la possibilité de masquer ou réécrire les modèles du studio pour cet artiste.
• Bibliothèque : PDF et images (notice de soins, itinéraire, liste de prix) avec assignation d'étape. Selon l'étape, ils sont suggérés en pièce jointe dans la boîte de réception ou joints automatiquement.
• Prestations : remplacez les prestations du studio par des valeurs spécifiques à l'artiste ou ajoutez vos propres forfaits (durée, fourchette de prix, acompte).
• Champs de demande : champs supplémentaires que l'IA doit saisir à partir des e-mails (par exemple allergies, couleur préférée). Ils apparaissent dans la colonne de droite de la boîte de réception et comptent pour la complétude.

Groupe client et rendez-vous

• Prise de rendez-vous en ligne : délai de prévenance, horizon de réservation, confirmation manuelle, validité du lien (chapitre 10).
• Consentement : configurez le formulaire de consentement numérique (chapitre 20).

S'y ajoutent les onglets Disponibilités (chapitre 17) et Tableau de bord (chapitre 22) par artiste.

L'onglet Disponibilités d'un artiste contrôle quand et où les réservations peuvent se faire :

• Horaire hebdomadaire : jours et heures de travail, par exemple mardi à samedi de 10 à 18. La base de la prise de rendez-vous en ligne et du calcul de charge.
• Absences : vacances, jours de maladie, conventions. Elles bloquent la prise de rendez-vous en ligne et sont visibles dans le calendrier.
• Adresse du studio principal : le lieu par défaut qui apparaît dans les e-mails de rendez-vous et les pages de réservation.
• Lieux d'accueil : guest spots avec une date de début et de fin et leur propre adresse. Les rendez-vous dans cette période se déroulent automatiquement au lieu d'accueil, et dans la boîte de réception, chaque demande peut être assignée à un lieu pour que les brouillons et les e-mails de rendez-vous indiquent la bonne adresse (chapitre 4).

Icône d'engrenage, Prestations : le catalogue central des forfaits fixes pour tout le studio, par exemple Consultation (30 minutes, gratuit, pas d'acompte), Tatouage petit (1 heure, 100 à 200, acompte 50) ou Tatouage grand (3 heures, 300 à 500, acompte 100). Chaque prestation porte une durée, une fourchette de prix et un acompte.

Par artiste, les valeurs peuvent être remplacées ou vos propres prestations ajoutées (chapitre 16). Les prestations apparaissent partout où des offres sont créées : dans Durée et prix dans la boîte de réception, lors de la création d'un rendez-vous (les champs sont préremplis) et dans le flux de vente de l'artiste, s'il est réglé sur prestations fixes plutôt que sur prix individuels.

Icône d'engrenage, Modèles : les modèles du studio s'appliquent à tous les artistes et servent d'exemples de style à l'IA. Pour chaque e-mail entrant, le système choisit les deux ou trois modèles les plus adaptés et les donne au rédacteur comme exemples ; les modèles liés à des étapes sont privilégiés. De bons modèles sont donc le deuxième plus grand levier de qualité après l'onglet Contexte.

Chaque artiste peut masquer ou réécrire les modèles du studio pour lui-même sans les changer pour le studio. En dessous, vous tenez à jour les textes des e-mails de modification de rendez-vous (créé, reporté, annulé) par langue et par forme d'adresse (tutoiement/vouvoiement).

Générer des modèles à partir de l'historique e-mail

Vous n'avez pas à écrire les modèles à la main : dans l'onglet Modèles de l'artiste, il y a le bouton pour générer des modèles à partir de l'historique e-mail. Taddoo examine alors les quelque 200 dernières réponses envoyées, trouve les meilleurs motifs récurrents et les crée comme suggestions. Vous parcourez les suggestions et les acceptez ou les rejetez une par une ; rien ne passe en ligne sans qu'on vous le demande.

Taddoo remplace la pile de papier à l'accueil par un formulaire de consentement numérique. Le processus :

1. Au rendez-vous (dans l'application artiste ou la vue artiste), vous créez le formulaire. Le client le reçoit sous forme de QR code à scanner ou de lien. Dans l'application, vous choisissez la langue du modèle standard (allemand, anglais, français, espagnol ou italien) ; la dernière langue utilisée est présélectionnée, un texte de modèle personnalisé n'est pas traduit.
2. Le client vérifie ses données sur son propre téléphone (nom, e-mail et téléphone sont préremplis depuis le profil client), ajoute l'adresse et la date de naissance (obligatoires), confirme les informations de santé par case à cocher ou note une remarque de santé, choisit les cases optionnelles (photo pour documentation interne, publication anonyme, conditions générales) et signe avec son doigt. Si le client a moins de 18 ans selon la date de naissance, la signature est refusée.
3. L'adresse et la date de naissance atterrissent ensuite dans le profil client et sont préremplies au formulaire suivant.
4. Avec la signature, le contenu est figé : le document est alors inaltérable et enregistré en PDF, y compris tous les états des cases à cocher.
5. L'artiste peut contresigner. Le formulaire est joint au rendez-vous et au profil client et peut être récupéré en PDF à tout moment.

Le texte standard est un modèle juridiquement révisé et couvre le consentement, l'information, la santé, le motif et l'orthographe, la majorité, la responsabilité, la protection des données, les consentements photo et les conditions générales ; il est disponible en cinq langues, et le formulaire comme le PDF suivent la langue choisie. Vous configurez le modèle par artiste sous Profil et contexte, Consentement, et aussi directement dans l'application ; les espaces réservés pour le nom de l'artiste et le studio/l'entreprise sont remplacés automatiquement à la création. Un aperçu de tous les formulaires avec leur statut (ouvert, signé, contresigné, expiré) se trouve pour l'artiste dans son espace ; les PDF signés s'y ouvrent directement, aussi dans l'application. Les PDF classés apparaissent aussi chez le client sous Documents.

Dans l'espace Documents de l'artiste (vue artiste et application), il y a trois sections : Revenus, Justificatifs et Formulaires de consentement. Cela n'est visible que pour l'artiste lui-même ; il n'y a délibérément pas de vue admin sur les justificatifs des autres.

Justificatifs (dépenses)

La boîte à chaussures numérique avec pilote automatique : téléversez une photo ou un PDF, l'IA lit le commerçant, la date, le montant et la devise et suggère une catégorie (matériel, loyer, déplacement et ainsi de suite). Dans l'application, il y a le scanner de justificatifs avec l'appareil photo pour cela. Chaque justificatif est classé dans l'année de sa date détectée ; si vous scannez un justificatif d'une année antérieure, il y est déplacé après le traitement et l'application affiche un message avec un bouton qui saute directement à cette année et ouvre le justificatif. Les factures de logiciels issues du courrier système atterrissent ici automatiquement (saisie automatique, désactivable par artiste). Pour les impôts, vous exportez chaque année sous forme de ZIP (tous les fichiers de justificatifs) plus un CSV (le tableau correspondant).

Revenus

À l'encaissement d'un rendez-vous (saisie du prix final et du moyen de paiement), un justificatif de paiement est créé automatiquement en PDF. La section Revenus les liste par mois avec totaux et navigation par année, avec export également. Avec les justificatifs, l'artiste a ainsi les revenus et dépenses d'une année réunis en deux clics. Si le champ de prix reste vide à l'encaissement alors que des paiements ont été saisis (p. ex. espèces ou virement), le prix final est repris automatiquement de la somme des paiements saisis, afin que justificatif et revenus restent complets. Dans l'app, toucher une ligne de revenus ouvre le rendez-vous correspondant, où tu peux modifier l'encaissement ou ouvrir le justificatif; toucher l'icône de fichier à gauche de la ligne ouvre directement le PDF du justificatif.

Tableau de bord du studio

Le tableau de bord dans la navigation principale affiche le chiffre d'affaires de tout le studio ou d'un seul artiste (filtre en haut, s'applique à tous les onglets). Si les artistes travaillent dans différentes devises, Taddoo convertit tout dans votre devise principale, avec un taux BCE mis à jour quotidiennement ; vous changez la devise principale dans les réglages.

Tableau de bord de l'artiste

Par artiste (dans l'admin sous l'artiste, pour l'artiste lui-même dans son espace, les deux affichent les mêmes chiffres) : une carte de plan de journée (aujourd'hui, demain, cette semaine, la semaine prochaine), le chiffre d'affaires sur la période choisie, la charge (réservé par rapport aux heures disponibles de l'horaire hebdomadaire), les meilleurs clients, l'évolution mensuelle et une prévision basée sur les rendez-vous déjà réservés.

Métriques système

Sous icône d'engrenage, Système, vous voyez en plus à quel point l'outil travaille : brouillons créés aujourd'hui et cette semaine, le temps moyen du brouillon à l'envoi, le taux de réussite des modèles et l'état de connexion de chaque boîte.

Les artistes avec leur propre connexion (assignée sous icône d'engrenage, Artistes) voient leur propre espace après connexion, optimisé pour mobile avec une barre d'onglets en bas : calendrier, disponibilités, clients, tableau de bord et justificatifs, plus les réglages via l'icône d'engrenage.

• Calendrier : créer, modifier, annuler vos propres rendez-vous, y compris walk-ins, rendez-vous de suivi et encaissement (prix final, moyen de paiement, justificatif). Partager les liens d'acompte et confirmer Acompte reçu fonctionne ici comme dans l'application.
• Créer un rendez-vous comme dans l'application : le formulaire sait tout faire comme l'app iOS. En haut à droite se trouve le commutateur Rapide/Détaillé : Rapide n'affiche que les champs essentiels (nom avec recherche client, type, calendrier de disponibilités, créneaux libres, début/fin, motif, acompte), Détaillé affiche tous les champs, y compris couleur du rendez-vous, service, projet, images de référence et marquer comme terminé. En plus de walk-in, rendez-vous et consultation, il existe aussi le type Retouche et le type Privé (bloqueur personnel sans client, voir chapitre 12). Sous Réservation, vous choisissez entre Choisir une date et Lien de réservation : avec le lien, vous définissez durée et acompte, obtenez le lien à copier ou partager, et le client choisit lui-même un créneau libre ; après paiement, le rendez-vous se confirme automatiquement. Si vous créez un rendez-vous réservé avec acompte, le formulaire propose aussitôt de créer et partager le lien d'acompte. Le navigateur mémorise les deux modes.
• Disponibilités : tenez à jour vous-même l'horaire hebdomadaire, les absences et les lieux.
• Clients : votre propre liste de clients, profils, notes et documents compris.
• Tableau de bord : vos propres chiffres (chapitre 22) plus la carte Projets ouverts : tous les liens de réservation pour lesquels le client n'a pas encore réservé, avec copier ou partager le lien et supprimer le projet (invalide le lien).
• Justificatifs et revenus : l'espace Documents (chapitre 21), y compris l'aperçu des consentements.
• Marketing : vos propres campagnes de newsletter vers vos propres clients (chapitre 15).
• Réglages : profil, thème de couleur et langue, compte de versement Stripe. Les comptes du forfait App voient en plus l'espace Abonnement ici (chapitre 24).

La boîte de réception avec les brouillons IA reste délibérément chez le gestionnaire de réservation ; l'artiste se concentre sur les rendez-vous, les clients et les chiffres. Dans le forfait Solo, vous avez simplement les deux.

L'application artiste amène la vue artiste sur iPhone et iPad, connexion avec les mêmes identifiants d'application. Les fonctions les plus importantes :

• Calendrier : vues jour, semaine, mois et année à code couleur. Les blocs de rendez-vous affichent la plage horaire et le prix. Nouveaux rendez-vous en touchant ou en maintenant et glissant sur l'horaire souhaité.
• Créer un rendez-vous, rapide ou détaillé : une bascule se trouve en haut à droite du formulaire. Rapide n'affiche que les champs essentiels : nom avec recherche client, type, le calendrier de disponibilité avec points colorés, créneaux libres, début/fin, motif et acompte. Détaillé affiche tous les champs. L'application se souvient du dernier mode utilisé et du choix entre Choisir une date et Lien de réservation. Les champs qu'affiche la version rapide se règlent dans les réglages de l'application ; tout le reste (images de référence, description, coordonnées) s'ajoute plus tard dans le rendez-vous si besoin.
• Encaissement au fauteuil : clôturez le rendez-vous avec le prix final et le moyen de paiement, le PDF du justificatif est créé automatiquement. Après la clôture, l'application demande si vous voulez envoyer le reçu au client : il est partagé comme un vrai fichier PDF via le menu de partage du système (Mail, WhatsApp, AirDrop, etc.). Aussi disponible à tout moment via le petit bouton de partage en haut à droite du bloc de prix final sur le rendez-vous terminé. Si vous laissez le champ de prix vide et saisissez seulement les paiements (acompte plus espèces, virement ou carte), l'application remplit automatiquement le prix final avec la somme des paiements ; un prix saisi manuellement n'est jamais écrasé.
• Lien d'acompte : créez-le sur le rendez-vous réservé et partagez-le directement via WhatsApp ou Instagram ; après paiement, le rendez-vous se confirme. Espèces ou Twint, vous confirmez avec Acompte reçu.
• Lien de réservation : un lien personnel par client (chapitre 10) : définissez durée, acompte et lieu, puis envoyez le lien par DM, WhatsApp ou e-mail. Le client choisit lui-même le créneau ; les nouvelles réservations apparaissent comme des projets ouverts et peuvent être traitées immédiatement. Les liens de consultation fonctionnent aussi sans acompte (le rendez-vous est confirmé immédiatement), les liens de retouche sont toujours gratuits, les walk-ins n'ont pas de lien de réservation.
• Clients : liste de clients avec profils, notes et import CSV.
• Justificatifs : le scanner de justificatifs avec appareil photo et reconnaissance automatique (chapitre 21).
• Consentement : créez un formulaire au rendez-vous, le client scanne le QR code et signe sur son propre téléphone ; éditeur de modèle directement dans l'application (chapitre 20).
• Notifications push : rappel de rendez-vous, nouvelle réservation, lien expiré (un lien de réservation ou d'acompte a expiré sans réservation ; un appui ouvre le projet ou le rendez-vous libéré), l'aperçu quotidien le matin et des astuces occasionnelles sur les fonctions (envoyées seulement si tu n'as pas utilisé l'app depuis un moment, de moins en moins fréquentes ; si tu utilises à peine l'app elles arrivent un peu plus souvent, et si tu l'utilises régulièrement elles s'arrêtent complètement). Chaque type se désactive séparément dans les réglages de l'app.
• Good vibes : de temps en temps une phrase motivante, un chiffre fort tiré de tes vraies données (chiffre du mois, taux de remplissage, récap de la semaine, nouveaux clients) ou un jalon comme ton 100e rendez-vous ou un mois record. Au maximum une fois par semaine, uniquement en journée, et les chiffres n'arrivent que s'ils sont bons. Se désactive dans les réglages de l'app, sous Good vibes.
• Réglages : organisés comme les réglages de l'iPhone : en haut un champ de recherche qui trouve chaque réglage (aussi via des mots de la description), en dessous ton profil et les sections notifications, calendrier et rendez-vous, paiements, liens de réservation et d'acompte, apparence et langue, connecter l'IA ainsi que compte et sécurité. Un résultat de recherche mène directement à la carte correspondante sur sa sous-page ; l'assistant de configuration peut être réaffiché ici à tout moment. Dans le forfait App (solo), tu peux aussi modifier le nom du studio dans ton profil ; il apparaît sur tes reçus si aucun nom commercial distinct n'est défini dans les informations de reçu. Les comptes studio avec plusieurs artistes ne voient le nom du studio qu'à titre indicatif, car il appartient à tous.

L'application est aussi disponible comme forfait App autonome sans automatisation e-mail, pour tous ceux qui veulent seulement calendrier, liens de réservation, acomptes et justificatifs. Détails sur la page de l'application.

Compte et essai gratuit (forfait App)

Vous démarrez le forfait App sur taddoo.com avec e-mail et mot de passe, sans aucune carte bancaire. L'essai gratuit de 30 jours court automatiquement dès la création du compte ; ensuite vous téléchargez l'application et commencez tout de suite. Les nouveaux comptes démarrent avec un planning hebdomadaire prérempli (du mardi au samedi, de 10 h à 18 h), que vous ajustez à tout moment sous Disponibilité. Confirmer votre adresse e-mail n'est pas une étape obligatoire : vous recevez un e-mail avec un lien de confirmation et voyez un rappel sur le web et dans l'application tant qu'elle est en attente (important pour pouvoir vous joindre en cas de perte de mot de passe).

Vous pouvez vous abonner à tout moment sur taddoo.com, même pendant l'essai : vous n'êtes de toute façon débité qu'à la fin de l'essai. Sans abonnement, l'application passe en lecture seule après l'essai ; vos données sont entièrement conservées.

Deux formules sont proposées : Taddoo App (16 par mois) et Taddoo App Pro (50 par mois). Pro offre les mêmes fonctions mais supprime entièrement les frais Taddoo : sur les liens d'acompte et de réservation ainsi que sur Tap to Pay, il ne reste que les frais Stripe purs. Cela devient rentable dès que vous encaissez beaucoup via Taddoo. Les deux formules existent aussi en annuel avec deux mois offerts (160 ou 500 par an). Le prix s'affiche automatiquement dans votre devise (CHF, euro, dollar US ou livre, nominalement identique). Vous changez de formule à tout moment dans le portail client Stripe.

Gérer et annuler l'abonnement (forfait App)

Vous gérez l'abonnement non pas dans l'application mais sur le web. Connectez-vous sur taddoo.com avec les mêmes identifiants : vous atterrissez directement sur la page Abonnement (accessible à tout moment via l'onglet Abonnement de la navigation ou Réglages, Abonnement). Pendant l'essai gratuit, le bouton mène à la souscription ; ensuite, Gérer l'abonnement et le paiement mène au portail client Stripe sécurisé, où vous pouvez changer le moyen de paiement, consulter les factures et annuler l'abonnement.

Après l'annulation, votre accès reste actif jusqu'à la fin de la période payée. Ensuite, l'application passe en lecture seule : vos données sont conservées et vous pouvez réactiver à tout moment. Sans abonnement actif, vous atterrissez après la connexion directement sur la page d'abonnement avec le bouton pour souscrire.

Les acomptes en ligne passent par Stripe. Sous Réglages, Paiements, vous connectez le compte (intégration Stripe guidée) et définissez le mode d'acompte. L'artiste est lui-même le commerçant : l'argent va directement sur son compte Stripe et de là vers son compte bancaire, Taddoo n'est jamais un intermédiaire.

Lors de la connexion, vous choisissez le pays de votre compte Stripe ; il est proposé automatiquement selon votre fuseau horaire (la Suisse sinon). Le pays détermine la devise de vos virements et la devise dans laquelle Tap to Pay encaisse sur place : un compte suisse encaisse en CHF, un compte allemand en euros, un compte suédois en couronnes. Si le prix du rendez-vous est dans une autre devise, Taddoo convertit automatiquement au taux actuel lors de l'encaissement. Le pays du compte ne peut plus être modifié ensuite ; en cas d'erreur, vous pouvez déconnecter le compte dans les réglages et le reconnecter avec le bon pays. Les comptes existants avec le bon pays ne sont pas concernés.

La devise des prix de vos rendez-vous suit votre lieu de travail : le studio principal et chaque guest spot ont leur propre devise (réglable sous Disponibilité), avec 15 devises au choix, du CHF et de l'euro à la livre, aux couronnes et aux dollars. Les formulaires (créer un rendez-vous, clôturer un rendez-vous, projet) ne proposent que les devises de vos studios ; si vous travaillez dans exactement une devise, le sélecteur disparaît complètement. Tant que vous n'avez défini aucune devise, CHF, euro et dollar américain restent disponibles comme avant.

• Acompte par défaut : un montant fixe ou un pourcentage, remplaçable par artiste. De là, l'acompte dans Durée et prix est calculé automatiquement.
• Part de l'agence (forfait Studio) : une part convenue de l'acompte va automatiquement au compte du studio ; la répartition se fait directement au paiement, sans recalcul manuel. Un tableau affiche le mode et l'accord par artiste ainsi que les derniers paiements.
• Frais : dans les forfaits Studio et Solo, l'artiste en tant que commerçant supporte les frais de carte. Pour les liens d'acompte du forfait App, de petits frais de carte sont affichés au client comme une ligne distincte par défaut. Avec Taddoo App Pro, la part Taddoo disparaît entièrement : il ne reste que les frais Stripe purs et le supplément client baisse en conséquence.

Pour le client, le paiement est une page de paiement Stripe familière (carte, Apple Pay, Google Pay ; d'autres méthodes selon le pays). Après le paiement, le rendez-vous se confirme automatiquement, la demande passe en Réservé et le paiement apparaît sur le rendez-vous, sur le client et dans les analyses.

Préférences

Icône d'engrenage, Réglages : thème de couleur (clair, sombre, système), langue de l'interface et langue de dictée pour le microphone dans le champ de réponse.

Abonnement (forfait App uniquement)

Réglages, Abonnement affiche le statut sur le web : pendant l'essai gratuit la fin de l'essai avec le chemin pour souscrire, avec un abonnement actif le prochain prélèvement et le bouton Gérer l'abonnement et le paiement vers le portail client Stripe (moyen de paiement, factures, annulation). Plus à ce sujet au chapitre 24. Les comptes Studio et Solo avec automatisation e-mail n'ont pas d'abonnement d'application et ne voient pas cet espace.

Sécurité

Changez le mot de passe et activez la connexion à deux facteurs via une application d'authentification. Recommandé pour les comptes de studio : la boîte de réception contient la communication client de tous les artistes.

Accès MCP : connecter Taddoo avec des assistants IA

Sous Réglages, Accès MCP, vous connectez Taddoo avec Claude, ChatGPT ou d'autres assistants compatibles MCP. Ensuite, vous pouvez y poser des questions comme : quelles demandes m'attendent, qu'y a-t-il au calendrier demain, comment s'est passé le mois. Deux façons :

• Applications connectées : la voie normale. Vous ajoutez Taddoo dans l'assistant comme intégration et confirmez l'accès une fois dans le navigateur. Vous voyez ici les applications connectées et pouvez les déconnecter à tout moment.
• Jetons API (avancé) : pour les scripts et les utilisateurs avancés qui veulent accéder sans connexion par navigateur.

Un journal d'audit indique quel assistant a interrogé quoi et quand.

Connecter l'IA avec le forfait app

Avec le forfait app, tu configures la connexion directement dans l'app artiste : Réglages, Connecter l'IA (Claude et ChatGPT). La même carte existe sur le web dans ta vue artiste, sous Réglages. Copie l'adresse du serveur, ajoute-la dans Claude ou ChatGPT comme connecteur et confirme l'accès une fois dans le navigateur avec ton compte. Pour les apps d'IA sans connexion navigateur, tu peux créer une clé d'accès dans la même carte (visible une seule fois, révocable à tout moment). L'assistant gère ensuite les fonctions principales : consulter le plan du jour et les rendez-vous, vérifier les disponibilités, créer, déplacer (un par un ou en bloc, p. ex. décaler toute la semaine d'un jour), clôturer et annuler des rendez-vous, saisir des absences, rechercher des clients et générer des liens de réservation. Chaque modification affiche d'abord un aperçu et ne s'exécute qu'après ta confirmation.

Système

Icône d'engrenage, Système : état de synchronisation Gmail et diagnostic par boîte ainsi que les métriques du chapitre 22.

Recommande Taddoo et tout le monde y gagne : ton contact teste 60 jours gratuits au lieu de 30, et tu reçois un mois d'abonnement offert pour chaque parrainage actif. Ton lien d'invitation personnel se trouve sur le web sous Réglages > Obtenir un mois gratuit, et dans l'app sous le même nom.

Comment ça marche

1. Partage ton lien d'invitation (taddoo.com/f/TONCODE), par exemple via WhatsApp. Le destinataire voit une carte d'invitation avec ton nom.
2. Ton contact s'inscrit via le lien et teste gratuitement pendant 60 jours.
3. Dès que ton contact démarre vraiment, un mois gratuit t'est crédité automatiquement. Tu reçois une notification push.

Quand un parrainage compte-t-il comme actif ?

• Le compte a au moins 14 jours.
• Il a été actif au moins 5 jours différents (app ouverte ou connexion web).
• Il a créé au moins 3 rendez-vous ou 1 lien de réservation.

Tu vois à tout moment la progression de chaque parrainage dans ton aperçu : il indique exactement quel critère manque encore.

Comment le mois gratuit est-il crédité ?

• Avec un abonnement actif : sous forme d'avoir dans ta devise et ton tarif, appliqué automatiquement à ta prochaine facture (un douzième pour l'abonnement annuel). Aucun versement possible.
• Sans abonnement (essai gratuit) : ton essai est prolongé de 30 jours.
• Les artistes d'un compte studio peuvent aussi inviter : les 60 jours pour l'invité s'appliquent, mais aucun mois gratuit n'y est crédité.

Si rien de tout cela n'aide : option de contact sur la page d'accueil, nous y jetterons un œil.

Clavier (boîte de réception)

Les trois règles d'automatisation les plus importantes

1. Sans l'approbation du vérificateur IA, rien n'est jamais envoyé automatiquement.
2. Sans prix et durée renseignés, rien n'est jamais envoyé automatiquement.
3. Les demandes clôturées, annulées et archivées ne reçoivent jamais de relances.

Où trouver quoi